So organisierst du eine Poesiepicknick

Bei einer Poesiepicknick treffen Picknick, Lesung und Veranstaltungsorganisation aufeinander. Beginne deshalb nicht mit dem Einkauf, sondern sichere zuerst Ort, Datum, Genehmigung und das Programm. Danach folgen Einladungen, Anmeldungen und die genaue Planung von Verpflegung, Technik und Material. Besonders häufig werden Wetteralternativen, Stromversorgung und praktische Informationen für die Vortragenden zu spät geklärt.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Ort und Datum bestätigen
2
Genehmigung und Parkregeln prüfen
3
Poeten und Vortragende festlegen
2 Personen
4
Programm und Vorträge zusammenstellen
2 Personen
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Anmeldungen bearbeiten
7
Ernährungswünsche erfassen
8
Cateringmengen berechnen
2 Personen
9
Materialreservierung anlegen
10
Wettervorhersage prüfen
11
Schlechtwetterplan bestätigen
2 Personen
12
Endgültige Teilnehmerliste erstellen
13
Programm an Teilnehmer senden
14
Dichter praktische Informationen senden
15
Einkaufen gehen
2 Personen
16
Getränke kühlen
2 Personen
17
Picknickpakete vorbereiten
3 Personen
18
Materialien prüfen
2 Personen
19
Route und Ladeplan erstellen

Event

20
Location öffnen
2 Personen
21
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
4 Personen
22
Picknicktische aufstellen
4 Personen
23
Stühle und Decken auslegen
4 Personen
24
Zelt und Sonnenschirme aufbauen
4 Personen
25
Podestplatz markieren
2 Personen
26
Tontechnik anschließen
2 Personen
27
Mikrofone testen
2 Personen
28
Dekoration und Beschilderung aufhängen
2 Personen
29
Buffettische einrichten
3 Personen
30
Empfangstisch bereitstellen
2 Personen
31
Gäste empfangen
3 Personen
32
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
33
Eröffnungsrede halten
34
Ersten Poetry-Block begleiten
2 Personen
35
Picknickbuffet servieren
4 Personen
36
Getränke nachfüllen
2 Personen
37
Zweiten Poetry-Block begleiten
2 Personen
38
Open Stage begleiten
2 Personen
39
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
40
Abfall und Geschirr sammeln
2 Personen
41
Abschlussvortrag halten
42
Gäste verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

43
Tonanlage ausschalten
2 Personen
44
Dekoration und Beleuchtung entfernen
3 Personen
45
Möbel und Zelt abbauen
4 Personen
46
Geschirr abwaschen
3 Personen
47
Location reinigen
4 Personen
48
Müll entsorgen
2 Personen
49
Materialien zurückbringen
2 Personen
50
Geliehene Sachen zurückgeben
51
Übrig gebliebenes Essen lagern
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PicknicktischeAnz. 8
StühleAnz. 60
PicknickdeckenAnz. 20
PartyzelteAnz. 2
SonnenschirmeAnz. 4
BuffetischeAnz. 3
AbfallbehälterAnz. 4

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 70
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 70
Wiederverwendbare BecherAnz. 100
KaffeetassenAnz. 70
BestecksetsAnz. 70
ServierschalenAnz. 12
KaraffenAnz. 8

Dekoration

TischdeckenAnz. 8
GirlandenAnz. 8
BlumenarrangementsAnz. 8
ProgrammschilderAnz. 4
WegweiserAnz. 6
KreidetafelnAnz. 3

Ausstattung

AkkulautsprecherAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
AudiokabelAnz. 6
PowerbanksAnz. 4

Küche

KühlboxenAnz. 5
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 3
ThermoskannenAnz. 6
AufbewahrungsboxenAnz. 12

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 8
LED-LaternenAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 4

Reinigung

SpülwannenAnz. 8
Besen und KehrblechAnz. 2
HandfegerAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Bestätige Ort, Datum und Parkregeln frühzeitig und prüfe, ob du für Tische, Zelte oder eine öffentliche Fläche eine Genehmigung brauchst. Plane außerdem eine Lade- und Entladeroute, bevor Material reserviert wird.
Stelle das Programm erst zusammen, bevor du Einladungen verschickst. Sobald die Vortragenden feststehen, sende ihnen ihre Auftrittszeit, die Ankunftszeit und technische Hinweise spätestens eine Woche vorher.
Bearbeite Anmeldungen fortlaufend und erfasse Ernährungswünsche nicht erst beim Einkauf. Erstelle spätestens drei Tage vor der Picknick einen verbindlichen Teilnehmerstand und berechne danach die Cateringmengen.
Plane die Ausstattung nach dem Ablauf: Neben Decken und Stühlen brauchst du für Lesungen Akkulautsprecher, Funkmikrofone, Mikrofonständer und Audiokabel. Prüfe jedes Teil am Vortag und lade Powerbanks vollständig auf.
Warte mit dem Aufbau nicht bis kurz vor Beginn. Prüfe die Wettervorhersage am Vortag, bestätige den Schlechtwetterplan und stelle Zelt, Sonnenschirme, Podestplatz, Wegweiser und Abfallbehälter so auf, dass der Ablauf auch bei wechselndem Wetter funktioniert.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Poesiepicknick planen?: Beginne mindestens vier bis sechs Wochen vorher, wenn mehrere Poeten, eine Genehmigung und reservierbares Material nötig sind. Die endgültige Teilnehmerliste und die Cateringmengen sollten drei Tage vor dem Termin feststehen.
Wie viele Getränke braucht man für eine Poesiepicknick?: Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit zwei bis drei Getränken pro Person und plane danach etwa ein Getränk pro Person und Stunde ein. Bei warmem Wetter solltest du zusätzlich Wasser einplanen und Getränke rechtzeitig kühlen.
Wann sollte man das Programm an die Gäste schicken?: Sende das vollständige Programm spätestens fünf bis sieben Tage vor der Veranstaltung. Die Vortragenden sollten ihre praktischen Informationen, Auftrittszeiten und technischen Anforderungen ebenfalls spätestens eine Woche vorher erhalten.
Was macht man bei Regen während einer Poesiepicknick?: Bestätige spätestens am Vortag, ob Zelte oder ein alternativer Ort genutzt werden. Lege außerdem fest, wer Material, Picknickpakete und Technik bei Regen transportiert, damit der Wechsel nicht erst kurz vor Beginn entschieden wird.

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