Checklist: zo organiseer je een politieke partij open dag

Een open dag van een politieke partij vraagt meer voorbereiding dan alleen een zaal en een programma. Je moet bezoekers kunnen ontvangen, gesprekken soepel laten verlopen en presentaties technisch goed ondersteunen. Regel daarom eerst datum, ruimte, meldingen en sprekers; werk daarna aan uitnodigingen, aanmeldingen, infostands en catering. In de laatste week controleer je techniek, drukwerk, toegankelijkheid en de vrijwilligersindeling. Met deze checklist houd je de 81 taken en 74 benodigdheden in de juiste volgorde bij.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Zaal en ruimte reserveren
Vergunningen en meldingen controleren
Sprekers en gespreksleiders vastleggen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Aanmeldformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie op sociale media plaatsen
2 personen
Buurtorganisaties informeren
2 personen
Persuitnodiging versturen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Toegankelijkheidsbehoeften verzamelen
Programma naar bezoekers sturen
Infostands en thema's indelen
2 personen
Presentaties verzamelen
2 personen
Presentaties technisch controleren
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Bewegwijzering ontwerpen
Programmaboekjes afdrukken
2 personen
Infomateriaal afdrukken
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Catering bestellen
Techniek bevestigen
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
Briefing naar vrijwilligers sturen
Laatste aanmeldingen verwerken
2 personen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Materialen verzamelen
3 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Ruimtes en toiletten controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Infostands inrichten
4 personen
Podiumzone inrichten
3 personen
Geluidsset aansluiten
2 personen
Presentaties laden
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Toegangsroute vrijmaken
2 personen
Inlooptafel bemannen
2 personen
Bezoekers registreren
2 personen
Bezoekers welkom heten
2 personen
Infostands bemannen
8 personen
Programmaonderdelen aankondigen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Vragen van bezoekers verzamelen
Panelgesprek begeleiden
2 personen
Publieksvragen modereren
Pauzeruimte verzorgen
2 personen
Avondprogramma begeleiden
2 personen
Sprekers begeleiden
2 personen
Fotomateriaal verzamelen
Laatste bezoekers uitgeleiden
2 personen
Geluidsset uitschakelen
2 personen
Materialen sorteren
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Afval verzamelen
3 personen

Nazorg

Keuken opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Bewegwijzering verwijderen
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen schoonmaken
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven catering opslaan
2 personen
Registratiegegevens veilig opbergen
Bedankbericht versturen
Foto's selecteren voor publicatie
Verloren voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 100
Barkrukkenaantal 8
Registratietafel
Garderoberekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Mobiele geluidsset
Draadloze microfoonsaantal 3
Laptopaantal 2
Beamer
Projectiescherm
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Powerbanksaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Lichtslingersaantal 4

Decoratie

Partijvlaggenaantal 12
Bannerdoekenaantal 6
Tafelkleedjesaantal 12
Ballonnenaantal 100
Ballonlintaantal 2
Ballonpompaantal 2
Plakstripsaantal 4
Kabelmattenaantal 10

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerbladenaantal 12
Schenkkanenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Opscheplepelsaantal 8
Serveertangenaantal 8
Keukenhanddoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Informatie

Programmaboekjesaantal 150
Partijbrochuresaantal 300
Themafichesaantal 30
Feedbackkaartenaantal 150
Naamkaartjesaantal 120
Badgehoudersaantal 120
Pennenaantal 80
Klembordenaantal 12
A4-papieraantal 500
A3-papieraantal 100
Balpennen voor bezoekersaantal 60
Informatiebordenaantal 12
Pijlbordenaantal 16
Registratielijstenaantal 10

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 20

Veiligheid

EHBO-koffer
Zaklampenaantal 4
Veiligheidshesjesaantal 8
Afzetlintaantal 2
Brandblusdeken

Garderobe

Garderobenummersaantal 150
Kledinghangersaantal 120
Garderobebakjesaantal 4

Transport

Transportkrattenaantal 20
Handwagensaantal 2
Spanbandenaantal 6

Gereedschap

Schakelaarsleutelaantal 2
Schaaraantal 6
Tapeaantal 10
Tie-wrapsaantal 200

Tips

Leg het programma minimaal 6 weken vooraf vast. Reserveer de zaal meteen en controleer of meldingen of vergunningen nodig zijn voor bezoekersaantallen, gebruik van de ruimte en eventuele buitenactiviteiten.
Open het aanmeldformulier zodra datum, locatie en programmaonderdelen bekend zijn. Vraag naast naam en contactgegevens ook dieetwensen en toegankelijkheidsbehoeften uit, zodat je niet pas op de dag zelf hoeft te improviseren.
Plan per infostand een tafel, stoelen, informatiemateriaal en een duidelijke aanduiding. Maak de bewegwijzering vóór het drukwerk definitief en druk programmaboekjes en naamkaartjes pas nadat sprekers en tijden zijn bevestigd.
Test presentaties en techniek uiterlijk één week vooraf met de laptop, beamer, projectiescherm en mobiele geluidsset. Controleer bovendien draadloze microfoons, verlengsnoeren, stekkerdozen en kabelmatten; neem powerbanks mee voor registratie en communicatie.
Maak een vrijwilligersindeling met minstens drie momenten: opbouw, ontvangst en afbouw. Wijs vooraf iemand aan voor de registratietafel, iemand voor techniek en iemand die sprekers begeleidt; zo blijft de ontvangst ook tijdens een presentatie bezet.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een politieke partij open dag organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 10 weken vooraf met datum, zaal, programma en sprekers. Gebruik de laatste 2 weken voor aanmeldingen, drukwerk, techniek en de definitieve vrijwilligersindeling.
Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een politieke partij open dag versturen?: Stuur de eerste uitnodiging ongeveer 6 weken vooraf en plaats daarna herinneringen rond 3 weken en 3 dagen voor de open dag. Sluit de aanmeldingen niet te vroeg af: controleer ze tot 48 uur vooraf voor catering en naamkaartjes.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een politieke partij open dag?: Reken voor een kleinschalige open dag op minimaal 5 vrijwilligers: 2 voor ontvangst, 1 voor techniek, 1 voor de sprekers en 1 voor algemene ondersteuning. Bij meerdere zalen of infostands is per extra ruimte minstens 1 extra aanspreekpunt nodig.
Wanneer moet ik de techniek voor een politieke partij open dag testen?: Doe een volledige test uiterlijk 7 dagen vooraf en herhaal een korte controle bij de opbouw. Controleer dan presentaties, beamer, projectiescherm, geluidsset, microfoons, stroomvoorziening en kabelmatten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.