Poerimfeest organiseren: checklist en planning

Een Poerimfeest vraagt meer voorbereiding dan alleen kostuums en hamantaschen. Je regelt een locatie, programma, aanmeldingen, catering en vrijwilligers, en test vooraf de geluidsapparatuur. Begin met datum, ruimte en programma; verzamel daarna dieetwensen en bestellingen. Op de dag zelf helpen vaste opbouwmomenten: eerst tafels, stoelen en buffet, daarna versiering, techniek en koffie. Met deze checklist houd je alle 48 taken en 47 benodigdheden bij zonder op het laatste moment te moeten improviseren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Datum en programma vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Muziek samenstellen
Poerimverhaal voorbereiden
2 personen
Kostuumwedstrijd bepalen
2 personen
Spellen voorbereiden
2 personen
Catering bestellen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Hamantaschen ophalen
Dranken koud zetten
2 personen
Kleding en materialen klaarzetten
2 personen
Ruimte openen
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Buffet klaarzetten
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
Poerimverhaal oefenen
3 personen
Spelmaterialen klaarleggen
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Briefing ontvangstteam geven
3 personen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Kinderactiviteiten begeleiden
3 personen
Poerimverhaal presenteren
4 personen
Kostuumwedstrijd begeleiden
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Buffet serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies afruimen
3 personen
Muziek en dans begeleiden
2 personen
Laatste ronde serveren
2 personen
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Afval verzamelen
3 personen
Buffet en keuken opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Ruimte schoonmaken
4 personen
Geluidsapparatuur inpakken
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Locatie afsluiten
2 personen
Materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Garderoberekkenaantal 2
Buffettafelsaantal 3

Servies

Herbruikbare bordenaantal 70
Herbruikbare kommenaantal 60
Herbruikbare bekersaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Besteksetsaantal 70
Opscheplepelsaantal 8
Serveerplateausaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 3
Tangenaantal 6

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Microfoon
Microfoonstandaard
Audiokabelsaantal 3
Verlengsnoerenaantal 4

Decoratie

Poerimpostersaantal 12
Ballonnenaantal 100
Ballonnenpompaantal 2
Slingersaantal 10
Tafelkledenaantal 8
Papieren confettiaantal 6
Kostuumaccessoiresaantal 30

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
LED-lantaarnsaantal 6

Spelmateriaal

Bingokaartenaantal 60
Bingomolen
Prijzenaantal 20
Kleurpotlodenaantal 30
Kleurplatenaantal 60
Tafelspeelkaartenaantal 10

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afvalzakhoudersaantal 6
Bezem en blikaantal 2
Dweilsetsaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Handzeepdispensersaantal 4
Handdoekdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Plan het Poerimverhaal, de kostuumwedstrijd en de spellen met een begin- en eindtijd, zodat catering en vrijwilligers weten wanneer ze nodig zijn.
Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en geef het definitieve aantal eters uiterlijk enkele dagen vóór het feest door aan de catering. Houd hamantaschen apart beschikbaar, zodat ze niet pas tijdens het buffet opgehaald hoeven te worden.
Maak per onderdeel een vrijwilliger verantwoordelijk: ontvangst en garderobe, buffet, koffie en thee, techniek en opruimen. Plan voor de opbouw minimaal 60 minuten vóór de ontvangst van de gasten.
Test luidsprekers, microfoon, microfoonstandaard en audiokabels vóór de zaal wordt ingericht. Leg verlengsnoeren klaar en controleer het Poerimverhaal minstens één keer volledig met de spreker.
Zet dranken tijdig koud en gebruik koelboxen als de koelkast onvoldoende ruimte biedt. Zet borden, kommen, bekers, bestek en opscheplepels in een vaste volgorde bij het buffet; dat voorkomt opstopping zodra iedereen tegelijk opschept.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Poerimfeest organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf met locatie, datum en programma. Verstuur de uitnodigingen daarna en sluit de aanmeldingen enkele dagen vóór het feest, zodat je catering, dieetwensen en vrijwilligers kunt afronden.
Wat moet ik klaarzetten voor een Poerimfeest?: Zet naast tafels en stoelen ook buffettafels, servies, bestek, serveerplateaus, koffiezetapparaten, waterkokers en thermoskannen klaar. Voor het programma heb je luidsprekers, een microfoon, audiokabels en spelmaterialen nodig; controleer alles uiterlijk 60 minuten voor aanvang.
Hoe plan ik de opbouw van een Poerimfeest?: Reserveer minimaal 1 uur voor de opbouw. Plaats eerst tafels, stoelen, buffet en garderoberekken, hang daarna versiering op en test als laatste de geluidsapparatuur en microfoon.
Wanneer moet ik dieetwensen voor een Poerimfeest verzamelen?: Vraag dieetwensen direct mee bij de aanmelding en controleer de lijst 3 tot 5 dagen vóór het feest. Geef het definitieve aantal en de speciale wensen daarna door aan de catering, zodat aangepaste porties apart kunnen worden klaargezet.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.