Zo organiseer je een ploegenachtervolging

Begin met het wedstrijdformat en leg daarna datum, baan en verantwoordelijkheden vast. Een ploegenachtervolging vraagt meer voorbereiding dan alleen een startlijst: timing, officials, medische ondersteuning en baanveiligheid moeten tegelijk kloppen. Werk vervolgens van inschrijving naar een gecontroleerd wedstrijdschema en test alle apparatuur vooraf. Op de wedstrijddag draait alles om een duidelijke indeling, betrouwbare communicatie en een vrije, goed gemarkeerde baan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdformat vastleggen
2 personen
2
Datum en baan reserveren
3
Vergunningen controleren
4
Verzekering controleren
5
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Officials en jury vastleggen
2 personen
10
Medische ondersteuning reserveren
11
Vrijwilligers werven
2 personen
12
Vrijwilligers indelen
2 personen
13
Startlijst opstellen
2 personen
14
Startlijst publiceren
15
Deelnemersgegevens controleren
2 personen
16
Wedstrijdschema drukken
17
Boodschappen bestellen
18
Boodschappen ophalen
2 personen
19
Dranken koelen
2 personen
20
Materialen controleren
2 personen
21
Timingapparatuur testen
2 personen
22
Accu's opladen
23
Terrein inspecteren
2 personen
24
Baan schoonmaken
4 personen
25
Publieksruimte afzetten
4 personen
26
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
27
Inschrijftafel inrichten
2 personen
28
Jurytafel inrichten
2 personen
29
Start- en finishmarkering plaatsen
3 personen
30
Pionnen en hekken plaatsen
4 personen
31
Wedstrijdnummers klaarleggen
2 personen
32
Materiaalpost inrichten
2 personen
33
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
34
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
35
Briefing vrijwilligers geven
2 personen
36
Officials briefen
2 personen

Event

37
Deelnemers ontvangen
3 personen
38
Aanmeldingen afvinken
2 personen
39
Startnummers uitdelen
2 personen
40
Baan en veiligheidsregels uitleggen
2 personen
41
Warming-up begeleiden
2 personen
42
Proefstarts uitvoeren
3 personen
43
Wedstrijdheats begeleiden
5 personen
44
Tijden registreren
2 personen
45
Rondes omroepen
46
Veiligheid langs de baan bewaken
4 personen
47
Deelnemers naar start begeleiden
2 personen
48
Fietsen en materiaal controleren
2 personen
49
Koffie en thee serveren
2 personen
50
Hapjes serveren
2 personen
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Afvalbakken legen
2 personen
53
Uitslagen controleren
2 personen
54
Prijsuitreiking voorbereiden
2 personen
55
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
56
Einduitslagen publiceren
57
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

58
Baan vrijmaken
4 personen
59
Wedstrijdmateriaal verzamelen
4 personen
60
Catering opruimen
3 personen
61
Servies afwassen
3 personen
62
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
63
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
64
Terrein schoonmaken
4 personen
65
Geleende materialen retourneren
2 personen
66
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
67
Uitslagen en foto's versturen
68
Inschrijvingsgegevens archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Statafelsaantal 4
Tafelkledenaantal 8
Afzethekkenaantal 24
Garderoberekkenaantal 2

Sportmateriaal

Startnummersaantal 80
Startnummerhoudersaantal 40
Pionnenaantal 30
Baanmarkeringstapeaantal 6
Trainingshesjesaantal 20
Reservefietspompenaantal 4
Bandenlichtersaantal 8
Fietsgereedschapssetsaantal 3
Reservebinnenbandenaantal 12
Fietsstandaardsaantal 12

Apparatuur

Elektronische tijdwaarneming
Stopwatchesaantal 4
Laptopaantal 2
Tabletsaantal 3
Printer
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Megafoonaantal 2
Portofoonsaantal 8
Oplaadstationsaantal 3
Mobiele fotocameraaantal 2
Reservebatterijenaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Schenk kannenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveertangenaantal 6
Koelelementenaantal 24

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Landenvlaggenaantal 12
Startbord
Finishbord
Podiumblokkenaantal 3
Medaillelintenaantal 12

Verlichting

LED-bouwlampenaantal 6
Kabelmattenaantal 8

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 4
Vloertrekkersaantal 2
Emmersaantal 4
Microvezeldoekenaantal 20
Afvalbakkenaantal 8
Handschoenenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het format vast voordat je deelnemers uitnodigt. Noteer onder meer het aantal renners per ploeg, de startvolgorde en de manier waarop tijden en winnaars worden bepaald; anders moet je inschrijvingen later opnieuw verwerken.
Reserveer de baan en controleer vergunningen, verzekering en medische ondersteuning zodra de datum bekend is. Regel officials, jury en vrijwilligers uiterlijk enkele weken vooraf, zodat je op de wedstrijddag geen cruciale rollen hoeft te improviseren.
Sluit de inschrijving niet pas op de wedstrijddag. Controleer deelnemersgegevens en dieetwensen vooraf, maak daarna de startlijst en publiceer die tijdig; druk ook een wedstrijdschema achter de hand voor wijzigingen op locatie.
Test elektronische tijdwaarneming, stopwatches, laptop, tablets en printer vooraf samen in één volledige proef. Laad accu’s op, leg reservebatterijen en verlengkabels klaar en wijs één persoon aan die storingen tijdens de wedstrijd oplost.
Plan de terreincontrole vóór de eerste ploeg arriveert. Maak de baan schoon, controleer pionnen en baanmarkeringstape, zet de publieksruimte af en plaats portofoons of een megafoon zodat officials en vrijwilligers dezelfde instructies horen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een ploegenachtervolging organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken van tevoren met het format, de datum en de baanreservering. Plan vergunningen, verzekering, officials en medische ondersteuning direct daarna; de startlijst en het wedstrijdschema maak je pas nadat de inschrijving is gecontroleerd.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een ploegenachtervolging?: Reken op minimaal 1 coördinator, 2 tot 4 officials of juryleden, mensen voor start en finish, baanposten en ontvangst. Bij een groter deelnemersveld heb je extra baanposten en een aparte persoon voor timing en uitslagen nodig.
Wanneer maak je de startlijst voor een ploegenachtervolging?: Maak de startlijst nadat de inschrijving is gesloten en deelnemersgegevens zijn gecontroleerd, bij voorkeur 3 tot 7 dagen voor de wedstrijd. Publiceer daarna het schema en neem een geprinte versie mee voor last-minute wijzigingen.
Hoe test je de tijdwaarneming voor een ploegenachtervolging?: Voer uiterlijk de dag ervoor een volledige test uit met de elektronische tijdwaarneming, stopwatches, laptop, tablets en printer. Controleer tegelijk accu’s, reservebatterijen, verlengkabels en de overdracht van tijden naar de uitslag.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.