Checklist voor een goed georganiseerde plantenruilbeurs
Een plantenruilbeurs vraagt vooral om een duidelijke indeling en regels die deelnemers vooraf kunnen lezen. Leg vast hoeveel planten iemand meeneemt, hoe het ruilen verloopt en waar registratie, planten en koffie komen te staan. Regel vrijwilligers niet alleen voor de ontvangst, maar ook voor het verplaatsen van kratten en het bewaken van de ruilzones. Met deze checklist werk je van datum en aanmeldingen naar een overzichtelijke beursdag.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en tijden bevestigen
Locatie reserveren
Deelnemersformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Ruilregels publiceren
Vrijwilligers indelen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Ruilformulieren printen
Routebordjes maken
Plantenbakken klaarzetten
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
2 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Ruilzones markeren
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Plantenlabels klaarleggen
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Infotafel inrichten
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Event
Deelnemers ontvangen
3 personen
Planten registreren
2 personen
Planten sorteren
3 personen
Ruilen begeleiden
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Werktafels netjes houden
2 personen
Laatste ruilronde begeleiden
2 personen
Overgebleven planten verdelen
2 personen
Nazorg
Planten en materialen inpakken
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen retourneren
2 personen
Restanten opruimen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Klaptafelsaantal 8
- Stoelenaantal 40
- Krukkenaantal 6
- Tafelkledenaantal 8
- Krattenaantal 20
- Plantenbakkenaantal 30
- Transportkarrenaantal 2
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 60
- Koffiekopjesaantal 40
- Bordenaantal 50
- Besteksetsaantal 50
- Schenkkanaantal 4
- Thermoskannenaantal 4
Keuken
- Waterkokersaantal 2
- Snijplankenaantal 2
- Broodmessenaantal 2
- Serveerlepelsaantal 4
- Gieteraantal 4
- Plantenschepjesaantal 6
- Werkhandschoenenaantal 8
Apparatuur
- Koelboxenaantal 3
- Verlengkabelsaantal 3
- Stekkerdozenaantal 3
- Weegschalenaantal 2
- Handmicrofoon
Decoratie
- Informatiebordenaantal 6
- Tafelbordjesaantal 10
- Vlaggenlijnenaantal 4
- Naamkaarthoudersaantal 40
- Pijlbordjesaantal 8
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Emmersaantal 3
- Schoonmaakdoekenaantal 12
- Bezem en blikaantal 2
- Dweilsetsaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Publiceer de ruilregels uiterlijk 7 dagen voor de beurs. Vermeld bijvoorbeeld of stekken gelabeld moeten zijn, hoeveel planten iemand mag aanbieden en of planten zonder naam of verzorgingsinformatie worden geweigerd.
- Plan de opbouw minstens 90 minuten voor de start. Zet eerst de tafels, plantenbakken en ruilzones neer en richt daarna de registratietafel en infotafel in, zodat bezoekers niet door een bouwplaats binnenkomen.
- Gebruik per ruilzone een duidelijk bord en leg naamkaartjes en plantenlabels bij de ingang klaar. Reserveer minimaal één vrijwilliger voor vragen over de indeling en het controleren van ruilformulieren.
- Zet koffie en thee pas klaar nadat de plantenopstelling staat. Houd per thermoskan een aparte plek vrij en gebruik herbruikbare bekers, zodat drank en potgrond niet op dezelfde tafel terechtkomen.
- Maak de deelnemerslijst de dag vóór de beurs definitief en neem extra ruilformulieren en naamkaartjes mee. Een kleine reserve voorkomt dat late wijzigingen de registratie ophouden.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een plantenruilbeurs organiseren?
- Begin minimaal 4 weken vooraf met datum, locatie en het deelnemersformulier. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 3 weken voor de beurs en sluit de aanmeldingen bij voorkeur 3 tot 5 dagen vooraf.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een plantenruilbeurs?
- Reken op 1 vrijwilliger bij de registratie, 1 voor de ruilzones en 1 voor opbouw en materiaal. Bij meer dan 30 deelnemers is een vierde persoon voor vragen, koffie en het aanvullen van tafels praktisch.
- Hoeveel tafels heb ik nodig voor een plantenruilbeurs?
- Plan minimaal 1 tafel voor registratie, 1 voor informatie en 1 tafel per ruilzone. Voor 20 deelnemers kom je meestal uit op 5 tot 7 klaptafels, afhankelijk van hoeveel planten iedereen meeneemt.
- Wanneer zet ik de plantenruilbeurs klaar?
- Start de opbouw 90 minuten tot 2 uur voor aanvang. Reserveer daarna nog 15 minuten om routebordjes, plantenlabels, ruilformulieren en de deelnemerslijst te controleren.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!