Zo organiseer je een poëziepicknick

Begin met de plek en de datum, en controleer direct of je toestemming nodig hebt voor een bijeenkomst in het park. Leg daarna dichters en voordragers vast, zodat je het programma met realistische tijden kunt samenstellen. Werk vervolgens de aanmeldingen, dieetwensen en hoeveelheden eten en drinken uit. In de laatste week stuur je praktische informatie, controleer je materialen en bevestig je het slechtweerplan. Op de dag zelf draait alles om een rustige opbouw, duidelijke bewegwijzering en getest geluid.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie en datum bevestigen
2
Vergunning en parkregels controleren
3
Dichters en voordragers vastleggen
2 personen
4
Programma en voordrachten samenstellen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
9
Reservering van materialen maken
10
Weersverwachting controleren
11
Slechtweerplan bevestigen
2 personen
12
Definitieve deelnemerslijst maken
13
Programma naar deelnemers sturen
14
Dichters praktische informatie sturen
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Dranken koelen
2 personen
17
Picknickpakketten voorbereiden
3 personen
18
Materialen controleren
2 personen
19
Route en laadplan maken

Event

20
Locatie openen
2 personen
21
Materialen naar locatie brengen
4 personen
22
Picknicktafels opstellen
4 personen
23
Stoelen en dekens neerleggen
4 personen
24
Tent en parasols opzetten
4 personen
25
Podiumplek markeren
2 personen
26
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
27
Microfoons testen
2 personen
28
Versiering en bewegwijzering ophangen
2 personen
29
Buffettafels inrichten
3 personen
30
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen
31
Gasten ontvangen
3 personen
32
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
33
Openingswoord verzorgen
34
Eerste poëzieblok begeleiden
2 personen
35
Picknickbuffet serveren
4 personen
36
Dranken bijvullen
2 personen
37
Tweede poëzieblok begeleiden
2 personen
38
Open podium begeleiden
2 personen
39
Koffie en thee serveren
2 personen
40
Afval en servies verzamelen
2 personen
41
Afsluitende voordracht verzorgen
42
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

43
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
44
Decoratie en verlichting verwijderen
3 personen
45
Meubilair en tent afbreken
4 personen
46
Servies afwassen
3 personen
47
Locatie schoonmaken
4 personen
48
Afval wegbrengen
2 personen
49
Materialen terugbrengen
2 personen
50
Geleende spullen retourneren
51
Overgebleven eten opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Picknicktafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Picknickdekensaantal 20
Partytentenaantal 2
Parasolsaantal 4
Buffettafelsaantal 3
Afvalbakkenaantal 4

Servies

Herbruikbare bordenaantal 70
Herbruikbare kommenaantal 70
Herbruikbare bekersaantal 100
Koffiekopjesaantal 70
Besteksetsaantal 70
Serveerschalenaantal 12
Schenkkanenaantal 8

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Slingersaantal 8
Bloemstukkenaantal 8
Programmabordenaantal 4
Bewegwijzeringsbordenaantal 6
Krijtbordenaantal 3

Apparatuur

Accuspeakeraantal 2
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Geluidskabelsaantal 6
Powerbanksaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 5
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 3
Thermoskannenaantal 6
Opslagbakkenaantal 12

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
LED-lantaarnsaantal 10
Verlengkabelsaantal 4

Schoonmaak

Afwasteilenaantal 8
Bezem en blikaantal 2
Handvegeraantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het programma in blokken van 15 tot 20 minuten en houd per voordracht enkele minuten ruimte voor wisselen, aankondigen en applaus. Zo loopt een middag met meerdere dichters niet meteen uit.
Controleer parkregels en vergunningen minimaal 4 weken vooraf. Vraag ook na of tenten, parasols, geluidsapparatuur en afvalbakken op de gekozen plek zijn toegestaan.
Maak de definitieve deelnemerslijst uiterlijk 3 dagen vooraf. Gebruik die lijst voor catering, picknickpakketten en dieetwensen; reken voor drinken per persoon op ongeveer 2 tot 3 consumpties in het eerste uur.
Test microfoons, accu-speaker, kabels en powerbanks vóór vertrek. Neem het geluid minstens 60 minuten voor de eerste voordracht op locatie door, vooral als er geen vaste stroomaansluiting is.
Maak het slechtweerplan niet pas op de ochtend zelf. Bevestig uiterlijk 48 uur vooraf of je doorgaat en communiceer meteen wat deelnemers moeten meenemen of waar het programma plaatsvindt.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig om een poëziepicknick te organiseren?: Begin bij voorkeur 6 weken vooraf. In die periode kun je de locatie, eventuele vergunning, dichters, materialen en catering regelen; controleer het weer en bevestig het plan in de laatste 48 uur.
Hoeveel eten en drinken heb ik nodig voor een poëziepicknick?: Bereken de catering op basis van de definitieve deelnemerslijst en voeg ongeveer 10 procent reserve toe. Voor drinken kun je rekenen op 2 tot 3 consumpties per persoon in het eerste uur, met extra water en warme drank voor de rest van het programma.
Wanneer stuur ik het programma naar de deelnemers?: Stuur het programma uiterlijk 3 dagen vooraf. Vermeld de starttijd, route, verzamellocatie, verwachte eindtijd, wat deelnemers zelf meenemen en wat er gebeurt bij slecht weer.
Hoe lang duurt de opbouw van een poëziepicknick?: Reserveer minimaal 2 uur voor het brengen van materialen, het opstellen van tafels, stoelen en dekens, het plaatsen van tenten of parasols en het testen van het geluid. Zorg dat de podiumplek en bewegwijzering minstens 60 minuten vóór de start klaar zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.