Polderlauf organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Polderlauf braucht deutlich mehr Vorbereitung als eine markierte Laufstrecke und ein Startbogen. Du musst Strecke und Zielbereich festlegen, Genehmigungen und Verkehrsmaßnahmen beantragen, Helfer einteilen und die Zeitmessung testen. Danach folgen Anmeldung, Startnummern, Streckenkontrolle und die Ausstattung für Sicherheit und Versorgung. Diese Checkliste mit 84 Aufgaben und 63 benötigten Dingen hilft dir, den Lauf Schritt für Schritt vorzubereiten und typische Verzögerungen kurz vor dem Start zu vermeiden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Wettkampfkzept festlegen
3 Personen
Laufstrecken festlegen
3 Personen
Start- und Zielort festlegen
2 Personen
Parcours auf der Karte einzeichnen
2 Personen
Parcoursgenehmigung beantragen
Verkehrsmaßnahmen beantragen
Ersthelfer-Besetzung festlegen
Zeiterfassung organisieren
2 Personen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Aufgaben der Freiwilligen verteilen
2 Personen
Anmeldeformular veröffentlichen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen verarbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Teilnehmerbestätigung versenden
2 Personen
Startnummern sortieren
2 Personen
Startlisten drucken
Streckenkontrolle durchführen
3 Personen
Gefahrenstellen markieren
3 Personen
Verkehrsregler einweisen
2 Personen
Erste-Hilfe-Plan durchgehen
3 Personen
Wettervorhersage prüfen
Einkaufen gehen
3 Personen
Startnummern sortieren
3 Personen
Zeiterfassung testen
2 Personen
Wegweiser aufstellen
3 Personen
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
4 Personen
Start- und Zielbogen aufbauen
4 Personen
Anmeldetische aufstellen
3 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Absperrgitter aufstellen
4 Personen
Wegweiser aufhängen
4 Personen
Kilometerschilder aufstellen
3 Personen
Versorgungsstation einrichten
3 Personen
Erste-Hilfe-Station einrichten
2 Personen
Zeiterfassung installieren
2 Personen
Musikanlage anschließen
2 Personen
Startnummern bereitlegen
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Snacks bereitstellen
3 Personen
Freiwillige anmelden
2 Personen
Volunteer-Briefing geben
3 Personen
Verkehrshelfer zu den Posten schicken
2 Personen

Event

Teilnehmende empfangen
4 Personen
Startnummern ausgeben
4 Personen
Späte Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Umkleidebereich zuweisen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Teilnehmer zum Startbereich begleiten
3 Personen
Eröffnungsansage machen
Startschuss geben
Startregistrierung prüfen
2 Personen
Routeposten besetzen
8 Personen
Sanitätsposten besetzen
4 Personen
Erste-Hilfe-Posten besetzen
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Ziellaufregistrierung kontrollieren
2 Personen
Finisher begrüßen
3 Personen
Wasser und Obst ausgeben
4 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Ergebnisse verarbeiten
2 Personen
Preise bereitstellen
2 Personen
Preisverleihung durchführen
3 Personen
Teilnehmer über die Ergebnisse informieren
Verbliebene kontrollieren
2 Personen
Routenposten abmelden
2 Personen

Nachbereitung

Wegweiser einsammeln
4 Personen
Absperrgitter entfernen
4 Personen
Start- und Zielbogen abbauen
4 Personen
Partyzelte abbauen
4 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall sammeln
4 Personen
Location reinigen
4 Personen
Zeiterfassung sichern
2 Personen
Anlage ausschalten
2 Personen
Materialien zurückbringen
4 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Ergebnisse online veröffentlichen
Dankeschön an Teilnehmer versenden
2 Personen
Startnummern und personenbezogene Daten aufräumen
2 Personen
Gefundene Gegenstände bearbeiten
Fotos und Dateien archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 30
BiertischeAnz. 4
KleiderständerAnz. 2
Startbogen
Zielbogen
AbsperrgitterAnz. 20

