Eine Mannschaftsverfolgung Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Mannschaftsverfolgung entscheidet eine klare Reihenfolge über den Ablauf: Zuerst legst du Format, Datum und Bahn fest, danach folgen Genehmigungen, Reglement und Einladungen. Sobald die Anmeldungen vorliegen, planst du Startliste, Jury, medizinische Betreuung und Helfer. In der letzten Woche prüfst du Strecke, Material und Zeitmessung. Am Veranstaltungstag brauchen Startbereich, Publikumszone und Fahrradservice feste Zuständigkeiten.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Wettkampfformat festlegen
2 Personen
- 2
Datum und Bahn reservieren
- 3
Genehmigungen prüfen
- 4
Versicherung prüfen
- 5
Wettkampfreglement erstellen
2 Personen
- 6
Einladungen verschicken
2 Personen
- 7
Anmeldungen bearbeiten
- 8
Ernährungswünsche erfassen
- 9
Offizielle und Jury festlegen
2 Personen
- 10
Medizinische Betreuung reservieren
- 11
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
- 12
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 13
Startliste erstellen
2 Personen
- 14
Startliste veröffentlichen
- 15
Teilnehmerdaten prüfen
2 Personen
- 16
Spielplan drucken
- 17
Einkäufe bestellen
- 18
Einkäufe abholen
2 Personen
- 19
Getränke kühlen
2 Personen
- 20
Materialien prüfen
2 Personen
- 21
Timingausrüstung testen
2 Personen
- 22
Akkus aufladen
- 23
Gelände inspizieren
2 Personen
- 24
Strecke reinigen
4 Personen
- 25
Publikumsbereich absperren
4 Personen
- 26
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 27
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
- 28
Jurytisch einrichten
2 Personen
- 29
Start- und Ziellinie markieren
3 Personen
- 30
Pylonen und Absperrgitter aufstellen
4 Personen
- 31
Wettkampfnummern bereitlegen
2 Personen
- 32
Materialausgabe einrichten
2 Personen
- 33
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
- 34
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
- 35
Freiwillige einweisen
2 Personen
- 36
Offizielle briefen
2 Personen
Event
- 37
Teilnehmende empfangen
3 Personen
- 38
Anmeldungen abhaken
2 Personen
- 39
Startnummern ausgeben
2 Personen
- 40
Bahn und Sicherheitsregeln erklären
2 Personen
- 41
Aufwärmen betreuen
2 Personen
- 42
Probe-Starts durchführen
3 Personen
- 43
Wettkampfläufe betreuen
5 Personen
- 44
Zeiten erfassen
2 Personen
- 45
Runden ansagen
- 46
Sicherheit entlang der Strecke überwachen
4 Personen
- 47
Teilnehmer zum Start begleiten
2 Personen
- 48
Fahrräder und Material prüfen
2 Personen
- 49
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 50
Snacks servieren
2 Personen
- 51
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 52
Mülleimer leeren
2 Personen
- 53
Ergebnisse prüfen
2 Personen
- 54
Preisverleihung vorbereiten
2 Personen
- 55
Preisverleihung durchführen
3 Personen
- 56
Endergebnisse veröffentlichen
- 57
Teilnehmende verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 58
Strecke freimachen
4 Personen
- 59
Spielmaterial zusammenstellen
4 Personen
- 60
Catering aufräumen
3 Personen
- 61
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 62
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 63
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
- 64
Gelände reinigen
4 Personen
- 65
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 66
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
- 67
Ergebnisse und Fotos versenden
- 68
Anmeldedaten archivieren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KlappischeAnz. 8
- StühleAnz. 40
- StehtischeAnz. 4
- TischdeckenAnz. 8
