Briefmarkenbörse organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege den Messetermin fest, bevor du Einladungen verschickst oder die Anmeldung öffnest. So bleiben dir mindestens 6 bis 8 Wochen für Rückmeldungen, Tischzuweisung und Besucherwerbung.
• Zeichne die Saalaufteilung mit Tischen, Stühlen, Vitrinenschränken und Registrierungstisch ein. Rechne pro Aussteller mit einem fest zugewiesenen Platz und halte Wege zum Eingang sowie zur Kasse frei.
• Bestätige Aussteller erst nach Prüfung der Anmeldungen und erfasster Ernährungswünsche. Verschicke die endgültige Tischplatz- und Anreiseinformation spätestens 7 Tage vor der Börse.
• Bereite Namensschilder, Tischnummernkarten, Preisschilder, Anmeldeformulare und Wegweiser gemeinsam vor. Drucke eine Reserve von etwa 10 Prozent ein, damit fehlende oder beschädigte Exemplare am Tag selbst kein Problem werden.
• Prüfe am Vortag die Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Verlängerungskabel, Kühlboxen und Schreibtischlampen. Stelle Getränke und Catering erst nach der Saalkontrolle bereit und lege die Geldkassette an einem festen Registrierungspunkt ab.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Briefmarkenbörse organisieren?

Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. In dieser Zeit lassen sich Saal, Ausstelleranmeldung, Tischplanung, Drucksachen und Besucherwerbung ohne Zeitdruck koordinieren.

Wann sollte die Anmeldung für Aussteller geöffnet werden?

Öffne das Anmeldeformular etwa 6 bis 8 Wochen vor der Briefmarkenbörse. Setze eine verbindliche Rückmeldefrist und bearbeite Anmeldungen fortlaufend, damit freie Tischplätze früh sichtbar werden.

Wie viele Tische braucht man für eine Briefmarkenbörse?

Die benötigte Zahl ergibt sich aus den bestätigten Ausstellern und der geplanten Tischgröße. Erstelle die Saalaufteilung spätestens 3 Wochen vorher und plane zusätzlich mindestens 1 Registrierungstisch sowie ausreichend freie Wege ein.

Was muss am Tag der Briefmarkenbörse zuerst erledigt werden?

Kontrolliere zuerst den Saal, stelle danach Tische und Stühle auf und bringe Tischnummern sowie Wegweiser an. Anschließend richtest du Registrierung, Kasse und Verpflegung ein; plane dafür mindestens 90 Minuten vor dem Einlass ein.