Checklist pour organiser la Polderloop

Organiser la Polderloop demande plus que de tracer un parcours et de distribuer des dossards. Il faut d’abord fixer les distances, le départ et l’arrivée, puis obtenir les autorisations et organiser la circulation. Les inscriptions, les bénévoles, les secours et le chronométrage doivent être préparés plusieurs semaines à l’avance. Cette checklist vous aide à suivre l’ordre des préparatifs et à repérer les oublis fréquents avant le jour de la course.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le concept de la compétition
3 personnes
Définir les distances de course
3 personnes
Définir le lieu de départ et d'arrivée
2 personnes
Tracer le parcours sur la carte
2 personnes
Demander l'autorisation du parcours
Demander des mesures de circulation
Assurer la présence des secours
Gérer le suivi du temps
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les rôles des bénévoles
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer la confirmation aux participants
2 personnes
Répartir les dossards
2 personnes
Imprimer les listes de départ
Effectuer un contrôle du parcours
3 personnes
Signaler les zones dangereuses
3 personnes
Briefer les régulateurs de trafic
2 personnes
Passer en revue le plan de premiers secours
3 personnes
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Trier les dossards
3 personnes
Tester le chronométrage
2 personnes
Installer les panneaux d’itinéraire
3 personnes
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
Monter l’arche de départ et d’arrivée
4 personnes
Installer les tables d’inscription
3 personnes
Installer les tentes de fête
4 personnes
Installer des barrières de sécurité
4 personnes
Suspendre les flèches d’orientation
4 personnes
Installer les panneaux kilométriques
3 personnes
Aménager le poste de secours
3 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Installer le système de chronométrage
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Préparer les dossards
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Inscrire les bénévoles
2 personnes
Faire le briefing des bénévoles
3 personnes
Envoyer les agents de circulation aux postes
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
4 personnes
Distribuer les numéros de départ
4 personnes
Traiter les inscriptions tardives
2 personnes
Désigner l’espace de change
Servir le café et le thé
2 personnes
Accompagner les participants vers le sas de départ
3 personnes
Annoncer le message d'ouverture
Donner le coup d’envoi
Vérifier l’enregistrement de départ
2 personnes
Tenir le poste de route
8 personnes
Assurer le poste de secours
4 personnes
Assurer le poste de premiers secours
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vérifier l’enregistrement d’arrivée
2 personnes
Accueillir les finishers
3 personnes
Distribuer de l’eau et des fruits
4 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Traiter les résultats
2 personnes
Préparer les prix
2 personnes
Assurer la remise des prix
3 personnes
Informer les participants des résultats
Vérifier les retardataires
2 personnes
Clôturer les postes du parcours
2 personnes

Suivi

Rassembler les panneaux d'itinéraire
4 personnes
Retirer les barrières de sécurité
4 personnes
Démonter l'arche de départ et d'arrivée
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Sécuriser le chronométrage
2 personnes
Éteindre l'installation sonore
2 personnes
Rapporter le matériel
4 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Publier les résultats en ligne
Envoyer un message de remerciement aux participants
2 personnes
Ranger les dossards et les données personnelles
2 personnes
Traiter les objets trouvés
Archiver les photos et les fichiers

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 30
Tables de bièreqté 4
Portants à vêtementsqté 2
Arche de départ
Arche d'arrivée
Barrières de sécuritéqté 20

Matériel de sport

Flèches de directionqté 40
Bornes kilométriquesqté 12
Cônes de signalisationqté 40
Numéros de départqté 350
Épingles de sûretéqté 800
Puces de chronométrageqté 350
Bracelets de rechangeqté 50
Rubans de départqté 3
Éléments de scèneqté 3
Médaillesqté 350
Prixqté 12
Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 20
Couvertures thermiquesqté 10
Chasubles de parcoursqté 20
Gilets de régulation du traficqté 12
Mégaphonesqté 3
Lampes de pocheqté 10

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Tablettesqté 3
Imprimante
Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 6
Glacièresqté 6
Compteurs manuelsqté 4
Talkies-walkiesqté 10
Laminatrice
Pochettes pour plastifieuseqté 50

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 400
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Pichets de serviceqté 12
Thermosqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Pains de glaceqté 20
Tire-bouchonqté 2

Décoration

Bannièresqté 6
Panneaux de sponsorqté 12
Nappesqté 10

Nettoyage

Poubellesqté 8
Pinces à déchetsqté 4
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par le parcours et les autorisations : définissez les distances, tracez l’itinéraire sur une carte et prévoyez plusieurs semaines pour les demandes liées à la circulation.
Ne recrutez pas les bénévoles au dernier moment. Répartissez clairement les postes entre ravitaillement, carrefours, départ, arrivée, inscriptions et assistance, puis prévoyez un briefing avant la course.
Contrôlez le parcours une dernière fois avant l’événement : signalez les zones dangereuses, vérifiez les flèches directionnelles et placez les bornes kilométriques aux bons endroits.
Testez le chronométrage avant l’ouverture des arrivées. Vérifiez les puces, l’ordinateur, les tablettes et l’imprimante, puis gardez des listes de départ imprimées en secours.
La météo peut modifier les besoins le jour même. Consultez les prévisions la veille, préparez les trousses de premiers secours et prévoyez des couvertures de survie, des lampes et des gilets pour les équipes sur le parcours.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une Polderloop ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines. Ce délai permet de définir le parcours, demander les autorisations, recruter les bénévoles, ouvrir les inscriptions et confirmer les participants.
Quand faut-il demander l’autorisation du parcours ?: Faites la demande dès que le parcours, les distances et les lieux de départ et d’arrivée sont fixés, idéalement 8 semaines avant la course. Les mesures de circulation peuvent demander un délai supplémentaire.
Combien de bénévoles faut-il pour une Polderloop ?: Le nombre dépend du parcours et du nombre de carrefours, mais répartissez les bénévoles avant le jour J entre circulation, inscriptions, départ, arrivée, chronométrage et secours. Donnez à chacun son rôle et son point de rendez-vous au moins 7 jours avant.
Quand envoyer la confirmation aux participants ?: Envoyez-la environ 7 jours avant la Polderloop, après le traitement des inscriptions et la répartition des dossards. Ajoutez l’heure de départ, les consignes pratiques et les informations alimentaires recueillies.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.