Polderloop organiseren: checklist en planning

Een Polderloop vraagt meer voorbereiding dan alleen een route en een startnummer. Je legt afstanden en locaties vast, regelt vergunningen en verkeersmaatregelen en bouwt een team voor route, EHBO en tijdregistratie. Daarna volgen inschrijvingen, deelnemerscommunicatie en materiaalcontrole. Deze checklist helpt je de 84 taken in de juiste volgorde af te werken, van het wedstrijdconcept tot de laatste test van de tijdregistratie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdconcept vastleggen
3 personen
Hardloopafstanden bepalen
3 personen
Start- en finishlocatie vastleggen
2 personen
Parcours uitzetten op kaart
2 personen
Parcoursvergunning aanvragen
Verkeersmaatregelen aanvragen
EHBO-bezetting vastleggen
Tijdregistratie regelen
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligersfuncties verdelen
2 personen
Inschrijfformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijvingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemersbevestiging versturen
2 personen
Startnummers indelen
2 personen
Startlijsten afdrukken
Routecontrole uitvoeren
3 personen
Gevaarlijke punten markeren
3 personen
Verkeersregelaars instrueren
2 personen
EHBO-plan doornemen
3 personen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Startnummers sorteren
3 personen
Tijdregistratie testen
2 personen
Routeborden klaarzetten
3 personen
Materialen naar locatie brengen
4 personen
Start- en finishboog opbouwen
4 personen
Inschrijftafels opstellen
3 personen
Partytenten opzetten
4 personen
Afzethekken plaatsen
4 personen
Routepijlen ophangen
4 personen
Kilometerborden plaatsen
3 personen
Verzorgingspost inrichten
3 personen
EHBO-post inrichten
2 personen
Tijdregistratie installeren
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Startnummers klaarleggen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen
Vrijwilligers aanmelden
2 personen
Vrijwilligersbriefing geven
3 personen
Verkeersregelaars naar posten sturen
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
4 personen
Startnummers uitgeven
4 personen
Late inschrijvingen verwerken
2 personen
Kleedruimte aanwijzen
Koffie en thee serveren
2 personen
Deelnemers naar startvak begeleiden
3 personen
Openingsbericht omroepen
Startschot geven
Startregistratie controleren
2 personen
Routepost bemannen
8 personen
Verzorgingspost bemannen
4 personen
EHBO-post bemannen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Finishregistratie controleren
2 personen
Finishers verwelkomen
3 personen
Water en fruit uitdelen
4 personen
Hapjes serveren
3 personen
Uitslagen verwerken
2 personen
Prijzen klaarzetten
2 personen
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
Deelnemers informeren over uitslagen
Achterblijvers controleren
2 personen
Routeposten afmelden
2 personen

Nazorg

Routeborden verzamelen
4 personen
Afzethekken verwijderen
4 personen
Start- en finishboog afbreken
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Tijdregistratie veiligstellen
2 personen
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
Materialen terugbrengen
4 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Uitslagen online publiceren
Deelnemersbedankje versturen
2 personen
Startnummers en persoonsgegevens opruimen
2 personen
Gevonden voorwerpen verwerken
Foto's en bestanden archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 30
Biertafelsaantal 4
Kledingrekkenaantal 2
Startboog
Finishboog
Afzethekkenaantal 20

Sportmateriaal

Routepijlenaantal 40
Kilometerbordenaantal 12
Verkeerskegelsaantal 40
Startnummersaantal 350
Veiligheidsspeldenaantal 800
Tijdregistratiechipsaantal 350
Reservepolsbandjesaantal 50
Startlintenaantal 3
Podiumelementenaantal 3
Medaillesaantal 350
Prijzenaantal 12
EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 20
Thermische dekensaantal 10
Routehesjesaantal 20
Verkeersregelaarsvestenaantal 12
Megafoonsaantal 3
Zaklampenaantal 10

Apparatuur

Laptopaantal 2
Tabletsaantal 3
Printer
Geluidsinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 6
Koelboxenaantal 6
Handtellersaantal 4
Portofoonsaantal 10
Lamineerapparaat
Laminatorhoezenaantal 50

Verlichting

Ledbouwlampenaantal 6
Lichtslingersaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 400
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Schenk kannenaantal 12
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Koelelementenaantal 20
Kurkentrekkeraantal 2

Decoratie

Baniersaantal 6
Sponsorbordenaantal 12
Tafelkledenaantal 10

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalgrijpersaantal 4
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Handzeepdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Begin minimaal 12 weken vooraf met het wedstrijdconcept, de afstanden, start- en finishlocatie en het parcours op kaart. Vergunningen en verkeersmaatregelen kunnen anders te laat komen.
Plan de routecontrole niet pas op de wedstrijddag. Loop het volledige parcours uiterlijk één week vooraf na en markeer gevaarlijke punten, ontbrekende routepijlen en kilometerborden.
Geef vrijwilligers per functie een korte instructie en een herkenbaar hesje. Bespreek verkeersregelaars en EHBO uiterlijk één week vooraf samen met het EHBO-plan.
Test tijdregistratiechips, laptop, tablets en printer minimaal één dag vooraf. Sorteer startnummers en druk startlijsten af nadat de inschrijvingen zijn gesloten.
Controleer 24 uur vooraf de weersverwachting en leg extra dekens, EHBO-koffers, zaklampen en geluidscommunicatie klaar. Zet partytenten, tafels en afzethekken zo neer dat deelnemers droog kunnen inschrijven en finishen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Polderloop organiseren?: Begin ongeveer 12 tot 16 weken voor de wedstrijddag. Gebruik de eerste 4 weken voor concept, afstanden, locaties en parcours; regel daarna vergunningen, verkeersmaatregelen, vrijwilligers en inschrijvingen.
Wanneer moet ik een vergunning voor een Polderloop aanvragen?: Vraag de parcoursvergunning en verkeersmaatregelen direct aan zodra route en datum vaststaan, bij voorkeur 12 weken vooraf. Controleer bij de gemeente welke minimale indieningstermijn geldt, want zonder goedkeuring kun je het parcours niet definitief communiceren.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een Polderloop?: Maak eerst functies voor routeposten, verkeersregeling, inschrijving, start en finish, EHBO en opruimen. Reken per bemande routepost minimaal 1 vrijwilliger en plan daarnaast 2 tot 4 reservevrijwilligers voor uitval of pauzes.
Wanneer sluit ik de inschrijving voor een Polderloop?: Sluit de inschrijving bij voorkeur 5 tot 7 dagen voor de loop, zodat je startnummers, deelnemersbevestigingen en startlijsten kunt verwerken. Houd daarna nog tijd over om dieetwensen, ontbrekende gegevens en de tijdregistratie te controleren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.