Poppentheater organiseren: checklist en planning

Een poppentheater organiseren vraagt meer voorbereiding dan alleen poppen en een decor klaarzetten. Je regelt tegelijk de voorstelling, publieksstroom, techniek, ontvangst en catering. Begin met doelgroep, datum en speeltijden en werk daarna toe naar repetitie en opbouw. Deze checklist helpt je controleren of de locatie, poppentheaterkast, verlichting, geluidsinstallatie, stoelen en ontvangst goed op elkaar aansluiten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Voorstelling en doelgroep bepalen
2 personen
Locatie en datum reserveren
Vergunningen en verzekering controleren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Programma en speeltijden vastleggen
2 personen
Poppenspelers en technici bevestigen
Publieksindeling en route maken
2 personen
Voorstelling repeteren
4 personen
Poppen en decor controleren
2 personen
Geluid en muziek testen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Tickets en programma's printen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Locatie openen en controleren
2 personen
Poppentheater opbouwen
4 personen
Licht en geluid installeren
2 personen
Stoelen en tafels opstellen
3 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Catering en uitgiftepunt inrichten
2 personen
Sanitaire voorzieningen controleren
Technische eindtest uitvoeren
2 personen
Poppenspelers laten inspelen
4 personen

Event

Publiek ontvangen
3 personen
Tickets controleren
2 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Eerste voorstelling spelen
4 personen
Pauzedranken en snacks serveren
3 personen
Dranken en snacks bijvullen
2 personen
Tweede voorstelling spelen
4 personen
Publieksvragen begeleiden
2 personen
Avondpauze voorbereiden
3 personen
Avondhapjes serveren
3 personen
Avondvoorstelling spelen
4 personen
Afscheid en uitloop begeleiden
3 personen

Nazorg

Servies verzamelen en afwassen
2 personen
Decor en techniek afbreken
4 personen
Afval verzamelen en sorteren
2 personen
Zaal en foyer schoonmaken
3 personen
Materialen inventariseren en inpakken
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Verloren voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Poppentheaterkast
Stoelenaantal 90
Tafelsaantal 8
Klaptafel voor ontvangst
Kapstokkenaantal 4

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 2
LED-theaterspotsaantal 4
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Laptop voor muziek

Decoratie

Handpoppenaantal 12
Decorpanelenaantal 6
Achtergronddoekaantal 2
Decoratieve sterrenaantal 30
Welkomstbord
Pijlbordenaantal 6

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 10

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Thermoskannenaantal 4
Opscheptangenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 2
Stofzuiger
Dweilmopaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de technische eindtest minimaal 2 uur voor de zaal opengaat. Test luidsprekers, mengpaneel, draadloze microfoons, LED-theaterspots, laptop en alle verlengsnoeren samen.
Maak per voorstelling een publieksindeling en route. Zet pijlborden vanaf de ingang, houd de kapstokken vrij en reserveer bij de ontvangst een klaptafel voor tickets en programma’s.
Controleer poppen, decorpanelen en achtergronddoek uiterlijk tijdens de repetitie. Een ontbrekend onderdeel ontdek je liever 1 dag eerder dan tijdens het inspelen van de poppenspelers.
Richt catering pas in nadat de publieksroute staat. Zet koffiezetapparaten, waterkokers en thermoskannen op een plek met voldoende stekkerdozen en gebruik herbruikbare drinkglazen voor de uitgifte.
Instrueer vrijwilligers vóór de deuren opengaan in 3 punten: ontvangst, zaalindeling en sanitaire voorzieningen. Spreek ook af wie tijdens de voorstelling techniek, laatkomers en opruimen opvangt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een poppentheater organiseren?: Reserveer locatie, datum en poppenspelers bij voorkeur minimaal 6 weken vooraf. Verstuur uitnodigingen zodra de speeltijden vaststaan, zodat je aanmeldingen, dieetwensen en publieksindeling nog op tijd kunt verwerken.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een poppentheater?: Plan minimaal 3 uur voor de opbouw van de poppentheaterkast, decor, stoelen, licht en geluid. Voeg daarna nog 1 uur toe voor de technische eindtest en het inspelen van de poppenspelers.
Wanneer test je geluid en verlichting voor een poppentheatervoorstelling?: Test geluid en verlichting tijdens de repetitie en herhaal alles op de dag zelf. Laat de eindtest uiterlijk 2 uur voor aanvang klaar zijn, inclusief microfoons, muziek, LED-theaterspots en reservekabels.
Hoeveel stoelen en drankjes heb ik nodig voor een poppentheater?: Zet voor elke aangemelde bezoeker 1 stoel klaar en houd enkele extra stoelen achter de hand. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en controleer de aantallen opnieuw zodra de aanmeldingen sluiten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.