Checklist pour organiser une fête de quartier

Une fête de quartier se prépare bien avant l’installation des tables. Cette checklist vous aide à suivre l’ordre des démarches : choisir la date, vérifier les autorisations, coordonner les bénévoles et confirmer les fournisseurs. Elle couvre aussi les points souvent oubliés, comme les besoins alimentaires, les prises électriques, le paiement, la météo et le refroidissement des boissons. Utilisez-la pour répartir les responsabilités et garder une vue claire jusqu’au jour de la fête.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Vérifier les autorisations
Vérifier le lieu et les points d’alimentation
2 personnes
Faire les réservations
Confirmer les fournisseurs
Concevoir les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les tâches entre les bénévoles
2 personnes
Élaborer le déroulé et le plan
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Déterminer les quantités finales
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Vérifier le stock de matériel
2 personnes
Réserver les fournitures manquantes
Publier le programme et les horaires
Informer les voisins
Élaborer le plan de premiers secours et de sécurité
2 personnes
Prévoir l’argent liquide et les moyens de paiement
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Laver les légumes et les fruits
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer les sauces et les dressings
2 personnes
Emballer séparément les allergènes
2 personnes
Vérifier la vaisselle et le verrerie
2 personnes
Créer les badges nominatifs et la signalétique
2 personnes
Installer la protection contre les intempéries
2 personnes
Inspecter le site
2 personnes
Balisage du site
2 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le buffet et le bar
3 personnes
Brancher l’électricité
2 personnes
Installer l’équipement sonore
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes
Remplir le buffet
4 personnes
Réapprovisionner le bar
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Installer le point de paiement
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Faire le briefing d’équipe
8 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
3 personnes
Annoncer le programme
Fournir la musique
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Encadrer les activités pour enfants
3 personnes
Distribuer les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Dégager les tables
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Répondre aux informations sur les allergènes
Animer les différents temps du programme
2 personnes
Servir le dîner
4 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Vérifier le niveau d’éclairage
Annoncer le dernier tour
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Emballer les aliments en toute sécurité
3 personnes
Vider le bar et le buffet
3 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Démonter les tentes de fête
6 personnes
Ranger l’éclairage et les câbles
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Stocker les boissons restantes
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Archiver les paiements et les reçus
Conserver les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables de bièreqté 10
Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 80
Tabourets de barqté 8
Tables de buffetqté 4
Sous-mains de barqté 2
Parasolsqté 3

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettes de dînerqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Bol à soupeqté 80
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 4

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 4
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphoneqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Goulottes de câblesqté 12
Diable
Extincteursqté 2
Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 4
Talkies-walkiesqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 12
Lampes à pilesqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 10
Ballonsqté 150
Pompe à ballonsqté 2
Nappesqté 16
Compositions floralesqté 10
Panneau d’accueil
Affiches du programmeqté 8
Panneaux indicateursqté 8
Badges nominatifsqté 100

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 3
Bacs de rangementqté 12
Tapis rafraîchissantsqté 8
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4
Gants de cuisineqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Supports de sacs poubelleqté 8
Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Pinces à déchetsqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Distributeurs de serviettes en papierqté 4

Matériel de sport

Jeux de lancer d'anneauxqté 2
Ballonsqté 8
Craieqté 6
Cordes à sauterqté 6
Tapis de jeuqté 4
Cônesqté 20

Catering

Courses

Conseils

Commencez par les autorisations et le lieu : vérifiez au moins 6 à 8 semaines avant la fête les règles applicables, les points d’alimentation électrique et les besoins en tentes, tables et éclairage.
Fixez une date limite d’inscription, idéalement 10 à 14 jours avant l’événement. Vous pourrez alors estimer les quantités de nourriture, les boissons, les assiettes, les verres et les couverts.
Répartissez les bénévoles par créneaux d’au moins 2 heures, avec une personne responsable de l’accueil, du buffet, des boissons, du rangement et de la sécurité. Sans planning nominatif, les mêmes personnes restent souvent mobilisées toute la journée.
Publiez les horaires et le programme au plus tard 5 à 7 jours avant la fête, puis informez les voisins du bruit, des horaires et de l’accès au lieu. Vérifiez aussi les prévisions météo 48 heures avant pour décider de l’installation des parasols ou des tentes.
Préparez la logistique la veille : refroidissez les boissons, lavez les fruits et légumes, contrôlez les rallonges et multiprises, puis rassemblez les câbles dans des goulottes. Prévoyez également de l’argent liquide et testez les moyens de paiement avant l’arrivée des participants.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une fête de quartier ?: Commencez 6 à 8 semaines avant la date prévue. Ce délai permet de vérifier les autorisations, réserver le matériel, confirmer les fournisseurs et recruter suffisamment de bénévoles.
Combien de bénévoles faut-il pour une fête de quartier ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil, 1 pour les boissons, 2 pour le buffet et 2 pour l’installation et le rangement, par créneau de 2 heures. Ajoutez une personne référente pour coordonner l’ensemble.
Quand acheter les boissons et préparer la nourriture ?: Déterminez les quantités finales 7 à 10 jours avant, après la clôture des inscriptions. Achetez les produits frais 1 à 2 jours avant, puis refroidissez les boissons et préparez les encas la veille.
Que vérifier la veille d’une fête de quartier ?: Contrôlez le stock de matériel, les prises et rallonges, les horaires des fournisseurs, la météo et le plan de premiers secours. Préparez aussi les tables, la vaisselle, les moyens de paiement et les boissons au moins la veille.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.