Poëzieavond organiseren: een complete checklist

Een poëzieavond staat of valt met een rustig programma, verstaanbare voordrachten en een ontvangst zonder zoekwerk. Leg eerst datum, locatie en voordragers vast; werk daarna de tijden, aanmeldingen en technische wensen uit. In de laatste week controleer je catering, programma’s en route-informatie. Op de dag zelf richt je stoelen, podiumplek en geluid in en plan je vóór de ontvangst een volledige geluidscheck. Deze checklist helpt je de 54 taken in de juiste volgorde af te werken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
Draaiboek opstellen
Dichters en voordragers benaderen
2 personen
Optredens en tijden bevestigen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Technische wensen inventariseren
Microfoons en speakers reserveren
Cateringhoeveelheden berekenen
Programma samenstellen
2 personen
Programma's laten drukken
Route en ontvangstinformatie versturen
Aanmeldingen definitief controleren
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Houdbare catering klaarzetten
2 personen
Locatie openen
2 personen
Ruimte controleren
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Podiumplek inrichten
2 personen
Geluidsapparatuur opstellen
2 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Geluidscheck uitvoeren
2 personen
Licht en sfeerverlichting plaatsen
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Informatiebord plaatsen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Aanwezigheidslijst klaarleggen
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Sprekersbriefing verzorgen

Event

Publiek ontvangen
3 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Openingswoord verzorgen
Voordrachten begeleiden
2 personen
Pauze aankondigen
Hapjes en dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Tweede voordrachtenblok begeleiden
2 personen
Publieksoptredens begeleiden
2 personen
Afsluitingswoord verzorgen
Afscheid en vertrek begeleiden
3 personen

Nazorg

Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Meubilair afbreken
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Geleende materialen verzamelen
2 personen
Apparatuur retourneren
2 personen
Overgebleven catering opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 70
Tafelsaantal 8
Spreektafel
Krukkenaantal 4
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 70
Glazenaantal 90
Bordenaantal 80
Vorkenaantal 80
Koffielepelsaantal 70
Serveerschalenaantal 10
Serveertangenaantal 6

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Laptop
HDMI-kabel

Verlichting

LED-sfeerlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 4

Decoratie

Poëziepostersaantal 12
Tafellopersaantal 8
Vazenaantal 8
Bloemstukkenaantal 8
Naamkaartjesaantal 20
Pijlbordjesaantal 6
Plakbandaantal 4
Scharenaantal 3

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Serveerplateausaantal 6
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Bezemsaantal 2
Stofblikkenaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de geluidscheck minimaal 60 minuten vóór de eerste gast arriveert. Test beide draadloze microfoons, het mengpaneel, de actieve speakers en het volume vanaf de achterste stoelen.
Bevestig optredens en tijden uiterlijk 7 dagen vooraf. Vraag voordragers meteen naar uitspraak, muziek of andere technische wensen, zodat je geen kabels of aansluitingen op het laatste moment hoeft te regelen.
Sluit aanmeldingen 2 tot 3 dagen vóór de avond af. Controleer daarna het definitieve aantal gasten, dieetwensen en de zitopstelling voordat je catering en servies klaarzet.
Stuur route- en ontvangstinformatie uiterlijk 3 dagen vooraf. Vermeld waar bezoekers binnenkomen, waar ze hun jas kwijt kunnen en hoe laat de deuren opengaan.
Zet houdbare catering, programma’s, naamkaartjes en pijlbordjes vóór het openen van de locatie klaar. Koel dranken pas nadat de ruimte, tafels en geluidsapparatuur gecontroleerd zijn, zodat je werkvolgorde overzichtelijk blijft.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een poëzieavond organiseren?: Leg datum en locatie bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Benader voordragers direct daarna en verstuur uitnodigingen zodra programma en tijden voldoende duidelijk zijn.
Wanneer doe je de geluidscheck bij een poëzieavond?: Doe de geluidscheck minimaal 60 minuten vóór de ontvangst en reserveer 30 tot 45 minuten voor het testen. Laat iedere voordrager kort spreken met de microfoon die tijdens het optreden wordt gebruikt.
Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een poëzieavond?: Zet één stoel per definitieve aanmelding klaar en voeg 5 tot 10 procent reserve toe. Bij 40 aanmeldingen kom je dus uit op 42 tot 44 stoelen, afhankelijk van de ruimte.
Wanneer moet ik het programma van een poëzieavond laten drukken?: Controleer het programma uiterlijk 7 dagen vooraf en laat het daarna drukken. Houd 5 tot 10 extra programma’s achter de hand voor late gasten of wijzigingen op de avond zelf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.