Pop-updiner organiseren: checklist van uitnodiging tot dessert

Een pop-updiner vraagt meer voorbereiding dan alleen een menu kiezen. Je moet vroeg weten hoeveel gasten komen, welke dieetwensen er zijn en of de locatie genoeg koeling, werkruimte en zitplaatsen heeft. Daarna werk je terug vanaf het tijdstip waarop de eerste gang op tafel moet staan. Met deze checklist houd je de volgorde aan: gasten bevestigen, menu en boodschappen vastleggen, materiaal tellen en het eten stap voor stap voorbereiden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Gastenlijst opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Definitieve gastenlijst maken
Menu vastleggen
2 personen
Dieetmenu samenstellen
2 personen
Locatie en toegang controleren
2 personen
Koelcapaciteit controleren
Tafelschikking bepalen
2 personen
Inkooplijst controleren
2 personen
Boodschappen bestellen
Servies en glaswerk tellen
Meubilair controleren
2 personen
Muziek en verlichting testen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Verse ingrediënten sorteren
2 personen
Voorraad gekoeld opslaan
2 personen
Groenten wassen en snijden
3 personen
Sauzen en dressings maken
2 personen
Dessert voorbereiden
2 personen
Vlees marineren
Servies klaarzetten
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
2 personen
Tafels dekken
3 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Verlichting plaatsen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Voorraad en dieetlabels controleren
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Warme gerechten voorbereiden
4 personen

Event

Gasten ontvangen
2 personen
Aperitief serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Voorgerecht uitserveren
4 personen
Hoofdgerecht afmaken
4 personen
Hoofdgerecht serveren
4 personen
Servies afruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Dessert serveren
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Laatste ronde dranken serveren
2 personen
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Afval verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Servies en glaswerk afdrogen
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 48
Buffettafelaantal 2
Kledinghangersaantal 20

Servies

Dinerbordenaantal 50
Dessertbordenaantal 50
Soepkommenaantal 50
Waterglazenaantal 60
Wijnglazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 50
Messenaantal 60
Vorkenaantal 60
Lepelsaantal 60
Koffielepelsaantal 50
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 12

Textiel

Tafelkledenaantal 6
Servettenaantal 60

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4
Inductiekookplatenaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Bluetoothspeaker

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Mengkommenaantal 6
Bakplatenaantal 6
Ovenschalenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Keukentangenaantal 6
Keukenweegschaal
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudbakkenaantal 12

Decoratie

Tafeldecoratieaantal 12
Menukaartenaantal 50
Naamkaartjesaantal 50

Verlichting

Slingerverlichtingaantal 4
Ledkaarsenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Bezem en blikaantal 2
Dweilsetaantal 2
Sponzenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de definitieve gastenlijst uiterlijk 7 dagen vooraf. Gebruik die lijst voor porties, dieetmenu’s, tafelschikking en het aantal borden, glazen en stoelen.
Controleer de koelcapaciteit vóór je boodschappen bestelt. Plan koelboxen of extra opslag als verse ingrediënten, sauzen en gemarineerd vlees niet veilig gekoeld kunnen staan.
Tel servies en glaswerk per persoon en per gang. Voorzie naast diner- en dessertborden ook soepkommen, waterglazen, wijnglazen, bestek en een kleine reserve.
Bereid zoveel mogelijk op volgorde voor: snijd groenten, maak sauzen en dressings, bereid het dessert en marineer het vlees vooraf. Bewaar alles gekoeld en label onderdelen die later samengevoegd worden.
Test muziek, verlichting, koffiezetapparaat, waterkokers, warmhoudbakken en inductiekookplaten vóór de gasten arriveren. Controleer ook verlengsnoeren en houd de looproute naar tafels en buffet vrij.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een pop-updiner organiseren?: Begin minimaal 3 weken vooraf met de gastenlijst en uitnodigingen. Leg het menu en de dieetopties uiterlijk 10 dagen vooraf vast, en maak 7 dagen vooraf de definitieve gastenlijst.
Hoeveel eten moet ik inkopen voor een pop-updiner?: Reken per gast op een volledige portie voor elke geplande gang en voeg 10% reserve toe voor onverwachte extra eters of morsen. Pas dit aantal aan zodra de aanmeldingen en dieetwensen definitief zijn.
Wanneer moet ik dieetwensen voor een pop-updiner verzamelen?: Vraag dieetwensen direct bij de uitnodiging uit en sluit de inventarisatie uiterlijk 10 dagen voor het diner. Zo kun je een apart dieetmenu samenstellen en ingrediënten niet op het laatste moment vervangen.
Hoeveel servies en glazen heb ik nodig per gast?: Tel minimaal één dinerbord, één dessertbord, passend bestek, één waterglas en één wijnglas per gast. Neem 10% reserve en tel extra soepkommen, koffiekopjes en serveerschalen mee als die gangen op het menu staan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.