Cómo organizar una jornada práctica de taller
Una jornada práctica de taller necesita más que reservar una sala y preparar una presentación. Empieza por cerrar el programa, confirmar a los docentes y calcular las plazas; después encarga los materiales y recoge las preferencias dietéticas. La víspera, prueba la técnica completa y clasifica todo por actividad. El día del taller, llega con al menos 90 minutos para montar mesas, registro, materiales, café y almuerzo antes de recibir a los participantes.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar el programa del taller
2 personas
- 2
Reservar el lugar
- 3
Confirmar a los docentes
- 4
Enviar invitaciones
2 personas
- 5
Gestionar inscripciones
- 6
Recoger preferencias dietéticas
- 7
Actualizar la lista de participantes
- 8
Encargar material para el taller
- 9
Preparar los folletos informativos
2 personas
- 10
Desarrollar las actividades
2 personas
- 11
Comprobar la presentación
2 personas
- 12
Probar la técnica
2 personas
- 13
Hacer la compra
2 personas
- 14
Clasificar los materiales
2 personas
- 15
Abrir el espacio
2 personas
- 16
Montar mesas
3 personas
- 17
Colocar sillas
3 personas
- 18
Montar la mesa de registro
2 personas
- 19
Conectar la técnica
2 personas
- 20
Preparar la presentación
- 21
Repartir el material de trabajo
3 personas
- 22
Preparar café y té
2 personas
- 23
Enfriar las bebidas
- 24
Preparar el bufé de almuerzo
3 personas
Evento
- 25
Recepción de participantes
2 personas
- 26
Registrar la asistencia
2 personas
- 27
Repartir acreditaciones
- 28
Abrir el taller
- 29
Presentar el programa
- 30
Guiar la primera dinámica
2 personas
- 31
Guiar la pausa para el café
2 personas
- 32
Rellenar las bebidas
- 33
Dirigir la segunda actividad
2 personas
- 34
Servir el bufé de almuerzo
3 personas
- 35
Retirar la vajilla de las mesas
2 personas
- 36
Coordinar la tercera dinámica
2 personas
- 37
Preparar las bebidas del descanso
- 38
Gestionar la pausa
2 personas
- 39
Guiar la tarea final
2 personas
- 40
Presentar los resultados
2 personas
- 41
Cerrar el taller
- 42
Despedir a los participantes
2 personas
Seguimiento
- 43
Reunir los materiales
3 personas
- 44
Lavar la vajilla
2 personas
- 45
Ordenar el espacio
4 personas
- 46
Recoger la basura
2 personas
- 47
Limpiar el espacio
2 personas
- 48
Apagar la técnica
- 49
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
- 50
Devolver los objetos prestados
- 51
Archivar el material de participantes
- 52
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 6
- Sillascant. 35
- Mesa de registro
- Perchero
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Clic de presentación
- Cable HDMIcant. 2
- Adaptador HDMIcant. 2
- Cable alargadorcant. 4
- Regletacant. 4
- Temporizador inalámbricocant. 2
Material del taller
- Atril de papelógrafocant. 2
- Bloc de rotafoliocant. 4
- Pizarra blanca
- Borradores de pizarra blancacant. 2
- Rotuladorescant. 8
- Notas adhesivascant. 12
- Tarjetas de índicecant. 150
- Tijerascant. 6
- Barras de pegamentocant. 6
- Cinta de carrocerocant. 4
- Cuadernoscant. 35
- Bolígrafoscant. 40
- Folletoscant. 35
- Credencialescant. 35
- Rotuladores para nombrescant. 6
Vajilla
- Tazascant. 40
- Vasoscant. 40
- Platoscant. 40
- Cubiertoscant. 40
- Bandejas de serviciocant. 6
- Jarras de aguacant. 4
- Termoscant. 4
Decoración
- Señales direccionalescant. 6
- Números de mesacant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Escoba
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregona y cubo
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el programa antes de abrir las inscripciones: indica la hora de inicio, las pausas, el almuerzo y cuánto dura cada actividad. Si el contenido cambia después, tendrás que rehacer invitaciones, folletos y materiales.
- Confirma a cada docente por escrito al menos 10 días antes y pide la presentación definitiva con 3 días de margen. Así puedes comprobar el portátil, el proyector, la pantalla, el HDMI, los adaptadores y el clic de presentación.
- Calcula los materiales por participante y añade un 10 % de reserva. Separa cuadernos, bolígrafos, folletos, tarjetas, notas adhesivas y rotuladores por actividad para no perder tiempo repartiendo cosas durante el taller.
- Cierra las inscripciones 3 o 4 días antes y actualiza la lista de participantes una última vez. Usa esa cifra para preparar credenciales, nombres, tazas, vasos, café, té y las opciones del almuerzo según las preferencias dietéticas recibidas.
- Reserva los últimos 90 minutos antes de la recepción para abrir el espacio, montar las mesas y sillas, preparar la mesa de registro y conectar la técnica. Haz una prueba completa con la presentación y deja a mano alargadores, regletas, cinta de carrocero y un temporizador.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada práctica de taller?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes para fijar el programa, reservar el lugar y confirmar a los docentes. Deja los últimos 3 o 4 días para cerrar inscripciones, comprar y revisar las preferencias dietéticas.
- ¿Cuándo hay que probar la presentación y el proyector?
- Haz una primera prueba al menos 3 días antes y repítela el mismo día, antes de la recepción. Comprueba también el cable HDMI, los adaptadores, el alargador, la regleta y que el clic de presentación funcione.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que llegar al taller?
- Llega 90 minutos antes de que lleguen los participantes. Ese margen permite montar mesas y sillas, preparar el registro, conectar la técnica, repartir materiales y dejar listo el café, el té y el almuerzo.
- ¿Cuándo se deben cerrar las inscripciones?
- Ciérralas 3 o 4 días antes de la jornada. Con esa cifra definitiva puedes actualizar la lista, preparar las credenciales, imprimir los folletos y encargar o comprar las cantidades correctas de material y comida.
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