Organiser une poursuite par équipes, étape par étape
Une poursuite par équipes se prépare d’abord comme une compétition, puis comme un événement accueillant du public. Commence par fixer le format, la date et le parcours avant d’ouvrir les inscriptions. Les autorisations, l’assurance, le règlement, le chronométrage et le soutien médical doivent être réglés plusieurs semaines à l’avance. La dernière semaine sert surtout à confirmer les participants, répartir les bénévoles et tester chaque équipement.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Définir le format de la compétition
2 personnes
- 2
Réserver la date et le parcours
- 3
Vérifier les autorisations
- 4
Vérifier l’assurance
- 5
Établir le règlement du concours
2 personnes
- 6
Envoyer les invitations
2 personnes
- 7
Traiter les inscriptions
- 8
Recueillir les besoins alimentaires
- 9
Constituer les officiels et le jury
2 personnes
- 10
Réserver un soutien médical
- 11
Recruter des bénévoles
2 personnes
- 12
Répartir les bénévoles
2 personnes
- 13
Établir la liste de départ
2 personnes
- 14
Publier la liste de départ
- 15
Vérifier les données des participants
2 personnes
- 16
Imprimer le programme de course
- 17
Commander les courses
- 18
Récupérer les courses
2 personnes
- 19
Refroidir les boissons
2 personnes
- 20
Vérifier le matériel
2 personnes
- 21
Tester le matériel de chronométrage
2 personnes
- 22
Recharger les batteries
- 23
Inspecter le site
2 personnes
- 24
Nettoyer la piste
4 personnes
- 25
Balisage de l’espace public
4 personnes
- 26
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 27
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
- 28
Installer la table du jury
2 personnes
- 29
Installer le marquage de départ et d’arrivée
3 personnes
- 30
Mettre en place les cônes et les barrières
4 personnes
- 31
Préparer les numéros de course
2 personnes
- 32
Aménager le poste de matériel
2 personnes
- 33
Monter le buffet traiteur
3 personnes
- 34
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 35
Briefer les bénévoles
2 personnes
- 36
Briefer les officiels
2 personnes
Événement
- 37
Accueillir les participants
3 personnes
- 38
Cocher les inscriptions
2 personnes
- 39
Distribuer les dossards
2 personnes
- 40
Expliquer la piste et les consignes de sécurité
2 personnes
- 41
Animer l'échauffement
2 personnes
- 42
Effectuer les départs d’essai
3 personnes
- 43
Encadrer les manches de compétition
5 personnes
- 44
Enregistrement des horaires
2 personnes
- 45
Annoncer les tours
- 46
Surveiller la sécurité le long du parcours
4 personnes
- 47
Accompagner les participants au départ
2 personnes
- 48
Vérifier les vélos et le matériel
2 personnes
- 49
Servir le café et le thé
2 personnes
- 50
Servir des amuse-bouches
2 personnes
- 51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 52
Vider les poubelles
2 personnes
- 53
Vérifier les résultats
2 personnes
- 54
Préparer la remise des prix
2 personnes
- 55
Assurer la remise des prix
3 personnes
- 56
Publier les résultats finaux
- 57
Saluer les participants à leur départ
2 personnes
Suivi
- 58
Dégager le parcours
4 personnes
- 59
Rassembler le matériel de compétition
4 personnes
- 60
Ranger le service traiteur
3 personnes
- 61
Faire la vaisselle
3 personnes
- 62
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
- 63
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
- 64
Nettoyer le site
4 personnes
- 65
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
- 66
Ranger le stock restant
2 personnes
- 67
Envoyer les résultats et les photos
- 68
Archiver les données d'inscription
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables pliantesqté 8
- Chaisesqté 40
- Tables hautesqté 4
- Nappesqté 8
- Barrières de sécuritéqté 24
- Portantsqté 2
Matériel de sport
