Checklist pour organiser un congrès de la police

Un congrès de la police demande une coordination précise entre le programme, les intervenants, l’accueil et la sécurité. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, depuis la réservation des salles jusqu’au test des présentations. Prévoyez aussi les détails souvent oubliés : besoins alimentaires, informations de parking, badges, plan d’évacuation et matériel de secours. Le jour J, chaque élément doit être vérifié avant l’arrivée des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu et les salles
Contacter les intervenants
2 personnes
Confirmer les intervenants et les sujets
2 personnes
Rédiger les invitations
2 personnes
Aménager le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les infos de parking
Créer les badges nominatifs
Finaliser le programme
2 personnes
Rassembler les présentations
Commander le catering
Réserver la technique
Rédiger les consignes de sécurité
2 personnes
Vérifier le plan d’évacuation
2 personnes
Confirmer les fournisseurs
Exporter la liste des participants
Imprimer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les livrets du programme
2 personnes
Tester les présentations
2 personnes
Récupérer les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer le matériel d’inscription
2 personnes

Événement

Marquer la disposition de la salle
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d'enregistrement
2 personnes
Installer la scène et le pupitre
3 personnes
Installer l’écran de projection
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Mettre les présentations sur l'ordinateur portable
Vérifier l'éclairage
Installer la signalétique
2 personnes
Trier les badges nominatifs
2 personnes
Aménager les points café
2 personnes
Préparer le buffet du déjeuner
3 personnes
Accueillir les intervenants
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Tenir le bureau d’inscription
3 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Animer la séance d'ouverture
2 personnes
Assurer le support technique des intervenants
2 personnes
Veiller au planning
Recueillir les questions de la salle
2 personnes
Servir la pause-café
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Débarrasser la vaisselle utilisée
2 personnes
Vérifier les espaces de pause
2 personnes
Servir le dîner
4 personnes
Servir les repas adaptés
2 personnes
Animer la table ronde
2 personnes
Installer le cocktail de réseautage
3 personnes
Servir les amuse-bouches
3 personnes
Finaliser l’enregistrement des présences
Annoncer la clôture
Reconduire les participants
3 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
3 personnes
Laver la vaisselle et la verrerie
3 personnes
Nettoyer le matériel de catering
2 personnes
Éteindre la technique
2 personnes
Sécuriser les présentations
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Nettoyer les salles
3 personnes
Retirer la signalétique
2 personnes
Retourner le matériel technique
2 personnes
Stocker la restauration restante
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement
Rassembler les factures et les reçus
Archiver les données des participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises de conférenceqté 120
Tables pliantesqté 18
Tables d’inscriptionqté 3
Pupitre
Éléments de podiumqté 4
Fauteuils loungeqté 8
Porte-manteauxqté 4

Équipement

Projecteurqté 2
Écran de projectionqté 2
Ordinateur portable de présentationqté 2
Microphones sans filqté 4
Microphones de tableqté 4
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 4
Table de mixage
Câbles HDMIqté 6
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Pointeurs laserqté 3
Batteries externesqté 6
Chargeurs d’ordinateur portableqté 4
Routeurs Wi-Fiqté 2

Vaisselle

Verres à eauqté 140
Tasses à caféqté 120
Verres à théqté 60
Assiettes de dînerqté 120
Assiettes à dessertqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 24
Pinces de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Chauffe-platsqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et de serviceqté 6
Petits bolsqté 24
Bacs à glaçonsqté 4

Décoration

Supports de badges nominatifsqté 120
Nappesqté 18
Bannières de congrèsqté 6
Porte-affichesqté 20
Pots à stylosqté 12
Panneaux directionnelsqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 4
Spots de présentationqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 12
Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le programme et les intervenants plusieurs semaines avant le congrès. Demandez à chaque intervenant son sujet confirmé et sa présentation finale avant l’impression des livrets.
Fermez les inscriptions avant de commander le catering. Utilisez le nombre de participants inscrit pour prévoir les repas, les boissons, les verres, les tasses et les couverts, puis ajoutez une petite marge.
Exportez la liste des participants après la clôture des inscriptions et imprimez les badges nominatifs à partir de cette version. Préparez les tables d’inscription et le matériel d’accueil la veille.
Testez le projecteur, l’écran, l’ordinateur de présentation, les microphones et les câbles avant l’ouverture des salles. Gardez des rallonges, multiprises, batteries externes et chargeurs accessibles pour éviter une interruption.
Vérifiez le plan d’évacuation et rédigez les consignes de sécurité avant l’arrivée du public. Transmettez aussi les informations de parking avec les dernières indications pratiques, idéalement dans le message de confirmation.

Questions fréquentes

Quand réserver une salle pour un congrès de la police ?: Réservez la salle dès que la date et le programme provisoire sont fixés, idéalement plusieurs mois à l’avance. Demandez tout de suite les plans des espaces, les horaires d’accès et les conditions d’installation de la technique.
Combien de temps avant faut-il envoyer les invitations ?: Envoyez les invitations au moins 6 à 8 semaines avant le congrès pour laisser le temps de répondre et de signaler les besoins alimentaires. Fixez une date limite d’inscription environ 2 semaines avant l’événement.
Quand imprimer les badges et les livrets du programme ?: Imprimez-les après la clôture des inscriptions et la finalisation du programme, généralement 5 à 7 jours avant le congrès. Cette méthode évite les noms manquants et les changements de dernière minute dans les horaires.
Que faut-il tester la veille d’un congrès de la police ?: Testez au minimum les présentations, le projecteur, l’écran, l’ordinateur, les microphones, les haut-parleurs et les connexions nécessaires. Prévoyez une répétition technique complète la veille et vérifiez à nouveau le son avant la première session.

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