Pleinfeest organiseren: checklist en planning

Een pleinfeest vraagt meer voorbereiding dan alleen tafels, eten en muziek klaarzetten. Je moet de locatie, stroom, vergunningen en afspraken met leveranciers vroeg vastleggen, terwijl programma, vrijwilligers en aanmeldingen later samenkomen. Deze checklist helpt je het werk over 84 taken te verdelen en voorkomt dat je op de dag zelf nog materiaal, koeling of betaalmiddelen moet regelen. Gebruik de vaste taken- en spullenlijsten als leidraad en werk van grote randvoorwaarden naar de laatste boodschappen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Vergunningen controleren
Locatie en stroompunten bekijken
2 personen
Reserveringen maken
Leveranciers bevestigen
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers werven
2 personen
Taken onder vrijwilligers verdelen
2 personen
Draaiboek en plattegrond maken
2 personen
Weersverwachting controleren
Definitieve aantallen bepalen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Materiaalvoorraad controleren
2 personen
Ontbrekende materialen reserveren
Programma en tijden publiceren
Buren informeren
EHBO- en veiligheidsplan maken
2 personen
Contantgeld en betaalmiddelen regelen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Groenten en fruit wassen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Sauzen en dressings klaarzetten
2 personen
Allergenen apart verpakken
2 personen
Servies en glaswerk controleren
2 personen
Naamkaartjes en bewegwijzering maken
2 personen
Weersbescherming klaarzetten
2 personen
Terrein inspecteren
2 personen
Terrein afzetten
2 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Buffet- en baropstelling maken
3 personen
Stroom aansluiten
2 personen
Geluidsapparatuur installeren
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Afvalpunten inrichten
2 personen
Toiletten controleren
Buffet vullen
4 personen
Bar bevoorraden
3 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Betaalpunt inrichten
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Teambriefing houden
8 personen

Event

Bezoekers ontvangen
3 personen
Programma aankondigen
Muziek verzorgen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Kinderactiviteiten begeleiden
3 personen
Dranken uitgeven
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Tafels afruimen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
Allergeneninformatie beantwoorden
Programmaonderdelen begeleiden
2 personen
Avondmaaltijd serveren
4 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Lichtniveau controleren
Laatste ronde aankondigen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Voedsel veilig verpakken
3 personen
Bar en buffet leeghalen
3 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval sorteren
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Partytenten afbreken
6 personen
Verlichting en kabels opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven drank opslaan
2 personen
Afval afvoeren
2 personen
Betalingen en bonnetjes archiveren
Gevonden voorwerpen bewaren
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Biertafelsaantal 10
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 8
Buffettafelsaantal 4
Barbladenaantal 2
Parasolsaantal 3

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Dinerbordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Soepkommenaantal 80
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 4

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
IJsblokjesbakkenaantal 4
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Kabelgotenaantal 12
Handtruck
Brandblussersaantal 2
EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 4
Portofoonsaantal 4

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
Ledlampenaantal 12
Batterijlantaarnsaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 10
Ballonnenaantal 150
Ballonpompaantal 2
Tafelkledenaantal 16
Bloemstukkenaantal 10
Welkomstbord
Programmapostersaantal 8
Pijlbordenaantal 8
Naamkaartjesaantal 100

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Opslagbakkenaantal 12
Koelmattenaantal 8
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4
Ovenwantenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalzakhoudersaantal 8
Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Vuilnisgrijpersaantal 3
Handzeepdispensersaantal 4
Papieren handdoekdispensersaantal 4

Sportmateriaal

Ringwerpsetsaantal 2
Ballenaantal 8
Krijtaantal 6
Springtouwenaantal 6
Spelmattenaantal 4
Pionnenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Begin minstens 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma, locatie en vergunningen. Controleer meteen waar stroompunten zitten en of verlengkabels, stekkerdozen en kabelgoten nodig zijn.
Maak 4 tot 6 weken vooraf een plattegrond met partytenten, tafels, stoelen, buffet, bar, luidsprekers en looproutes. Plan ook een plek voor afval, EHBO en eventuele koelboxen.
Verstuur uitnodigingen uiterlijk 3 weken vooraf en sluit de aanmeldingen ongeveer 7 dagen voor het pleinfeest. Verzamel tegelijk dieetwensen, zodat je de definitieve aantallen en boodschappen niet op gevoel hoeft te bepalen.
Bevestig leveranciers en vrijwilligers 1 tot 2 weken vooraf schriftelijk. Verdeel de ontvangst, opbouw, bar, buffet, muziek, veiligheid en opruimen over concrete personen met een starttijd.
Controleer 1 dag vooraf het weer, de materiaalvoorraad en de betaalmiddelen. Koel dranken op tijd, was groenten en fruit, bereid hapjes voor en test microfoon, mengpaneel en luidsprekers voordat bezoekers komen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een pleinfeest organiseren?: Begin 8 tot 12 weken vooraf met de datum, locatie, vergunningen en het programma. Reserveer materiaal en leveranciers bij voorkeur uiterlijk 4 weken voor het feest.
Wanneer moet ik de definitieve aantallen voor een pleinfeest bepalen?: Verwerk aanmeldingen tot ongeveer 7 dagen vooraf en bepaal daarna de definitieve aantallen. Controleer vervolgens de boodschappen, het servies, de zitplaatsen en de hoeveelheid drank.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een pleinfeest?: Plan minimaal 1 coördinator, 2 mensen voor opbouw, 2 voor bar of buffet, 1 voor muziek en 2 voor opruimen. Bij een groter programma voeg je per extra taakgebied minstens 1 verantwoordelijke toe.
Wat moet ik de dag voor een pleinfeest nog regelen?: Controleer 1 dag vooraf de weersverwachting, materialen, stroomvoorziening, contantgeld en betaalmiddelen. Koel dranken, bereid hapjes voor en test de geluidsapparatuur zodat je op de dag zelf alleen hoeft op te bouwen en bij te sturen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.