Zo organiseer je een praktische workshopdag

Begin met het programma en werk daarna pas de ruimte, materialen en catering uit. Leg docenten, locatie en werkvormen vroeg vast, zodat je weet hoeveel deelnemers je kunt ontvangen en wat er nodig is. Verzamel dieetwensen direct bij de aanmelding en houd de deelnemerslijst actueel. Test de presentatie en alle kabels vooraf; op de dag zelf wil je vooral klaarzetten, ontvangen en begeleiden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Workshopprogramma vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Docenten bevestigen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Deelnemerslijst bijwerken
8
Workshopmateriaal bestellen
9
Hand-outs voorbereiden
2 personen
10
Werkvormen uitwerken
2 personen
11
Presentatie controleren
2 personen
12
Techniek testen
2 personen
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Materialen sorteren
2 personen
15
Ruimte openen
2 personen
16
Tafels opstellen
3 personen
17
Stoelen neerzetten
3 personen
18
Registratietafel inrichten
2 personen
19
Techniek aansluiten
2 personen
20
Presentatie klaarzetten
21
Werkmateriaal verdelen
3 personen
22
Koffie en thee zetten
2 personen
23
Dranken koud zetten
24
Lunchbuffet voorbereiden
3 personen

Event

25
Deelnemers ontvangen
2 personen
26
Aanwezigheid registreren
2 personen
27
Naambadges uitdelen
28
Workshop openen
29
Programma toelichten
30
Eerste werkvorm begeleiden
2 personen
31
Koffiepauze begeleiden
2 personen
32
Dranken bijvullen
33
Tweede werkvorm begeleiden
2 personen
34
Lunchbuffet serveren
3 personen
35
Tafels afruimen
2 personen
36
Derde werkvorm begeleiden
2 personen
37
Pauzedrankjes klaarzetten
38
Pauze begeleiden
2 personen
39
Eindopdracht begeleiden
2 personen
40
Resultaten laten presenteren
2 personen
41
Workshop afsluiten
42
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

43
Materialen verzamelen
3 personen
44
Servies afwassen
2 personen
45
Ruimte opruimen
4 personen
46
Afval verzamelen
2 personen
47
Ruimte schoonmaken
2 personen
48
Techniek uitschakelen
49
Meubilair terugplaatsen
3 personen
50
Geleende spullen retourneren
51
Deelnemersmateriaal archiveren
52
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 35
Registratietafel
Kapstok

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Presentatieklikker
HDMI-kabelaantal 2
HDMI-adapteraantal 2
Verlengkabelaantal 4
Stekkerdoosaantal 4
Draadloze timeraantal 2

Workshopmateriaal

Flip-overstandaardaantal 2
Flip-overblokkenaantal 4
Whiteboard
Whiteboardwissersaantal 2
Stiftenaantal 8
Sticky notesaantal 12
Indexkaartenaantal 150
Scharenaantal 6
Lijmstiftenaantal 6
Masking tapeaantal 4
Notitieboekjesaantal 35
Balpennenaantal 40
Hand-outsaantal 35
Naambadgesaantal 35
Naamstiftenaantal 6

Servies

Mokkenaantal 40
Drinkglazenaantal 40
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Serveerbladenaantal 6
Waterkannenaantal 4
Thermoskannenaantal 4

Decoratie

Richtingsbordenaantal 6
Tafelnummersaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Bezem
Stoffer en blikaantal 2
Dweil en emmer

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het programma eerst per blok en noteer per onderdeel de benodigde werkvormen, hand-outs en materialen. Zo bestel je gericht en voorkom je dat stiften, sticky notes of indexkaarten pas op de ochtend zelf ontbreken.
Bevestig docenten en locatie voordat je uitnodigingen verstuurt. Leg uiterlijk twee weken vooraf vast hoeveel tafels, stoelen en werkplekken nodig zijn op basis van het actuele aantal deelnemers.
Laat deelnemers hun dieetwensen meteen bij de aanmelding doorgeven en controleer de lijst opnieuw 3 tot 5 dagen voor de workshop. Pas het lunchbuffet en de boodschappen daarna aan.
Test laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabel, adapter en presentatie minstens 1 dag vooraf op dezelfde manier als tijdens de workshop. Leg ook een verlengkabel en stekkerdoos klaar; die worden vaak pas gemist zodra de ruimte is ingericht.
Reserveer op de dag zelf minimaal 90 minuten voor openen, tafels en stoelen opstellen, registratie inrichten, techniek aansluiten en werkmateriaal verdelen. Zet koffie en thee pas daarna klaar, zodat de ontvangsttafel niet in de weg staat.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een workshopdag organiseren?: Leg locatie, programma en docenten bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna en sluit de praktische voorbereiding 3 tot 5 dagen voor de workshop af met een controle van deelnemers, dieetwensen en boodschappen.
Hoeveel tijd heb je nodig om een workshopruimte klaar te zetten?: Reken op minimaal 90 minuten voor een praktische workshopdag. Daarin zet je tafels en stoelen neer, richt je de registratietafel in, sluit je de techniek aan en verdeel je het werkmateriaal.
Wanneer test je de techniek voor een workshop?: Test laptop, beamer, scherm, presentatie en alle aansluitingen uiterlijk 1 dag vooraf. Controleer op de locatie zelf opnieuw of de HDMI-adapter, verlengkabel en stekkerdoos passen en werken.
Wanneer verzamel je dieetwensen voor een workshoplunch?: Vraag dieetwensen uit bij de aanmelding en controleer ze opnieuw 3 tot 5 dagen voor de workshop. Gebruik die laatste deelnemerslijst voor het lunchbuffet en de boodschappen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.