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Podcast-Workshop organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Podcast-Workshop braucht mehr Vorbereitung als nur Mikrofone und Laptops. Du musst Programm, Anmeldung, Einverständniserklärungen und Technik so aufeinander abstimmen, dass am Veranstaltungstag keine Zeit verloren geht. Plane die Aufnahmeeinstellungen vorab und prüfe jedes Kabel, jede Speicherkarte und jedes Gerät. Diese Checkliste führt dich von der Termin- und Ortswahl bis zum Audiocheck vor Beginn des Workshops.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

  • Workshopprogramm ausarbeiten

    2 Personen

  • Lehrkraft und Begleitpersonen festlegen

  • Ausrüstung reservieren

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldeformular öffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmer bestätigen

  • Erinnerung an Teilnehmer senden

  • Unterrichtsmaterial abschließen

    2 Personen

  • Aufnahmeformate vorbereiten

  • Einverständniserklärungen ausdrucken

  • Namensschilder erstellen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Geräte aufladen

  • Aufnahmematerial prüfen

    2 Personen

  • Raum und Zugang prüfen

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

  • Präsentationsbildschirm anschließen

  • Mikrofone und Recorder anschließen

    2 Personen

  • Kopfhörer verteilen

  • Audio- und Aufnahmecheck durchführen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Teilnehmende empfangen

    2 Personen

  • Anwesenheit erfassen

    2 Personen

  • Namensschilder verteilen

  • Begrüßung und Programm erläutern

  • Podcast-Beispiele abspielen

  • Interviewtechniken demonstrieren

  • Aufnahmegruppen einteilen

    2 Personen

  • Aufnahmen begleiten

    4 Personen

  • Kaffeepause servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Audioaufnahmen erneut anhören

    2 Personen

  • Montage und Veröffentlichung erklären

  • Brotmahlzeit servieren

    3 Personen

  • Fragerunde moderieren

  • Abschließende Aufnahmen begleiten

    3 Personen

  • Dateien sicher kopieren

    2 Personen

  • Teilnehmer auschecken

    2 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

Nachbereitung

  • Raum aufräumen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Location reinigen

    2 Personen

  • Ausrüstung trocknen und verstauen

    2 Personen

  • Gemietete Geräte zurückgeben

  • Aufnahmen an die Teilnehmer senden

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • WorkshoptischeAnz. 6
  • StühleAnz. 32
  • Registrierungstisch
  • Garderobenständer
  • AbfallbehälterAnz. 4

Ausstattung

  • LaptopsAnz. 8
  • USB-MikrofoneAnz. 8
  • MikrofonständerAnz. 8
  • KopfhörerAnz. 16
  • AudiorekorderAnz. 4
  • XLR-KabelAnz. 8
  • USB-KabelAnz. 8
  • SpeicherkartenAnz. 8
  • Projektor
  • Projektionsleinwand
  • HDMI-KabelAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • LaptoptaschenAnz. 8

Geschirr

  • TrinkgläserAnz. 40
  • KaffeebecherAnz. 20
  • TellerAnz. 40
  • BestecksetsAnz. 40
  • WasserkannenAnz. 4
  • ServierschalenAnz. 6

Küche

  • KaffeemaschineAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • SchneidebretterAnz. 3
  • BrotmesserAnz. 3

Dekoration

  • NamensschilderAnz. 35
  • Flipchart
  • StifteAnz. 12
  • NotizbücherAnz. 35
  • KugelschreiberAnz. 40
  • DruckpapierAnz. 100
  • EinverständniserklärungenAnz. 35
  • AbklebebandAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Programm und Rollen mindestens 3 bis 4 Wochen vorher fest. Kläre dabei, wer unterrichtet, wer begleitet und welche Aufnahmeformate die Teilnehmenden ausprobieren.
  • Öffne die Anmeldung frühzeitig und schließe sie spätestens 7 Tage vor dem Workshop. So kannst du Teilnehmer bestätigen, Ernährungswünsche erfassen und Namensschilder rechtzeitig vorbereiten.
  • Drucke Einverständniserklärungen nicht erst am Veranstaltungstag aus. Halte pro teilnehmender Person ein Exemplar bereit und plane zusätzlich 2 bis 3 Ersatzkopien ein.
  • Lade Laptops, Audiorekorder und USB-Mikrofone am Vortag vollständig auf. Prüfe außerdem Speicherkarten, XLR- und USB-Kabel sowie mindestens ein Verlängerungskabel pro Technikstation.
  • Sei mindestens 90 Minuten vor Beginn vor Ort. Stelle Tische und Stühle auf, richte den Registrierungstisch ein, schließe den Präsentationsbildschirm an und führe mit jedem Mikrofon einen kurzen Aufnahmecheck durch.

Häufige Fragen

Wie früh sollte ich einen Podcast-Workshop planen?
Beginne idealerweise 3 bis 4 Wochen vorher mit Termin, Ort, Programm und Lehrkraft. Die Anmeldung sollte spätestens 7 Tage vor dem Workshop geschlossen werden, damit Material und Sitzplätze feststehen.
Wie viel Zeit brauche ich für den Aufbau eines Podcast-Workshops?
Plane mindestens 90 Minuten für Raum, Registrierung und Technik ein. Der Audio- und Aufnahmecheck sollte spätestens 30 Minuten vor dem Start abgeschlossen sein.
Welche Technik brauche ich pro Aufnahmegruppe?
Rechne pro Gruppe mit mindestens einem Laptop, einem USB-Mikrofon oder Audiorekorder, Kopfhörern und den passenden Kabeln. Plane zusätzlich 1 bis 2 Ersatzkabel und mindestens eine geprüfte Speicherkarte ein.
Wann müssen Einverständniserklärungen vorliegen?
Die Formulare sollten spätestens beim Eintreffen der Teilnehmenden unterschrieben werden, bevor Aufnahmen beginnen. Drucke sie am Vortag aus und bringe 2 bis 3 Ersatzkopien mit.

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