- AbsperrgitterAnz. 24
- GarderobenständerAnz. 2
Sportmaterial
- StartnummernAnz. 80
- StartnummernhalterAnz. 40
- KegelAnz. 30
- BahnenmarkierungsbandAnz. 6
- TrainingswestenAnz. 20
- Ersatz-FahrradpumpenAnz. 4
- ReifenheberAnz. 8
- FahrradreparatursetsAnz. 3
- ErsatzschläucheAnz. 12
- FahrradständerAnz. 12
Ausstattung
- Elektronische Zeitmessung
- StoppuhrenAnz. 4
- LaptopAnz. 2
- TabletsAnz. 3
- Drucker
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- MegafonAnz. 2
- FunkgeräteAnz. 8
- LadestationenAnz. 3
- Mobile FotokameraAnz. 2
- ErsatzbatterienAnz. 12
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 120
- KaffeetassenAnz. 50
- TellerAnz. 80
- BestecksetsAnz. 80
- ServierschalenAnz. 12
- AusgießkannenAnz. 8
Küche
- KühlboxenAnz. 6
- ThermoskannenAnz. 6
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 2
- SchneidebretterAnz. 4
- KüchenmesserAnz. 4
- ServierzangenAnz. 6
- KühlelementeAnz. 24
Dekoration
- WimpelkettenAnz. 8
- LänderflaggenAnz. 12
- Starttafel
- Ziellinie
- BühnenblöckeAnz. 3
- MedaillenbänderAnz. 12
Beleuchtung
- LED-BaustrahlerAnz. 6
- KabelmattenAnz. 8
Reinigung
- BesensetsAnz. 4
- BodenabzieherAnz. 2
- EimerAnz. 4
- MikrofasertücherAnz. 20
- AbfallbehälterAnz. 8
- HandschuheAnz. 12
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege das Wettkampfformat fest, bevor du Einladungen verschickst. Definiere dabei Teamgröße, Anzahl der Läufe und die Wertung, damit die Startliste später nicht neu aufgebaut werden muss.
- Reserviere Datum und Bahn frühzeitig und prüfe Genehmigungen sowie Versicherung spätestens mehrere Wochen vor dem Termin. Eine fehlende Freigabe kann den gesamten Ablauf kurzfristig stoppen.
- Erfasse bei der Anmeldung neben den Teilnehmerdaten auch Ernährungswünsche und veröffentliche die geprüfte Startliste rechtzeitig. Plane mindestens einen Ausdruck für die Wettkampfleitung und einen weiteren für den Infopunkt ein.
- Teste die elektronische Zeitmessung, Stoppuhren, Laptop und Funkgeräte nicht erst am Wettkampftag. Lade Akkus und Ersatzbatterien am Vortag und halte eine manuelle Zeitnahme als Ausweichlösung bereit.
- Kontrolliere Strecke und Gelände am Morgen, bevor Publikum und Teams eintreffen. Absperrgitter, Markierungsband, Fahrradständer sowie Pumpen und Reparatursets müssen dort liegen, wo sie tatsächlich gebraucht werden.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man eine Mannschaftsverfolgung planen?
- Beginne idealerweise mindestens 6 bis 8 Wochen vorher. Bahnreservierung, Genehmigungen, medizinische Betreuung und die Rekrutierung von Freiwilligen brauchen meist mehr Vorlauf als die eigentliche Materialvorbereitung.
- Wann sollte die Startliste veröffentlicht werden?
- Veröffentliche die geprüfte Startliste spätestens 3 bis 5 Tage vor dem Wettkampf. So können Teams Fehler bei Namen, Daten oder Startzuordnung melden, ohne dass am Veranstaltungstag hektische Änderungen nötig werden.
- Wie viele Helfer braucht eine Mannschaftsverfolgung?
- Plane mindestens eine verantwortliche Person für Wettkampfleitung und Zeitmessung, eine Person für den Startbereich, Helfer für die Strecke sowie eine Ansprechperson für Erste Hilfe. Die genaue Zahl hängt von Bahn, Teilnehmerzahl und Publikumsbereich ab.
- Wann muss die Zeitmessung getestet werden?
- Führe einen vollständigen Test spätestens am Vortag durch und wiederhole die Kontrolle vor dem ersten Lauf. Prüfe Stromversorgung, Kabel, Software, Funkgeräte, Akkus und die manuelle Stoppuhr als Backup.
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