Politiecongres organiseren: checklist en planning

Een politiecongres vraagt om meer voorbereiding dan alleen een programma en een zaal. Je regelt tegelijk sprekers, aanmeldingen, beveiligingsinstructies, techniek, catering en deelnemersinformatie. Begin bij datum, locatie en programma en werk daarna toe naar bevestigingen, drukwerk en een gecontroleerde opbouw. Deze checklist helpt je de 74 taken in de juiste volgorde uit te voeren en voorkomt dat presentaties, parkeerinformatie of registratiemateriaal pas op de congresdag klaar zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie en zalen reserveren
Sprekers benaderen
2 personen
Sprekers en onderwerpen bevestigen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Aanmeldformulier inrichten
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Parkeerinformatie versturen
Naambadges ontwerpen
Programma definitief maken
2 personen
Presentaties verzamelen
Catering bestellen
Techniek reserveren
Beveiligingsinstructies opstellen
2 personen
Ontruimingsplan controleren
2 personen
Leveranciers bevestigen
Deelnemerslijst exporteren
Naambadges printen
2 personen
Programmaboekjes printen
2 personen
Presentaties testen
2 personen
Boodschappen ophalen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Registratiemateriaal klaarzetten
2 personen

Event

Zaalindeling markeren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Registratiebalie opbouwen
2 personen
Podium en spreekgestoelte plaatsen
3 personen
Projectiescherm plaatsen
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Presentaties op laptop zetten
Verlichting controleren
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Naambadges sorteren
2 personen
Koffiepunten inrichten
2 personen
Lunchbuffet voorbereiden
3 personen
Sprekers ontvangen
2 personen
Briefing vrijwilligers geven
2 personen
Registratiebalie bemannen
3 personen
Deelnemers verwelkomen
3 personen
Programma uitdelen
2 personen
Openingssessie begeleiden
2 personen
Sprekers technisch ondersteunen
2 personen
Tijdschema bewaken
Vragen uit de zaal verzamelen
2 personen
Koffiepauze serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Gebruikt servies afruimen
2 personen
Pauzeruimtes controleren
2 personen
Avondmaaltijd uitserveren
4 personen
Dieetmaaltijden uitgeven
2 personen
Paneldiscussie begeleiden
2 personen
Netwerkborrel klaarzetten
3 personen
Borrelhapjes serveren
3 personen
Aanwezigheidsregistratie afronden
Afsluiting aankondigen
Deelnemers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Afval verzamelen
3 personen
Servies en glaswerk afwassen
3 personen
Cateringmateriaal reinigen
2 personen
Techniek uitschakelen
2 personen
Presentaties veiligstellen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Zalen schoonmaken
3 personen
Bewegwijzering verwijderen
2 personen
Technische apparatuur retourneren
2 personen
Overgebleven catering opslaan
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Bedankbericht versturen
Facturen en bonnen verzamelen
Deelnemersgegevens archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Congresstoelenaantal 120
Klaptafelsaantal 18
Registratietafelsaantal 3
Spreekgestoelte
Podiumdelenaantal 4
Loungefauteuilsaantal 8
Kapstokkenaantal 4

Apparatuur

Projectoraantal 2
Projectieschermaantal 2
Presentatielaptopaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 4
Tafelmicrofoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 4
Mengpaneel
HDMI-kabelsaantal 6
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Laserpointersaantal 3
Powerbanksaantal 6
Laptopladersaantal 4
Wifiroutersaantal 2

Servies

Waterglazenaantal 140
Koffiekopjesaantal 120
Theeglazenaantal 60
Dinerbordenaantal 120
Dessertbordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 24
Serveertangenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Buffetwarmersaantal 8
Snijplankenaantal 4
Koks- en serveermessenaantal 6
Schaaltjesaantal 24
IJsblokbakkenaantal 4

Decoratie

Naambadgehoudersaantal 120
Tafelkledenaantal 18
Congresbanierenaantal 6
Bordhoudersaantal 20
Pennenbakjesaantal 12
Wegwijzerbordenaantal 12

Verlichting

LED-prikkabelsaantal 4
Presentatiespotsaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Plan een definitieve programma-afsluiting uiterlijk 7 dagen voor het congres. Dan kun je presentaties verzamelen, programmaboekjes printen en naambadges maken zonder last-minute wijzigingen.
Test projector, scherm, presentatielaptop, microfoons, mengpaneel en HDMI-kabels samen op locatie. Reserveer daarnaast minimaal 1 verlengkabel, stekkerdoos en laptoplader per belangrijke presentatiewerkplek.
Zet de registratiebalie minimaal 60 minuten voor de eerste sessie klaar. Leg deelnemerslijst, naambadges, programmaboekjes en schrijfmateriaal in dezelfde volgorde als de binnenkomst.
Verstuur parkeerinformatie uiterlijk 3 dagen voor het congres en sluit het verzamelen van dieetwensen minstens 7 dagen eerder. Zo kan de catering aantallen, servies en aangepaste maaltijden nog verwerken.
Controleer het ontruimingsplan en de beveiligingsinstructies vóór je leveranciers definitief bevestigt. Bespreek op de congresdag met het team wie de registratie, techniek, sprekerbegeleiding en veiligheid coördineert.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een politiecongres organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie, zalen en sprekers. Rond programma, catering, techniek en beveiligingsinstructies uiterlijk 2 tot 4 weken voor de congresdag af.
Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een politiecongres versturen?: Verstuur de eerste uitnodiging ongeveer 8 weken vooraf. Sluit de aanmeldingen 7 tot 10 dagen voor het congres, zodat je deelnemerslijst, dieetwensen, catering en naambadges tijdig kunt afronden.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een politiecongres?: Plan minimaal 2 uur voor zaalopstelling, registratietafels, podium, techniek en bewegwijzering. Reserveer nog 30 minuten extra voor een volledige presentatietest en een controle van microfoons en aansluitingen.
Wanneer moeten presentaties en programmaboekjes klaar zijn?: Vraag presentaties uiterlijk 7 dagen vooraf op en test de definitieve bestanden uiterlijk 1 werkdag voor het congres. Print programmaboekjes en naambadges nadat het programma en de deelnemerslijst definitief zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.