Checklist para organizar la Polderloop

Una carrera como la Polderloop necesita más que marcar una salida y una meta. Antes de abrir las inscripciones, tendrás que cerrar el recorrido, solicitar los permisos y preparar el plan de tráfico y primeros auxilios. Después vienen los voluntarios, los dorsales, el cronometraje y la logística del día. Esta checklist reúne 84 tareas y 63 elementos para avanzar en el orden adecuado y detectar a tiempo lo que suele quedarse para el último momento.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Definir el concepto de la competición
3 personas
Determinar las distancias de carrera
3 personas
Fijar la ubicación de salida y llegada
2 personas
Marcar el recorrido en el mapa
2 personas
Solicitar permiso para el recorrido
Solicitar medidas de tráfico
Asignar personal de primeros auxilios
Organizar el registro de tiempos
2 personas
Reclutar voluntarios
2 personas
Asignar funciones a los voluntarios
2 personas
Publicar el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Procesar las inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Enviar confirmación a los participantes
2 personas
Asignar los números de salida
2 personas
Imprimir las listas de salida
Realizar el control de ruta
3 personas
Marcar puntos peligrosos
3 personas
Instruir a los reguladores de tráfico
2 personas
Revisar el plan de primeros auxilios
3 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la compra
3 personas
Ordenar los dorsales
3 personas
Probar el registro horario
2 personas
Preparar los carteles de ruta
3 personas
Llevar materiales al lugar
4 personas
Montar el arco de salida y meta
4 personas
Colocar las mesas de inscripción
3 personas
Montar carpas
4 personas
Colocar vallas de delimitación
4 personas
Colgar flechas de ruta
4 personas
Colocar los hitos del kilómetro
3 personas
Montar el puesto de primeros auxilios
3 personas
Montar un puesto de primeros auxilios
2 personas
Instalar control horario
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Preparar los dorsales
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar los aperitivos
3 personas
Inscribir voluntarios
2 personas
Dar la charla a los voluntarios
3 personas
Enviar reguladores de tráfico a los puestos
2 personas

Evento

Recepción de participantes
4 personas
Entregar los dorsales
4 personas
Gestionar las inscripciones tardías
2 personas
Asignar vestuario
Servir café y té
2 personas
Guiar a los participantes a la zona de salida
3 personas
Anunciar el mensaje de apertura
Dar la salida
Comprobar la inscripción inicial
2 personas
Atender el puesto de ruta
8 personas
Atender el puesto de primeros auxilios
4 personas
Atender el puesto de primeros auxilios
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Comprobar el registro de llegada a meta
2 personas
Recibir a los finalistas
3 personas
Repartir agua y fruta
4 personas
Servir aperitivos
3 personas
Procesar los resultados
2 personas
Preparar los premios
2 personas
Gestionar la entrega de premios
3 personas
Informar a los participantes sobre los resultados
Comprobar a los rezagados
2 personas
Dar de baja los puestos de ruta
2 personas

Seguimiento

Recoger las señales de ruta
4 personas
Retirar las vallas de delimitación
4 personas
Desmontar el arco de salida y meta
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
4 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Asegurar el registro de tiempo
2 personas
Apagar el sistema de sonido
2 personas
Devolver los materiales
4 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Publicar los resultados en línea
Enviar agradecimiento a los participantes
2 personas
Recoger los dorsales y los datos personales
2 personas
Gestionar los objetos perdidos
Archivar fotos y archivos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 30
Mesas de cervezacant. 4
Percheroscant. 2
Arco de salida
Arco de meta
Vallas de separacióncant. 20

Material deportivo

Flechas de rutacant. 40
Señales de kilómetrocant. 12
Conos de tráficocant. 40
Dorsalescant. 350
Imperdiblescant. 800
Chips de cronometrajecant. 350
Pulseras de reservacant. 50
Cintas de salidacant. 3
Elementos del escenariocant. 3
Medallascant. 350
Premioscant. 12
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Mantas térmicascant. 20
Mantas térmicascant. 10
Chalecos de rutacant. 20
Chalecos de reguladores de tráficocant. 12
Megáfonoscant. 3
Linternascant. 10

Equipo

Portátilcant. 2
Tabletscant. 3
Impresora
Equipo de sonido
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Baterías externascant. 6
Neveras portátilescant. 6
Contadores manualescant. 4
Walkie-talkiescant. 10
Laminadora
Fundas para plastificadoracant. 50

Iluminación

Focos LED de montajecant. 6
Guirnaldas de lucescant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 400
Tazas de cafécant. 100
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Jarras para servircant. 12
Termoscant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Acumuladores de fríocant. 20
Sacacorchoscant. 2

Decoración

Bannerscant. 6
Carteles de patrocinadorescant. 12
Mantelescant. 10

Limpieza

Papeleracant. 8
Pinzas para residuoscant. 4
Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Dispensadores de jabón de manoscant. 6

Catering

Compras

Consejos

Empieza entre 8 y 12 semanas antes: define las distancias, fija la salida y la llegada, dibuja el recorrido y solicita a tiempo los permisos y las medidas de tráfico.
Haz una revisión completa del recorrido al menos 7 días antes. Señala los puntos peligrosos y calcula cuántas flechas, señales de kilómetro y conos necesitas en cada tramo.
Cierra las inscripciones entre 5 y 7 días antes de la carrera para poder procesar los datos, recoger preferencias dietéticas, asignar dorsales e imprimir las listas de salida.
Prueba el registro de tiempos como mínimo 3 días antes con el portátil, las tablets, la impresora y los chips. Un ensayo evita descubrir en la salida que falta una conexión o que el sistema no registra los tiempos.
Asigna las funciones de cada voluntario y haz una reunión de 30 minutos el día anterior. Los reguladores de tráfico deben saber exactamente qué cruce cubren y cuándo pueden retirarse.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una Polderloop?: Empieza la planificación general entre 8 y 12 semanas antes. Solicita los permisos y las medidas de tráfico al principio, porque su plazo de respuesta puede condicionar el recorrido y la fecha.
¿Cuándo debo cerrar las inscripciones y preparar los dorsales?: Cierra las inscripciones aproximadamente 5-7 días antes. Así tendrás tiempo para procesar los datos, asignar los números de salida, encargar los dorsales e imprimir las listas.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una carrera?: El número depende de las distancias y de los cruces, pero asigna una persona por puesto de tráfico y añade un pequeño equipo para salida, llegada, registro y primeros auxilios. Define las funciones al menos 7 días antes y confirma la disponibilidad 48 horas antes.
¿Cuándo hay que revisar el recorrido y el plan de primeros auxilios?: Realiza el control del recorrido 7 días antes y repítelo el día anterior si ha llovido o han cambiado las condiciones. Revisa también el plan de primeros auxilios y el pronóstico entre 24 y 48 horas antes de la salida.

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