Checklist voor een poëzieworkshop organiseren
Een poëzieworkshop vraagt meer voorbereiding dan alleen een begeleider en wat schrijfpapier. Je regelt vooraf de locatie, aanmeldingen, oefeningen en werkbladen, en zorgt op de dag zelf voor rustige schrijftafels, duidelijke ontvangst en een praktisch koffie- en theepunt. Deze checklist helpt je de voorbereiding in de juiste volgorde te zetten. Zo ontdek je op tijd welke dieetwensen er zijn, of de projector en speaker werken en of iedere deelnemer een naamkaartje en schrijfmateriaal heeft.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Locatie reserveren
Aanmeldformulier maken
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Workshopbegeleider bevestigen
Programma uitwerken
Schrijfoefeningen selecteren
Praktische informatie versturen
Werkbladen samenstellen
2 personen
Werkbladen printen
Naamkaartjes voorbereiden
Deelnemerslijst maken
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Ruimte en toegang controleren
Materialen inpakken
2 personen
Groenten en fruit wassen
2 personen
Broodjes en beleg voorbereiden
3 personen
Dranken koud zetten
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen neerzetten
3 personen
Schrijftafels inrichten
2 personen
Registratietafel klaarzetten
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Projector en laptop testen
Event
Deelnemers ontvangen
2 personen
Programma toelichten
Schrijfoefeningen begeleiden
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Gedichten bespreken
2 personen
Buffet klaarzetten
3 personen
Buffet serveren
3 personen
Avondprogramma begeleiden
2 personen
Open podium begeleiden
2 personen
Workshop afsluiten
Nazorg
Overgebleven eten verpakken
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Meubilair terugzetten
3 personen
Materialen inpakken
2 personen
Geleende spullen retourneren
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 32
- Registratietafel
- Tafelkledenaantal 8
Apparatuur
- Laptop
- Projector
- Projectiescherm
- Draagbare speaker
- Verlenghaspelsaantal 2
- Stekkerdozenaantal 4
Servies
- Herbruikbare drinkglazenaantal 40
- Koffiekopjesaantal 35
- Bordenaantal 40
- Besteksetsaantal 40
- Serveerschalenaantal 8
- Schenkkanaantal 4
Keuken
- Koffiezetapparaataantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 2
- Snijplankenaantal 3
- Broodmessenaantal 3
- Opscheplepelsaantal 6
Kantoor
- Notitieboekenaantal 35
- Balpennenaantal 45
- Potlodenaantal 40
- Gumaantal 35
- Flip-overblokaantal 2
- Flip-overstiftenaantal 2
- Plakbriefjesaantal 12
- Naamkaarthoudersaantal 35
- Ordnersaantal 4
- Scharenaantal 6
- Plakbandrollenaantal 4
- Nietmachinesaantal 2
- Paperclipsaantal 2
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Emmersaantal 2
- Schoonmaakdoekenaantal 8
- Afwasborstelsaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan het programma voordat je de werkbladen print. Houd per schrijfoefening tijd vrij voor uitleg, schrijven en eventueel voorlezen; zo voorkom je dat de laatste opdracht vervalt.
- Sluit de aanmeldingen niet pas op de workshopdag. Verwerk de deelnemerslijst enkele dagen eerder en verzamel dan ook dieetwensen, zodat je broodjes, beleg, groenten, fruit en dranken passend kunt inkopen.
- Test laptop, projector, projectiescherm en draagbare speaker vóór de start. Leg verlenghaspels en stekkerdozen klaar en controleer of de ruimte genoeg aansluitpunten heeft.
- Richt de registratietafel vóór binnenkomst in met de deelnemerslijst en naamkaarthouders. Zet voor elke deelnemer een notitieboek, balpen of potlood en gum klaar, in plaats van materiaal tijdens de introductie uit te delen.
- Zet koffie, thee en water op een aparte plek van de schrijftafels. Met een koffiezetapparaat, waterkokers, schenkkan en herbruikbare drinkglazen kunnen deelnemers pauzeren zonder dat eten of kabels tussen het schrijfmateriaal staan.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een poëzieworkshop organiseren?
- Begin bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf met de locatie, aanmeldingen en workshopbegeleider. Werk het programma en de schrijfoefeningen uiterlijk 1 week van tevoren uit, zodat je werkbladen en materialen nog kunt voorbereiden.
- Hoeveel tijd kost de voorbereiding van een poëzieworkshop?
- Reken op 4 tot 8 uur voorbereiding, verdeeld over de planning, communicatie, werkbladen en boodschappen. Reserveer op de dag zelf minstens 90 minuten voor tafels, stoelen, registratietafel, techniek en het koffie- en theepunt.
- Wat moet ik voor iedere deelnemer van een poëzieworkshop klaarleggen?
- Leg minimaal 1 notitieboek, 1 balpen of potlood en een gum per deelnemer klaar. Voeg een werkbladenset en een naamkaartje toe; neem voor de zekerheid ongeveer 10 procent extra schrijfmateriaal mee.
- Hoe richt ik een ruimte voor een poëzieworkshop in?
- Zet de stoelen aan de schrijftafels met genoeg ruimte om te schrijven en naar de begeleider te kijken. Houd de registratietafel bij de ingang, het projectiescherm vooraan en het koffie- en theepunt buiten de looproute van kabels.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!