Sportmaterial

WegweiserAnz. 40
KilometerschilderAnz. 12
VerkehrskegelAnz. 40
StartnummernAnz. 350
SicherheitsnadelnAnz. 800
ZeitmesschipsAnz. 350
ErsatzarmbänderAnz. 50
StartbänderAnz. 3
PodestelementeAnz. 3
MedaillenAnz. 350
PreiseAnz. 12
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
RettungsdeckenAnz. 20
Thermische DeckenAnz. 10
RoutenwestenAnz. 20
VerkehrshelferwestenAnz. 12
MegafoneAnz. 3
TaschenlampenAnz. 10

Ausstattung

LaptopAnz. 2
TabletsAnz. 3
Drucker
Beschallungsanlage
FunkmikrofoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
PowerbanksAnz. 6
KühlboxenAnz. 6
HandzählerAnz. 4
FunkgeräteAnz. 10
Laminiergerät
LaminiertaschenAnz. 50

Beleuchtung

LED-BaustrahlerAnz. 6
LichterkettenAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 400
KaffeetassenAnz. 100
TellerAnz. 150
BestecksetsAnz. 150
AusgießkannenAnz. 12
ThermoskannenAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
KühlelementeAnz. 20
KorkenzieherAnz. 2

Dekoration

BannerAnz. 6
SponsorenschilderAnz. 12
TischdeckenAnz. 10

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
AbfallgreiferAnz. 4
EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
HandseifenspenderAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Beantrage Streckengenehmigung und Verkehrsmaßnahmen frühzeitig, sobald Strecke sowie Start- und Zielort feststehen. Plane für Rückfragen und Auflagen mindestens 6 bis 8 Wochen Puffer ein.
Rekrutiere Helfer nicht erst nach Veröffentlichung der Anmeldung. Teile Aufgaben wie Verkehrsregelung, Erste Hilfe, Ausgabe der Startnummern und Zeitmessung mindestens 3 Wochen vor dem Lauf verbindlich zu.
Führe die Streckenkontrolle wenige Tage vor dem Lauf und nochmals am Veranstaltungstag durch. Markiere Gefahrenstellen, prüfe Wegweiser und Kilometerschilder und stelle Absperrgitter sowie Verkehrskegel an den vorgesehenen Punkten bereit.
Teste die Zeitmessung mit Zeitmesschips, Laptop und Tablets spätestens am Vortag. Drucker, Startlisten und Ersatzarmbänder gehören ebenfalls in die direkte Nähe der Ausgabe, damit ein technischer Ausfall nicht den Start verzögert.
Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vor dem Lauf und lege einen klaren Ablauf für Hitze, Regen oder Kälte fest. Rettungsdecken, thermische Decken, Taschenlampen und Erste-Hilfe-Koffer sollten vor dem Aufbau vollständig kontrolliert werden.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Polderlauf organisieren?: Beginne idealerweise 3 bis 6 Monate vor dem Termin. Strecke, Start- und Zielort sowie Genehmigungen sollten spätestens 8 Wochen vorher feststehen, damit Verkehrsmaßnahmen und Helferplanung noch angepasst werden können.
Wann sollte die Anmeldung für den Polderlauf online gehen?: Veröffentliche das Anmeldeformular etwa 6 bis 10 Wochen vor dem Lauf. Schließe die Erfassung von Ernährungswünschen und Teilnehmerdaten spätestens 7 Tage vor dem Start ab, damit Bestätigungen, Startlisten und Startnummern rechtzeitig vorbereitet werden können.
Wie viele Helfer braucht ein Polderlauf?: Die Zahl hängt von Streckenlänge, Teilnehmerzahl und gesperrten Kreuzungen ab. Plane zusätzlich zu Start und Ziel mindestens eine eingewiesene Person pro Verkehrs- oder Gefahrenstelle sowie ein separates Erste-Hilfe-Team ein; die endgültige Besetzung sollte 3 Wochen vorher feststehen.
Wann muss ich die Strecke vor dem Polderlauf kontrollieren?: Kontrolliere die Strecke einmal 3 bis 5 Tage vor dem Lauf und ein zweites Mal am Veranstaltungstag. Dabei prüfst du Gefahrenstellen, Beschilderung, Absperrungen und die Position der Verkehrshelfer, bevor die ersten Teilnehmer starten.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.