Checklist voor een goed georganiseerde postzegelbeurs

Een postzegelbeurs vraagt meer voorbereiding dan alleen tafels en exposanten regelen. Je moet bezoekersinformatie, tafelindeling, inschrijfformulieren en de ontvangst op elkaar afstemmen. Begin met de zaal en beursdatum, werk daarna de exposantenlijst en aanmeldingen uit en leg de praktische indeling vast. In de laatste week controleer je voorraad, drukwerk, catering en betaalmiddelen. Op de beursdag zelf draait alles om een duidelijke entree, genummerde tafels en een zaal die ruim vóór opening klaarstaat.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Zaal reserveren
Beursdatum vastleggen
Zaalindeling tekenen
Exposantenlijst opstellen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Tafelplaatsen toewijzen
2 personen
Exposanten bevestigen
Bezoekersinformatie publiceren
Promotie ophangen
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Tafelnummering maken
Bewegwijzering printen
Inschrijfformulieren printen
Voorraad controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Catering klaarzetten
2 personen
Kassa voorbereiden
2 personen
Materiaal transporteren
3 personen
Zaal controleren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Tafelkleden aanbrengen
3 personen
Vitrines plaatsen
3 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Verlichting aansluiten
2 personen
Techniek controleren

Event

Exposanten ontvangen
3 personen
Exposanten naar tafels wijzen
2 personen
Entree bemannen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
2 personen
Programma uitdelen
Koffie serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Zaalrondes lopen
2 personen
Vragen van bezoekers beantwoorden
2 personen
Verloren voorwerpen registreren
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Exposanten uitchecken
2 personen

Nazorg

Geld en administratie afsluiten
2 personen
Vitrines leegmaken
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Materialen inladen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Locatie afsluiten
Materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Expositietafelsaantal 20
Stoelenaantal 50
Registratietafel
Vitrinekastenaantal 4
Tafelkledenaantal 20

Apparatuur

Koelboxenaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Verlenghaspelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 6
Vergrootglazenaantal 12
Bureaulampenaantal 8
Geldkist

Servies

Koffiemokkenaantal 60
Drinkglazenaantal 60
Gebaksbordenaantal 50
Theelepelsaantal 60
Serveertangenaantal 4

Kantoor

Naamkaartjesaantal 40
Tafelnummerkaartenaantal 20
Inschrijfformulierenaantal 100
Programmafoldersaantal 150
Pennenaantal 12
Prijskaartjesaantal 200
Kleefbandaantal 6
Schrijfblokkenaantal 6
Enveloppenaantal 100

Decoratie

Bewegwijzeringsbordenaantal 12
Informatiebordenaantal 6
Postzegelafbeeldingenaantal 20

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Serveerschalenaantal 6
Snijplankenaantal 2

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Vloertrekkersaantal 2
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12
Stoffer en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Teken de zaalindeling voordat je exposanten tafelplaatsen toewijst. Houd ruimte vrij voor een registratietafel, looproutes, bewegwijzering en eventuele vitrinekasten.
Sluit de exposantenlijst niet pas op de laatste dag. Bevestig iedere deelnemer uiterlijk een week vooraf met tafelnummer, aankomstinformatie en praktische bezoekersinformatie.
Print drukwerk met reserve: reken per exposant op naamkaartjes en prijskaartjes, plus ongeveer 10% extra inschrijfformulieren, programmafolders en bewegwijzeringsborden.
Controleer de stroomvoorziening vóór je koffiezetapparaten, waterkokers, bureaulampen en verlichting aansluit. Leg verlenghaspels en stekkerdozen klaar, zodat kabels niet door looppaden lopen.
Plan de opbouw minimaal 2 uur voor opening. Zet eerst tafels, stoelen en tafelnummering neer; richt daarna registratie, catering, kassa en informatiepunten in en test alle betaal- en koffievoorzieningen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een postzegelbeurs organiseren?: Reserveer de zaal bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf en leg de beursdatum vast voordat je exposanten uitnodigt. Open het aanmeldformulier vervolgens uiterlijk 8 weken voor de beurs.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een postzegelbeurs op te bouwen?: Reken voor een beurs met meerdere exposanten op minimaal 2 uur opbouwtijd. Plan extra tijd als tafels, vitrinekasten, catering en apparatuur vanuit verschillende ruimtes moeten worden aangevoerd.
Wanneer moet ik exposanten bevestigen voor een postzegelbeurs?: Bevestig exposanten uiterlijk 7 dagen voor de beurs. Stuur dan ook hun tafelnummer, aankomsttijd, zaalindeling en eventuele informatie over naamkaartjes, registratie en catering.
Wat moet ik op de dag van een postzegelbeurs controleren?: Controleer vóór opening minstens de zaalindeling, tafelnummering, bewegwijzering, registratieformulieren, geldkist, verlichting en koffievoorzieningen. Loop daarnaast alle looppaden en stroomkabels één keer na.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.