Checklist para organizar tu cena pop-up

Una cena pop-up necesita más coordinación que una cena normal: trabajas con un menú definido, espacio limitado y tiempos ajustados. Esta checklist reúne lo que debes cerrar desde la lista de invitados hasta el montaje de las mesas y la preparación de la comida. Empieza por las confirmaciones y las restricciones dietéticas, y deja la compra y la mise en place para cuando conozcas el número definitivo de comensales. Así evitarás quedarte sin vajilla, espacio de frío o tiempo para preparar el postre.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Elaborar la lista de invitados
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Hacer la lista definitiva de invitados
Fijar el menú
2 personas
Elaborar el menú dietético
2 personas
Comprobar el lugar y el acceso
2 personas
Comprobar la capacidad de refrigeración
Definir la disposición de las mesas
2 personas
Revisar la lista de compras
2 personas
Pedir la compra
Contar la vajilla y la cristalería
Comprobar el mobiliario
2 personas
Probar la música y la iluminación
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Clasificar ingredientes frescos
2 personas
Guardar el stock en refrigeración
2 personas
Lavar y cortar las verduras
3 personas
Preparar salsas y aderezos
2 personas
Preparar el postre
2 personas
Marinar la carne
Preparar la vajilla
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
2 personas
Poner la mesa
3 personas
Colgar la decoración
2 personas
Instalar la iluminación
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Comprobar existencias y etiquetas dietéticas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar platos calientes
4 personas

Evento

Recibir a los invitados
2 personas
Servir el aperitivo
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir el entrante
4 personas
Terminar el plato principal
4 personas
Servir el plato principal
4 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Servir el postre
3 personas
Servir café y té
2 personas
Servir la última ronda de bebidas
2 personas
Despedir a los invitados
2 personas

Seguimiento

Recoger la basura
3 personas
Recoger mesas y sillas
3 personas
Limpiar la cocina
3 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Secar la vajilla y la cristalería
2 personas
Apagar el equipo
2 personas
Devolver los materiales
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 6
Sillascant. 48
Mesa del bufécant. 2
Perchascant. 20

Vajilla

Platos de cenacant. 50
Platos de postrecant. 50
Tazones para sopacant. 50
Vasos para aguacant. 60
Copas de vinocant. 60
Tazas de cafécant. 50
Cuchilloscant. 60
Tenedorescant. 60
Cucharascant. 60
Cucharillas de cafécant. 50
Bandejas de servircant. 12
Cucharonescant. 12

Textiles

Mantelescant. 6
Servilletascant. 60

Equipo

Neveras portátilescant. 4
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Bandejas para mantener calientecant. 4
Placas de induccióncant. 2
Cables alargadorescant. 4
Altavoz Bluetooth

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillo de chefcant. 4
Cuencos para mezclarcant. 6
Bandejas de hornocant. 6
Fuentes para hornocant. 6
Jarras medidorascant. 3
Pinzas de cocinacant. 6
Balanza de cocina
Papel de aluminiocant. 2
Recipientes herméticoscant. 12

Decoración

Decoración de mesacant. 12
Cartas del menúcant. 50
Tarjetas de nombrecant. 50

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 4
Velas LEDcant. 24

Limpieza

Papeleracant. 4
Escoba y recogedorcant. 2
Juego de fregonacant. 2
Esponjascant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra la lista definitiva de invitados antes de hacer la compra. Recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción y calcula las raciones y alternativas sobre ese número, no sobre las invitaciones enviadas.
Comprueba la refrigeración al menos 48 horas antes. Cuenta con espacio para ingredientes frescos, postre, salsas y bebidas; si no cabe todo, prepara primero lo que pueda conservarse y reserva neveras portátiles para lo demás.
Cuenta la vajilla y la cristalería para el número final de invitados y añade al menos 2 unidades extra de cada pieza por cada 10 personas. No olvides platos de sopa, tazas de café, cucharillas, bandejas y cucharones si aparecen en el servicio.
Haz la preparación por fases: lava y corta las verduras, prepara las salsas y el postre, y marina la carne el día anterior cuando sea posible. El día del evento deja para el final lo que pierda calidad si permanece preparado demasiado tiempo.
Monta mesas y prueba la música y la iluminación antes de que lleguen los invitados. Deja libres los accesos, comprueba dónde irá la mesa del bufé y prepara cables alargadores sin cruzar las zonas de paso.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación debo organizar una cena pop-up?: Empieza entre 2 y 3 semanas antes para elaborar la lista de invitados, enviar las invitaciones y recoger las preferencias dietéticas. Deja cerrados el menú y la capacidad del espacio al menos 7 días antes, y revisa compras y montaje durante las últimas 48 horas.
¿Cuándo debo cerrar la lista de invitados para una cena pop-up?: Cierra la lista definitiva entre 5 y 7 días antes. Necesitas ese margen para ajustar el menú, las alternativas dietéticas, las cantidades de compra, la vajilla y la disposición de las mesas.
¿Qué preparo el día anterior en una cena pop-up?: El día anterior puedes lavar y cortar las verduras, preparar salsas y aderezos, hacer el postre y marinar la carne, siempre que la conservación sea adecuada. También conviene preparar la vajilla, manteles y servilletas para dedicar el día del evento al montaje y al servicio.
¿Cuánta vajilla necesito para una cena pop-up?: Calcula una unidad por invitado de cada pieza que se use y añade un margen de 10 a 20% para roturas, cambios o invitados adicionales. Cuenta por separado platos de cena, postre y sopa, vasos de agua, copas de vino, tazas de café y cubiertos.

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