Checklist voor een goed georganiseerde poëzieworkshop

Een poëzieworkshop vraagt meer voorbereiding dan alleen een docent en wat papier. Je plant een programma met schrijfopdrachten en voordrachten, richt voor iedere deelnemer een werkplek in en test presentatie en geluid vooraf. Ook dieetwensen, toegang tot de locatie en de volgorde van koffie, catering en ontvangst verdienen aandacht. Gebruik deze checklist om de voorbereiding stap voor stap af te werken, van datum en aanmeldingen tot de laatste controle op de dag zelf.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
Workshopprogramma opstellen
Docent en voordragers vastleggen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Programma naar deelnemers sturen
Reservering en toegang controleren
Boodschappenlijst controleren
Werkbladen en schrijfopdrachten maken
Presentatie en muziek klaarzetten
Boodschappen doen
2 personen
Houdbare catering opslaan
Verse producten koelen
Werkbladen printen
Naambadges voorbereiden
Tafels en stoelen klaarzetten
3 personen
Werkplekken inrichten
2 personen
Creatief materiaal klaarleggen
2 personen
Projector en laptop testen
2 personen
Geluidsniveau en microfoon testen
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Buffet en servies klaarzetten
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
2 personen
Aanwezigheid registreren
Programma en afspraken toelichten
Kennismakingsronde begeleiden
Schrijfoefening begeleiden
Koffie en thee bijvullen
Pauzehapjes serveren
2 personen
Feedbackronde begeleiden
Poëzietechnieken demonstreren
Avondmaaltijd klaarzetten
2 personen
Avondmaaltijd serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Open podium begeleiden
2 personen
Afsluitende voordrachten begeleiden
Deelnemers bedanken en uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Servies verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels en stoelen terugplaatsen
3 personen
Materialen verzamelen en inpakken
2 personen
Afval verzamelen en afvoeren
2 personen
Ruimte schoonmaken
2 personen
Apparatuur uitschakelen en opbergen
Geleende materialen retourneren
Overgebleven catering opruimen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 36
Buffettafel
Kapstok

Apparatuur

Laptop
Projector
Projectiescherm
Draagbare speaker
Microfoon
Verlengsnoerenaantal 3

Kantoorbenodigdheden

Notitieblokkenaantal 36
Balpennenaantal 40
Potlodenaantal 40
Gummenaantal 20
Markeerstiftenaantal 12
Flip-overblokaantal 2
Stiftenaantal 2
Printerpapieraantal 2
Naambadgesaantal 40
Plakbriefjesaantal 6
Papieren paperclips

Servies

Herbruikbare mokkenaantal 40
Drinkglazenaantal 40
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Serveerplateausaantal 4

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokeraantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 2
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 2
Serveertangenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Kaarsloze tafellantaarnsaantal 6
Welkomstbord
Pijlen voor bewegwijzeringaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezem en blik
Sponzenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het programma in blokken van 45 tot 60 minuten en zet tussen schrijfopdrachten en voordrachten telkens 10 minuten voor uitleg, vragen of uitloop.
Vraag dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf uit. Bewaar houdbare catering apart, koel verse producten en zet koffie, thee en water pas vlak voor ontvangst klaar.
Print werkbladen minimaal 1 dag eerder en leg per werkplek een notitieblok, pen of potlood en eventueel markeerstiften klaar. Zo hoef je tijdens de workshop niet meer te sorteren.
Test laptop, projector, scherm, speaker en microfoon minstens 2 uur voor aanvang op de plek waar ze worden gebruikt. Leg verlengsnoeren klaar en controleer of het geluidsniveau geschikt is voor voordrachten.
Maak de deelnemerslijst en naambadges vóór de ontvangst compleet. Houd bij de ingang ook het programma en informatie over de locatie bij de hand, zodat je niet tegelijk mensen hoeft te registreren en uitleg te geven.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een poëzieworkshop?: Reken voor een compleet programma op 2,5 tot 3 uur, inclusief pauze. Plan per schrijfopdracht ongeveer 30 tot 45 minuten en houd minimaal 10 minuten over voor voordrachten of uitloop.
Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een poëzieworkshop versturen?: Stuur de uitnodiging bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Vraag deelnemers om zich uiterlijk 7 dagen voor de workshop aan te melden, zodat je de deelnemerslijst, werkbladen en catering kunt afronden.
Hoeveel materiaal heb ik per deelnemer nodig?: Leg voor iedere deelnemer minimaal 1 notitieblok, 2 schrijfinstrumenten en de geprinte werkbladen klaar. Neem daarnaast ongeveer 10 procent extra mee; bij 20 deelnemers zijn dat bijvoorbeeld 22 sets.
Hoe vroeg moet ik de locatie klaarmaken voor een poëzieworkshop?: Begin minimaal 2 uur voor aanvang met tafels, stoelen, werkplekken en techniek. Reserveer daarna nog 30 minuten voor koffie, catering, naambadges en de ontvangsttafel.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.