Podcastworkshop organiseren: checklist en planning

Een podcastworkshop staat of valt met een strak programma en apparatuur die vooraf getest is. Leg eerst datum, locatie, docent en begeleiders vast; open daarna de inschrijving en werk het lesmateriaal uit. Reken op extra tijd voor toestemmingsformulieren, naamkaartjes en dieetwensen. Op de dag zelf moeten laptops, USB-microfoons, recorders, hoofdtelefoons en kabels klaarstaan voordat deelnemers binnenkomen. Met deze checklist zie je wat je wanneer regelt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
Workshopprogramma uitwerken
2 personen
Docent en begeleiders vastleggen
Apparatuur reserveren
Uitnodigingen versturen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemers bevestigen
Herinnering naar deelnemers sturen
Lesmateriaal afronden
2 personen
Opnameformats voorbereiden
Toestemmingsformulieren printen
Naamkaartjes maken
Boodschappen doen
2 personen
Apparatuur opladen
Opnamemateriaal controleren
2 personen
Ruimte en toegang controleren

Event

Locatie openen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Registratietafel inrichten
Presentatiescherm aansluiten
Microfoons en recorders aansluiten
2 personen
Hoofdtelefoons verdelen
Audio- en opnamecheck uitvoeren
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Deelnemers ontvangen
2 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Naamkaartjes uitdelen
Welkom en programma toelichten
Podcastvoorbeelden afspelen
Interviewtechnieken demonstreren
Opnamegroepen indelen
2 personen
Opnames begeleiden
4 personen
Koffiepauze serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Audiofragmenten terugluisteren
2 personen
Montage en publicatie uitleggen
Broodmaaltijd serveren
3 personen
Vragenronde begeleiden
Eindopnames begeleiden
3 personen
Bestanden veilig kopiëren
2 personen
Deelnemers uitchecken
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen

Nazorg

Ruimte opruimen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Locatie schoonmaken
2 personen
Apparatuur drogen en opbergen
2 personen
Gehuurde apparatuur retourneren
Opnames naar deelnemers sturen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Workshoptafelsaantal 6
Stoelenaantal 32
Registratietafel
Kapstok
Afvalbakkenaantal 4

Apparatuur

Laptopsaantal 8
USB-microfoonsaantal 8
Microfoonstandaardsaantal 8
Hoofdtelefoonsaantal 16
Audiorecordersaantal 4
XLR-kabelsaantal 8
USB-kabelsaantal 8
Geheugenkaartenaantal 8
Projector
Projectiescherm
HDMI-kabelsaantal 2
Stekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 6
Laptoptassenaantal 8

Servies

Drinkglazenaantal 40
Koffiemokkenaantal 20
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Waterkannenaantal 4
Serveerschalenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3

Decoratie

Naamkaartjesaantal 35
Flip-over
Stiftenaantal 12
Notitieboekjesaantal 35
Balpennenaantal 40
Printpapieraantal 100
Toestemmingsformulierenaantal 35
Afplaktapeaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de audio- en opnamecheck minimaal 60 minuten vóór de start. Test elke microfoon, recorder, geheugenkaart en hoofdtelefoon afzonderlijk en luister kort terug naar een proefopname.
Reserveer per deelnemer een laptop, hoofdtelefoon en microfoon als iedereen zelf gaat opnemen. Leg daarnaast minstens 2 extra USB-kabels en 1 extra geheugenkaart klaar voor defecten of lege opslag.
Stuur de deelnemersbevestiging uiterlijk 7 dagen vooraf. Vraag daarin naar dieetwensen, aankomsttijd en meegebrachte apparatuur, zodat je catering en werkplekken niet op het laatste moment hoeft aan te passen.
Print de toestemmingsformulieren en maak de naamkaartjes uiterlijk 2 dagen voor de workshop. Leg ze op de registratietafel naast een deelnemerslijst; zo kun je binnen 10 minuten controleren wie er is.
Zet tafels en stoelen in kleine opnamegroepen en controleer vóór opening alle stroompunten. Gebruik stekkerdozen en verlengkabels zonder looproutes te blokkeren, en houd de presentatiescherm-aansluiting apart van de audio-opstelling.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een podcastworkshop organiseren?: Leg datum, locatie, docent en begeleiders bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Open de inschrijving daarna en stuur de definitieve deelnemersinformatie uiterlijk 7 dagen voor de workshop.
Welke apparatuur heb ik nodig voor een podcastworkshop?: Reken per deelnemer of opnamegroep op een laptop, USB-microfoon, microfoonstandaard en hoofdtelefoon. Voor meerdere groepen heb je daarnaast audiorecorders, geheugenkaarten, USB- en XLR-kabels, stekkerdozen en verlengkabels nodig.
Hoeveel tijd moet ik inplannen voor de opbouw van een podcastworkshop?: Plan minimaal 90 minuten voor tafels, stoelen, registratie, projector en audioapparatuur. Reserveer daarna nog 30 minuten voor een volledige audio- en opnamecheck voordat deelnemers binnenkomen.
Wanneer stuur ik een herinnering voor de podcastworkshop?: Stuur de herinnering 3 tot 5 dagen vooraf. Vermeld daarin de starttijd, locatie, toegangsinformatie, wat deelnemers meenemen en of toestemmingsformulieren vooraf moeten worden ingevuld.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.