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Poetik-Workshop organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Poetik-Workshop braucht mehr Vorbereitung als nur einen Raum und Schreibmaterial. Lege zuerst Termin, Ort, Programm und Leitung fest, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldungen, Ernährungswünsche und die Teilnehmerliste. In den letzten Tagen prüfst du Technik, Arbeitsplätze, Unterlagen und Verpflegung; am Veranstaltungstag empfängst du die Teilnehmenden und kontrollierst den Zugang.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

  • Workshopprogramm erstellen

  • Lehrkraft und Redner festlegen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmerliste aktualisieren

  • Programm an Teilnehmer senden

  • Reservierung und Zutritt kontrollieren

  • Einkaufsliste prüfen

  • Arbeitsblätter und Schreibaufgaben erstellen

  • Präsentation und Musik vorbereiten

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Haltbare Verpflegung einlagern

  • Frische Produkte kühlen

  • Arbeitsblätter ausdrucken

  • Namensschilder vorbereiten

  • Tische und Stühle bereitstellen

    3 Personen

  • Arbeitsplätze einrichten

    2 Personen

  • Kreativmaterial bereitlegen

    2 Personen

  • Projektor und Laptop testen

    2 Personen

  • Lautstärke und Mikrofon testen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Buffet und Geschirr bereitstellen

    2 Personen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    2 Personen

  • Anwesenheit erfassen

  • Programm und Absprachen erläutern

  • Kennenlernrunde moderieren

  • Schreibübung begleiten

  • Kaffee und Tee nachfüllen

  • Pausensnacks servieren

    2 Personen

  • Feedbackrunde moderieren

  • Dichttechniken demonstrieren

  • Abendessen vorbereiten

    2 Personen

  • Abendessen servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Open Stage begleiten

    2 Personen

  • Abschlussvorträge begleiten

  • Teilnehmende verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Tische und Stühle zurückstellen

    3 Personen

  • Materialien sammeln und einpacken

    2 Personen

  • Abfall sammeln und entsorgen

    2 Personen

  • Raum reinigen

    2 Personen

  • Geräte ausschalten und verstauen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

  • Übriges Catering aufräumen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 36
  • Buffet-Tisch
  • Garderobenständer

Ausstattung

  • Laptop
  • Projektor
  • Projektionsleinwand
  • Tragbarer Lautsprecher
  • Mikrofon
  • VerlängerungskabelAnz. 3

Büromaterial

  • NotizblöckeAnz. 36
  • KugelschreiberAnz. 40
  • BleistifteAnz. 40
  • RadiergummisAnz. 20
  • MarkerAnz. 12
  • FlipchartblockAnz. 2
  • StifteAnz. 2
  • DruckerpapierAnz. 2
  • NamensschilderAnz. 40
  • KlebezettelAnz. 6
  • Papierklammern

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 40
  • TrinkgläserAnz. 40
  • TellerAnz. 40
  • BestecksetsAnz. 40
  • ServierplattenAnz. 4

Küche

  • KaffeemaschineAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 2
  • SchneidebretterAnz. 3
  • BrotmesserAnz. 2
  • ServierzangenAnz. 4

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 8
  • Kerzenlose TischlaternenAnz. 6
  • Willkommensschild
  • HinweispfeileAnz. 6

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • EimerAnz. 2
  • WischmopsAnz. 2
  • Besen und Kehrblech
  • SchwämmeAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Verschicke die Einladungen erst, wenn Termin, Ort und Workshopprogramm feststehen. Plane für Rückmeldungen mindestens 7 bis 14 Tage ein und aktualisiere die Teilnehmerliste laufend.
  • Erfasse Ernährungswünsche spätestens eine Woche vor dem Workshop. So kannst du Einkauf, Kühlung und Geschirr für die tatsächliche Personenzahl vorbereiten.
  • Teste Laptop, Projektor, Leinwand, Lautsprecher und Mikrofon am Vortag vollständig. Lege außerdem Verlängerungskabel bereit und prüfe die Lautstärke im gesamten Raum.
  • Richte für jede Person einen Arbeitsplatz mit Notizblock, Schreibstift und den benötigten Kreativmaterialien ein. Drucke Arbeitsblätter und Schreibaufgaben nicht erst kurz vor Beginn, sondern mindestens einen Tag vorher.
  • Bereite Kaffee, Tee und Wasser vor dem Empfang vor und stelle Buffet, Becher, Gläser, Teller und Besteck bereit. Haltbare Lebensmittel kannst du früher einlagern, frische Produkte gehören bis zum Einsatz in Kühlboxen oder den Kühlschrank.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Poetik-Workshop organisieren?
Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. So bleiben mindestens 7 bis 14 Tage für Einladungen und Anmeldungen sowie genug Zeit für Programm, Unterlagen und Technik.
Wann sollte ich die Teilnehmerliste für den Poetik-Workshop schließen?
Schließe die Liste möglichst 3 bis 5 Tage vor Beginn. Danach lassen sich Arbeitsblätter, Namensschilder, Sitzplätze und Verpflegung passend zur endgültigen Personenzahl vorbereiten.
Was muss ich am Tag vor dem Poetik-Workshop erledigen?
Drucke alle Unterlagen, bereite Namensschilder und Arbeitsplätze vor und teste die komplette Technik. Stelle außerdem haltbare Verpflegung bereit und kläre Reservierung sowie Zutritt spätestens am Vortag.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Poetik-Workshops?
Plane für Möbel, Arbeitsplätze, Technik, Kreativmaterial und Buffet mindestens 90 Minuten ein. Wenn Projektor, Mikrofon oder Raumzugang erstmals geprüft werden, sind 2 Stunden realistischer.

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