Poetik-Workshop organisieren: die vollständige Checkliste
Ein Poetik-Workshop braucht mehr Vorbereitung als nur Schreibübungen und einen freien Raum. Du musst Anmeldungen, Ernährungswünsche, Arbeitsblätter und die Technik rechtzeitig zusammenbringen. Auch Kleinigkeiten wie Namensschilder, Verlängerungskabel und ein eingerichteter Kaffeebereich werden kurz vor Beginn schnell übersehen. Diese Checkliste führt dich in sinnvoller Reihenfolge von der Reservierung bis zum fertigen Workshopraum.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Location reservieren
Anmeldeformular erstellen
Einladungen verschicken
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Workshopleiter bestätigen
Programm ausarbeiten
Schreibübungen auswählen
Praktische Informationen versenden
Arbeitsblätter zusammenstellen
2 Personen
Arbeitsblätter ausdrucken
Namensschilder vorbereiten
Teilnehmerliste erstellen
Einkaufen gehen
2 Personen
Materialien zusammenstellen
2 Personen
Raum und Zugang prüfen
Materialien einpacken
2 Personen
Gemüse und Obst waschen
2 Personen
Brötchen und Belag vorbereiten
3 Personen
Getränke kalt stellen
Tische aufstellen
3 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Schreibtische einrichten
2 Personen
Registrierungstisch aufbauen
Kaffee- und Teebereich einrichten
2 Personen
Projektor und Laptop testen
Event
Teilnehmende empfangen
2 Personen
Programm vorstellen
Schreibübungen betreuen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
Gedichte besprechen
2 Personen
Buffet vorbereiten
3 Personen
Buffet servieren
3 Personen
Abendprogramm betreuen
2 Personen
Open Stage begleiten
2 Personen
Workshop abschließen
Nachbereitung
Übrig gebliebenes Essen verpacken
2 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Raum reinigen
3 Personen
Möbel zurückstellen
3 Personen
Materialien einpacken
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 32
- Registrierungstisch
- TischdeckenAnz. 8
Ausstattung
- Laptop
- Projektor
- Projektionsleinwand
- Tragbarer Lautsprecher
- VerlängerungskabelAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
Geschirr
- Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 40
- KaffeetassenAnz. 35
- TellerAnz. 40
- BestecksetsAnz. 40
- ServierschalenAnz. 8
- KaraffeAnz. 4
Küche
- KaffeemaschineAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 2
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 3
- ServierlöffelAnz. 6
Büro
- NotizbücherAnz. 35
- KugelschreiberAnz. 45
- BleistifteAnz. 40
- KaugummiAnz. 35
- FlipchartblockAnz. 2
- Flipchart-MarkerAnz. 2
- KlebezettelAnz. 12
- NamensschildhalterAnz. 35
- OrdnerAnz. 4
- ScherenAnz. 6
- KlebebandrollenAnz. 4
- TackerAnz. 2
- BüroklammernAnz. 2
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- EimerAnz. 2
- PutzlappenAnz. 8
- SpülbürstenAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Bestätige die Workshopleitung und das Programm frühzeitig, bevor du Einladungen verschickst. So kannst du Schreibübungen, Dauer und praktische Informationen mit konkreten Angaben ankündigen.
- Schließe die Anmeldung nicht erst am Veranstaltungstag ab. Erfasse Namen und Ernährungswünsche gesammelt und erstelle daraus eine Teilnehmerliste, Namensschilder sowie die benötigte Menge an Arbeitsblättern.
- Drucke die Arbeitsblätter spätestens am Vortag und packe sie gemeinsam mit Notizbüchern, Kugelschreibern, Bleistiften, Klebezetteln und Flipchart-Material ein. Zusätzliche Stifte verhindern Unterbrechungen während der Übungen.
- Prüfe Raum und Zugang mindestens einen Tag vorher: Tische, Stühle, Schreibtische, Projektor, Leinwand, Lautsprecher und Verlängerungskabel müssen tatsächlich nutzbar sein. Plane außerdem den Aufbau des Registrierungstischs vor Beginn ein.
- Bereite die Verpflegung erst nach der Raumplanung, aber nicht zu knapp vor dem Start vor. Wasche Gemüse und Obst, richte Brötchen und Belag an, stelle Getränke kalt und baue Kaffee- und Teebereich mit Kaffeemaschine, Wasserkocher, Tassen und Karaffe auf.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte ich einen Poetik-Workshop organisieren?
- Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit der Raumreservierung, der Workshopleitung und dem Anmeldeformular. Verschicke die Einladungen anschließend so, dass du mindestens 7 Tage für Rückmeldungen und Ernährungswünsche hast.
- Wann sollte ich die Arbeitsblätter für den Poetik-Workshop drucken?
- Drucke die Arbeitsblätter spätestens am Vortag und lege sie nach Teilnehmerzahl plus etwa 10 Prozent Reserve bereit. So kannst du auch kurzfristige Anmeldungen oder beschädigte Exemplare abdecken.
- Was muss ich am Tag vor einem Poetik-Workshop prüfen?
- Kontrolliere Raum und Zugang, stelle die Sitz- und Schreibtische fest und teste Laptop, Projektor, Leinwand, Lautsprecher und Verlängerungskabel. Packe außerdem alle Schreibmaterialien und Namensschilder gesammelt ein.
- Wie viel Verpflegung brauche ich für einen Poetik-Workshop?
- Plane pro angemeldeter Person mindestens ein Brötchen, eine Portion Obst oder Gemüse und zwei bis drei Getränke ein. Kaffee und Tee solltest du für die gesamte Workshopdauer sowie eine zusätzliche Kanne als Reserve einrechnen.
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