Platzfest organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Platzfest braucht mehr als Tische, Getränke und ein Programm. Kläre zuerst Datum, Genehmigungen, Stromanschlüsse und Reservierungen, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldungen, Helfer, Grundriss, Sicherheitsplan und die genaue Materialplanung. Am Veranstaltungstag zählen vor allem gekühlte Getränke, vorbereitete Speisen, sichere Kabelwege und ein klarer Ablauf. Diese Checkliste führt dich Schritt für Schritt durch die Vorbereitung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Programm festlegen
2 Personen
Genehmigungen prüfen
Location und Stromanschlüsse prüfen
2 Personen
Reservierungen vornehmen
Lieferanten bestätigen
Einladungen gestalten
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Aufgaben unter den Freiwilligen verteilen
2 Personen
Ablaufplan und Grundriss erstellen
2 Personen
Wettervorhersage prüfen
Endgültige Zahlen festlegen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Materialbestand überprüfen
2 Personen
Fehlende Materialien reservieren
Programm und Zeiten veröffentlichen
Nachbarn informieren
Erste-Hilfe- und Sicherheitsplan erstellen
2 Personen
Bargeld und Zahlungsmittel organisieren
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Gemüse und Obst waschen
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Saucen und Dressings bereitstellen
2 Personen
Allergene separat verpacken
2 Personen
Geschirr und Glaswaren prüfen
2 Personen
Namensschilder und Wegweiser erstellen
2 Personen
Wetterschutz bereitstellen
2 Personen
Gelände inspizieren
2 Personen
Gelände absperren
2 Personen
Partyzelte aufbauen
6 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Buffet- und Baraufbau machen
3 Personen
Strom anschließen
2 Personen
Beschallungsanlage installieren
2 Personen
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Abfallstationen einrichten
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Buffet auffüllen
4 Personen
Bar auffüllen
3 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Zahlstelle einrichten
2 Personen
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
Teambriefing durchführen
8 Personen

Event

Besucher empfangen
3 Personen
Programm ankündigen
Musik organisieren
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Kinderaktivitäten betreuen
3 Personen
Getränke ausgeben
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Buffet auffüllen
3 Personen
Tische abräumen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten zwischendurch kontrollieren
Allergeninformationen beantworten
Programmpunkte betreuen
2 Personen
Abendessen servieren
4 Personen
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
Lichtniveau prüfen
Letzte Runde ankündigen
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Tonanlage ausschalten
2 Personen
Lebensmittel sicher verpacken
3 Personen
Bar und Buffet leerräumen
3 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Abfall trennen
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Partyzelte abbauen
6 Personen
Beleuchtung und Kabel aufräumen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Gelände reinigen
4 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebene Getränke aufbewahren
2 Personen
Abfall entsorgen
2 Personen
Zahlungen und Belege archivieren
Fundgegenstände aufbewahren
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
BiertischeAnz. 10
KlappischeAnz. 6
KlappstühleAnz. 80
BarhockerAnz. 8
BuffetischeAnz. 4
BarunterlagenAnz. 2
SonnenschirmeAnz. 3

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 150
KaffeetassenAnz. 80
Dinner-TellerAnz. 100
DesserttellerAnz. 100
SuppenschalenAnz. 80
BestecksetsAnz. 120
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
KaffeekannenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 4

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 6
EiswürfelbehälterAnz. 4
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
MikrofonAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
KabelkanäleAnz. 12
Handwagen
FeuerlöscherAnz. 2
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
TaschenlampenAnz. 4
FunkgeräteAnz. 4

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 8
LED-LampenAnz. 12
BatterielaternenAnz. 6

Dekoration

WimpelkettenAnz. 10
BallonsAnz. 150
BallonpumpeAnz. 2
TischdeckenAnz. 16
BlumenarrangementsAnz. 10
Willkommensschild
Programmatische PosterAnz. 8
WegweiserAnz. 8
NamensschilderAnz. 100

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 6
RührschüsselnAnz. 6
MessbecherAnz. 3
AufbewahrungsboxenAnz. 12
KühlmattenAnz. 8
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 4
OfenhandschuheAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
MüllbeutelhalterAnz. 8
PutzeimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
MüllgreiferAnz. 3
HandseifenspenderAnz. 4
PapierhandtuchspenderAnz. 4

Sportmaterial

RingwurfsätzeAnz. 2
BälleAnz. 8
KreideAnz. 6
SpringseileAnz. 6
SpielmattenAnz. 4
KegelAnz. 20

Catering

Einkäufe

Tipps

Prüfe Genehmigungen, Stromanschlüsse und die Information der Nachbarschaft spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Platzfest. So bleibt Zeit, fehlende Unterlagen oder zusätzliche Anschlüsse zu organisieren.
Lege die Helferaufgaben nicht erst am Veranstaltungstag fest. Plane mindestens 1 verantwortliche Person für Aufbau, Küche, Technik, Kasse und Abbau ein und teile die Schichten schriftlich zu.
Erstelle den Grundriss mit Partyzelten, Biertischen, Klapptischen, Stühlen, Buffet und Technik. Markiere Kabelkanäle sowie Flucht- und Rettungswege, bevor Möbel und Lautsprecher geliefert werden.
Ermittle 3 bis 5 Tage vorher die endgültige Gästezahl und gleiche sie mit Geschirr, Gläsern, Kühlboxen und Sitzplätzen ab. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche, damit beim Buffet passende Speisen vorhanden sind.
Kühle Getränke mehrere Stunden vor Beginn und bereite Gemüse, Obst und Snacks frühzeitig vor. Stelle außerdem Thermoskannen, Kaffeekannen, Kaffeemaschinen, Wasserkocher und Eiswürfelbehälter an einem festen Ausgabeplatz bereit.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Platzfest anmelden?: Prüfe Genehmigungen und mögliche Auflagen mindestens 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. Bei öffentlichem Platz, Musik oder zusätzlichem Strom können weitere Anträge nötig sein.
Wie viele Helfer braucht man für ein Platzfest?: Plane mindestens 1 verantwortliche Person je Bereich ein: Aufbau, Essen und Getränke, Technik, Kasse sowie Abbau. Für größere Gruppen sollten zusätzlich 2 bis 4 Helfer in Schichten eingeplant werden.
Wann soll man die Getränke für ein Platzfest kühlen?: Stelle die Getränke mindestens 3 bis 4 Stunden vor Beginn kalt. Prüfe vorher, ob Kühlboxen und Eiswürfelbehälter für die erwartete Gästezahl ausreichen.
Wann verschickt man die Einladungen zum Platzfest?: Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vorher und bitte um Rückmeldung bis spätestens 7 Tage vor dem Fest. So kannst du Essen, Getränke, Geschirr und Sitzplätze rechtzeitig anpassen.

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