Zo organiseer je een pop-updiner zonder last-minute stress

Begin een pop-updiner niet met boodschappen doen, maar met het aantal gasten, de locatie en het menu. Zodra de aanmeldingen binnen zijn, leg je dieetwensen vast en controleer je of koeling, kookruimte, tafels en servies passen bij je plan. Werk daarna terug vanaf het serveermoment: wat kan een dag eerder, wat moet gekoeld blijven en wat maak je op de avond zelf? Vooral glaswerk, koelruimte en tijd voor opbouwen worden vaak te laat gecontroleerd.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Gastenlijst opstellen
2
Uitnodigingen versturen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Definitieve gastenlijst maken
6
Menu vastleggen
2 personen
7
Dieetmenu samenstellen
2 personen
8
Locatie en toegang controleren
2 personen
9
Koelcapaciteit controleren
10
Tafelschikking bepalen
2 personen
11
Inkooplijst controleren
2 personen
12
Boodschappen bestellen
13
Servies en glaswerk tellen
14
Meubilair controleren
2 personen
15
Muziek en verlichting testen
2 personen
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Verse ingrediënten sorteren
2 personen
18
Voorraad gekoeld opslaan
2 personen
19
Groenten wassen en snijden
3 personen
20
Sauzen en dressings maken
2 personen
21
Dessert voorbereiden
2 personen
22
Vlees marineren
23
Servies klaarzetten
2 personen
24
Locatie schoonmaken
3 personen
25
Tafels opstellen
3 personen
26
Stoelen plaatsen
2 personen
27
Tafels dekken
3 personen
28
Decoratie ophangen
2 personen
29
Verlichting plaatsen
2 personen
30
Dranken koud zetten
2 personen
31
Voorraad en dieetlabels controleren
2 personen
32
Hapjes voorbereiden
3 personen
33
Warme gerechten voorbereiden
4 personen

Event

34
Gasten ontvangen
2 personen
35
Aperitief serveren
2 personen
36
Dranken bijvullen
2 personen
37
Voorgerecht uitserveren
4 personen
38
Hoofdgerecht afmaken
4 personen
39
Hoofdgerecht serveren
4 personen
40
Servies afruimen
3 personen
41
Servies afwassen
3 personen
42
Dessert serveren
3 personen
43
Koffie en thee serveren
2 personen
44
Laatste ronde dranken serveren
2 personen
45
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

46
Afval verzamelen
3 personen
47
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
48
Keuken schoonmaken
3 personen
49
Locatie schoonmaken
3 personen
50
Servies en glaswerk afdrogen
2 personen
51
Apparatuur uitschakelen
2 personen
52
Materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 48
Buffettafelaantal 2
Kledinghangersaantal 20

Servies

Dinerbordenaantal 50
Dessertbordenaantal 50
Soepkommenaantal 50
Waterglazenaantal 60
Wijnglazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 50
Messenaantal 60
Vorkenaantal 60
Lepelsaantal 60
Koffielepelsaantal 50
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 12

Textiel

Tafelkledenaantal 6
Servettenaantal 60

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4
Inductiekookplatenaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Bluetoothspeaker

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Mengkommenaantal 6
Bakplatenaantal 6
Ovenschalenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Keukentangenaantal 6
Keukenweegschaal
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudbakkenaantal 12

Decoratie

Tafeldecoratieaantal 12
Menukaartenaantal 50
Naamkaartjesaantal 50

Verlichting

Slingerverlichtingaantal 4
Ledkaarsenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Bezem en blikaantal 2
Dweilsetaantal 2
Sponzenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Tel servies en glaswerk per gast plus minstens 2 extra sets. Denk niet alleen aan dinerborden: voor een menu met dessert en koffie heb je ook dessertborden, kopjes en koffielepels nodig.
Controleer de koelcapaciteit vóór je boodschappen bestelt. Verse ingrediënten, sauzen, gemarineerd vlees en gekoelde dranken delen vaak dezelfde beperkte ruimte; gebruik koelboxen als de koelkast niet alles aankan.
Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en maak daarna één definitieve lijst. Houd het dieetmenu apart herkenbaar, zodat een aangepaste portie niet tijdens het uitserveren wordt verwisseld.
Plan de opbouw achter elkaar: eerst tafels en stoelen, daarna tafelkleden en servetten, vervolgens servies en ten slotte serveerschalen. Test muziek, verlichting, koffiezetapparaat en verlengsnoeren vóór de gasten arriveren.
Doe voorbereidende keukenklussen op tijd: was en snijd groenten, maak sauzen en dressings en bereid het dessert eerder. Bewaar alles gelabeld en gekoeld, zodat je op de avond zelf alleen nog hoeft af te werken en te serveren.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren organiseer je een pop-updiner?: Begin minimaal 3 tot 4 weken vooraf met de gastenlijst, uitnodigingen en locatiecontrole. Leg het menu en de dieetopties ongeveer 2 weken vooraf vast en doe de laatste telling van gasten, servies en boodschappen 2 tot 3 dagen voor het diner.
Wanneer moet ik de dieetwensen voor een pop-updiner vragen?: Vraag dieetwensen direct bij de uitnodiging en sluit de inventarisatie uiterlijk 7 dagen voor het diner. Verwerk wijzigingen daarna alleen nog als je zeker weet dat je ingrediënten en bereiding kunt aanpassen.
Hoeveel servies heb je nodig voor een pop-updiner?: Reken per gast op één dinerbord, één dessertbord, het benodigde bestek, een waterglas en eventueel een wijnglas. Tel per soort minimaal 2 extra stuks en voor koffie nog één kopje en koffielepel per gast.
Hoe bereid je een pop-updiner voor in één dag?: Doe boodschappen en sorteer verse ingrediënten in de ochtend, maak sauzen, dressings en dessert eerder op de dag en marineer het vlees volgens je menu. Reserveer minstens 2 uur vóór aankomst van de gasten voor tafels, servies, verlichting en de laatste kookvoorbereiding.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.