Checklist pour organiser une bourse aux timbres

Une bourse aux timbres repose sur une préparation très concrète : réserver la salle, confirmer les exposants et attribuer les tables avant le jour de l’événement. Il faut aussi prévoir l’accueil des visiteurs, la signalétique, les vitrines et le matériel utile à l’examen des timbres. Cette checklist regroupe les étapes dans l’ordre, des premières réservations à l’installation des tables et des chaises. Elle aide également à ne pas oublier les boissons, la caisse et les documents imprimés.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver la salle
Fixer la date du salon
Dessiner le plan de la salle
Établir la liste des exposants
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Attribuer les places à table
2 personnes
Confirmer les exposants
Publier les informations aux visiteurs
Afficher la promotion
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Créer la numérotation des tables
Imprimer la signalisation
Imprimer les formulaires d’inscription
Vérifier les stocks
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
2 personnes
Préparer la caisse
2 personnes
Transporter le matériel
3 personnes
Vérifier la salle
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer les nappes
3 personnes
Installer les vitrines
3 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Brancher l’éclairage
2 personnes
Vérifier la technique

Événement

Accueillir les exposants
3 personnes
Orienter les exposants vers les tables
2 personnes
Tenir l'entrée
2 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Distribuer le programme
Servir le café
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Faire les tours de salle
2 personnes
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Faire le départ des exposants
2 personnes

Suivi

Clôturer la caisse et l’administration
2 personnes
Vider les vitrines
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Charger le matériel
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Fermer le lieu
Retourner les matériels
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables d'expositionqté 20
Chaisesqté 50
Table d'inscription
Vitrinesqté 4
Nappesqté 20

Équipement

Glacièresqté 3
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Rallonges électriquesqté 3
Multiprisesqté 6
Loupesqté 12
Lampes de bureauqté 8
Caisse

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verres à boireqté 60
Assiettes à gâteauqté 50
Cuillères à caféqté 60
Pinces de serviceqté 4

Bureau

Badges nominatifsqté 40
Cartes de numéros de tableqté 20
Formulaires d'inscriptionqté 100
Brochures du programmeqté 150
Stylosqté 12
Étiquettes de prixqté 200
Ruban adhésifqté 6
Bloc-notesqté 6
Enveloppesqté 100

Décoration

Panneaux de signalisationqté 12
Panneaux d'informationqté 6
Images de timbresqté 20

Cuisine

Thermosqté 4
Plateaux de serviceqté 6
Planches à découperqté 2

Nettoyage

Balaiqté 2
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 12
Balayette et pelleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et réservez la salle avant d’ouvrir les inscriptions. Gardez un plan avec les dimensions des tables d’exposition, de la table d’inscription et des vitrines pour éviter de manquer d’espace le jour du montage.
Envoyez les invitations suffisamment tôt et fermez les inscriptions à une date précise. Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis confirmez chaque exposant avec son numéro de table et ses horaires d’arrivée.
Préparez la signalétique avant le jour de la bourse : numéros de table, panneaux d’information, indications vers l’accueil et brochures du programme. Imprimez aussi quelques formulaires supplémentaires pour les visiteurs qui se présentent sans inscription.
Vérifiez le matériel d’observation et d’installation au moins quelques jours avant : loupes, lampes de bureau, rallonges, multiprises, ruban adhésif et étiquettes de prix. Testez les branchements dans la salle plutôt que de découvrir un manque pendant l’installation.
Organisez l’accueil séparément de la caisse et préparez la monnaie avant l’ouverture. Refroidissez les boissons à l’avance et installez les machines à café, bouilloires, tasses et verres après la mise en place des tables afin de ne pas encombrer les passages.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une bourse aux timbres ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver la salle, d’inviter les exposants, de traiter les inscriptions et de publier les informations aux visiteurs.
Quand faut-il confirmer les exposants d’une bourse aux timbres ?: Confirmez-les environ 2 à 3 semaines avant l’événement, une fois les inscriptions traitées et les places attribuées. Envoyez alors le numéro de table, les horaires et les informations pratiques.
Que faut-il prévoir pour examiner les timbres sur place ?: Prévoyez au minimum une loupe et une lampe de bureau par zone d’exposition, ainsi que des vitrines ou tables adaptées. Vérifiez aussi les rallonges et multiprises 3 à 5 jours avant le montage.
À quelle heure installer une bourse aux timbres ?: Commencez l’installation 2 à 3 heures avant l’ouverture au public. Installez d’abord les tables, chaises, vitrines et numéros, puis la table d’inscription, la caisse, les boissons et la signalétique.

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