Poetry-Abend organisieren: die vollständige Checkliste
Ein Poetry-Abend steht und fällt mit einem klaren Ablauf, verlässlichen Auftrittszeiten und verständlicher Tontechnik. Lege zuerst Datum und Ort fest, frage Dichter und Vorleser an und bestätige ihre Slots schriftlich. Danach folgen Einladungen, Anmeldungen, Ernährungswünsche, Catering und technische Anforderungen. Am Veranstaltungstag brauchst du mindestens zwei Stunden für Raumaufbau, Bühnenbereich, Tonanlage und Soundcheck ein – besonders, wenn mehrere Mikrofone oder ein Laptop angeschlossen werden.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Datum und Ort festlegen
Ablaufplan erstellen
Dichter und Vorleser anfragen
2 Personen
Auftritte und Zeiten bestätigen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Technische Anforderungen erfassen
Mikrofone und Lautsprecher reservieren
Cateringmengen berechnen
Programm zusammenstellen
2 Personen
Programme drucken lassen
Route und Empfangsinformationen versenden
Anmeldungen endgültig prüfen
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Lagerfähiges Catering bereitstellen
2 Personen
Location öffnen
2 Personen
Raum kontrollieren
2 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Bühnenbereich einrichten
2 Personen
Tonanlage aufstellen
2 Personen
Mikrofone anschließen
2 Personen
Soundcheck durchführen
2 Personen
Licht und Ambiente-Beleuchtung anbringen
2 Personen
Dekoration aufhängen
2 Personen
Infotafel aufstellen
Empfangstisch einrichten
2 Personen
Teilnehmerliste bereitlegen
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Sprecherbriefing durchführen
Event
Publikum empfangen
3 Personen
Programme ausgeben
2 Personen
Eröffnungsrede halten
Vorträge betreuen
2 Personen
Pause ankündigen
Snacks und Getränke servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Benutztes Geschirr sammeln
2 Personen
Zweiten Vortragsblock begleiten
2 Personen
Publikumsvorführungen begleiten
2 Personen
Schlusswort übernehmen
Verabschiedung und Abreise begleiten
3 Personen
Nachbereitung
Tonanlage ausschalten
2 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Möbel abbauen
3 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Raum reinigen
3 Personen
Geliehene Materialien einsammeln
2 Personen
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Catering verstauen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 70
- TischeAnz. 8
- Rednertisch
- HockerAnz. 4
- KleiderständerAnz. 2
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 70
- GläserAnz. 90
- TellerAnz. 80
- GabelnAnz. 80
- KaffeelöffelAnz. 70
- ServierschalenAnz. 10
- ServierzangenAnz. 6
Ausstattung
- Aktive LautsprecherAnz. 2
- FunkmikrofoneAnz. 2
- MikrofonständerAnz. 2
- Mischpult
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- Laptop
- HDMI-Kabel
Beleuchtung
- LED-AmbientelampenAnz. 8
- LichterkettenAnz. 4
Dekoration
- GedichtplakateAnz. 12
- TischläuferAnz. 8
- VasenAnz. 8
- BlumenarrangementsAnz. 8
- NamensschilderAnz. 20
- WegweiserAnz. 6
- KlebebandAnz. 4
- ScherenAnz. 3
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 3
- ServierplattenAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 2
- BrotmesserAnz. 2
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- BesenAnz. 2
- BlechdosenAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- EimerAnz. 2
- ReinigungshandschuheAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Bestätige Auftritte und Uhrzeiten spätestens 14 Tage vor dem Abend schriftlich. Plane pro Vortrag zusätzlich 5 Minuten für Begrüßung, Wechsel und Applaus ein, damit das Programm nicht sofort aus dem Takt gerät.
- Schließe die Anmeldung 3 bis 5 Tage vorher ab und prüfe dabei Namen, Ernährungswünsche und technische Anforderungen ein letztes Mal. So kannst du Cateringmengen und Sitzordnung verbindlich berechnen.
- Reserviere aktive Lautsprecher, Funkmikrofone, Mikrofonständer, Mischpult sowie passende Kabel mindestens 7 Tage vorher. Ein Soundcheck von 30 bis 45 Minuten vor Einlass zeigt, ob Stimme, Laptop und Lautstärke funktionieren.
- Kühle Getränke erst nach der Raumkontrolle und stelle lagerfähiges Catering vorher bereit. Rechne für das erste Veranstaltungsstündchen mit 2 bis 3 Getränken pro Person und ergänze Gläser, Tassen, Teller und Servierbesteck.
- Verschicke Route und Empfangsinformationen spätestens 2 Tage vor dem Poetry-Abend. Beschrifte Eingang, Garderobe und Bühnenbereich mit Wegweisern und halte Klebeband sowie Scheren für kurzfristige Änderungen bereit.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Poetry-Abend organisieren?
- Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Ort und Anfragen an Dichter und Vorleser. Die Auftritte sollten spätestens 14 Tage vor dem Termin bestätigt sein.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Poetry-Abend?
- Plane mindestens 2 Stunden vor dem Einlass ein. Davon entfallen etwa 45 Minuten auf Tische, Stühle und Bühnenbereich, 30 bis 45 Minuten auf Tonanlage und Mikrofone sowie mindestens 30 Minuten auf den Soundcheck.
- Wie viele Getränke brauche ich für einen Poetry-Abend?
- Für das erste Veranstaltungsstündchen kannst du mit 2 bis 3 Getränken pro Person rechnen. Bei einem dreistündigen Abend solltest du zusätzlich Nachschub einplanen und die Getränke spätestens am Veranstaltungstag ausreichend kühlen.
- Wann sollte ich die Anmeldung für den Poetry-Abend schließen?
- Schließe die Anmeldung 3 bis 5 Tage vor dem Termin. Dann kannst du Teilnehmerzahl, Ernährungswünsche, Catering, Stühle und Namensschilder noch rechtzeitig anpassen.
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