- Numéros de départqté 80
- Porte-dossardsqté 40
- Cônesqté 30
- Ruban de marquage de pisteqté 6
- Chasubles d’entraînementqté 20
- Pompes à vélo de rechangeqté 4
- Démonte-pneusqté 8
- Kits d’outils pour véloqté 3
- Chambres à air de rechangeqté 12
- Supports à vélosqté 12
Équipement
- Chronométrage électronique
- Chronomètresqté 4
- Ordinateur portableqté 2
- Tablettesqté 3
- Imprimante
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Mégaphoneqté 2
- Talkies-walkiesqté 8
- Stations de rechargeqté 3
- Caméra photo mobileqté 2
- Piles de rechangeqté 12
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 120
- Tasses à caféqté 50
- Assiettesqté 80
- Couvertsqté 80
- Plateaux de serviceqté 12
- Pichets de serviceqté 8
Cuisine
- Glacièresqté 6
- Thermosqté 6
- Machines à caféqté 3
- Bouilloiresqté 2
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de cuisineqté 4
- Pinces de serviceqté 6
- Pains de glaceqté 24
Décoration
- Guirlandes de fanionsqté 8
- Drapeaux des paysqté 12
- Banderole de départ
- Panneau d’arrivée
- Blocs de podiumqté 3
- Rubans de médailleqté 12
Éclairage
- Projecteurs de chantier LEDqté 6
- Passe-câblesqté 8
Nettoyage
- Sets de balaiqté 4
- Raclettes de solqté 2
- Seauxqté 4
- Chiffons microfibresqté 20
- Poubellesqté 8
- Gantsqté 12
Catering
- Courses
Conseils
- Fixe le format de la compétition avant de réserver le parcours : précise le nombre d’équipes, les distances, les horaires de départ et les règles de classement. Sans ces décisions, les inscriptions et la liste de départ changent encore au dernier moment.
- Lance les inscriptions dès que le règlement est prêt et demande en même temps les besoins alimentaires. Prévois une date limite au moins 7 jours avant la course pour pouvoir établir les équipes, vérifier les données et préparer les dossards.
- Ne laisse pas le chronométrage au jour J : teste le matériel électronique, les chronomètres, l’ordinateur et l’imprimante au moins 48 heures avant. Recharge les batteries et garde des piles de rechange pour les appareils qui ne peuvent pas être branchés.
- Répartis les bénévoles par postes avec un responsable identifié pour chaque zone : départ, parcours, arrivée, ravitaillement et accueil. Les talkies-walkies et le mégaphone deviennent indispensables dès que les équipes sont dispersées sur le parcours.
- Inspecte le site la veille et traite les points souvent oubliés : ruban de marquage, cônes, barrières, supports à vélos et accès du public. Prépare aussi les chambres à air, pompes, démonte-pneus et kits d’outils afin qu’une crevaison ne bloque pas la course.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser une poursuite par équipes ?
- Prévois au moins 6 à 8 semaines pour une organisation fluide. Ce délai laisse le temps d’obtenir les autorisations, de vérifier l’assurance, de réserver le parcours et de recruter les bénévoles.
- Quand faut-il envoyer les invitations pour une poursuite par équipes ?
- Envoie-les dès que le format, la date et le règlement sont arrêtés, idéalement 4 à 6 semaines avant la course. Fixe la clôture des inscriptions environ 7 jours avant l’événement pour préparer la liste de départ.
- Combien de bénévoles faut-il prévoir ?
- Prévois au minimum un responsable pour chaque zone sensible et ajoute une personne de réserve par équipe de postes. Pour une petite course, commence avec 8 à 12 bénévoles, puis augmente ce nombre si le parcours est long ou ouvert au public.
- Quand tester le chronométrage et les batteries ?
- Fais un test complet 48 heures avant le départ, puis vérifie les branchements et les batteries le matin même. Prépare aussi des chronomètres de secours, des piles et une solution papier si le système électronique tombe en panne.
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