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Pflanzentauschbörse organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Pflanzentauschbörse braucht mehr Vorbereitung als ein paar Tische und mitgebrachte Pflanzen. Du musst Anmeldungen, Tauschregeln, Helfer und die Aufteilung vor Ort rechtzeitig festlegen. Besonders leicht werden Beschilderung, Transport und die Versorgung mit Kaffee, Tee und Wasser vergessen. Diese Checkliste führt dich von der Terminplanung bis zum Aufbau der Tauschzonen und hilft dir, die 43 Aufgaben in der richtigen Reihenfolge abzuarbeiten.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Zeiten bestätigen

  • Location reservieren

  • Teilnehmerformular erstellen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmerliste aktualisieren

  • Tauschregeln veröffentlichen

  • Freiwillige einteilen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Tauschformulare drucken

  • Wegweiser erstellen

  • Pflanzkübel aufstellen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    2 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Tauschzonen markieren

    2 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Pflanzenschilder bereitlegen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Infotafel einrichten

    2 Personen

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    3 Personen

  • Pflanzen registrieren

    2 Personen

  • Pflanzen sortieren

    3 Personen

  • Tausch betreuen

    3 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Werktafeln ordentlich halten

    2 Personen

  • Letzte Tauschrunde betreuen

    2 Personen

  • Übrig gebliebene Pflanzen verteilen

    2 Personen

Nachbereitung

  • Pflanzen und Materialien einpacken

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Partyzelte abbauen

    4 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Reste aufräumen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 2
  • KlappischeAnz. 8
  • StühleAnz. 40
  • HockerAnz. 6
  • TischdeckenAnz. 8
  • KistenAnz. 20
  • PflanzkübelAnz. 30
  • TransportwagenAnz. 2

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 60
  • KaffeetassenAnz. 40
  • TellerAnz. 50
  • BestecksetsAnz. 50
  • KaraffeAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 4

Küche

  • WasserkocherAnz. 2
  • SchneidebretterAnz. 2
  • BrotmesserAnz. 2
  • ServierlöffelAnz. 4
  • GießkanneAnz. 4
  • PflanzenschaufelnAnz. 6
  • ArbeitshandschuheAnz. 8

Ausstattung

  • KühlboxenAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • WaagenAnz. 2
  • Handmikrofon

Dekoration

  • InfotafelnAnz. 6
  • TischschilderAnz. 10
  • WimpelkettenAnz. 4
  • NamensschildhalterAnz. 40
  • WegweiserAnz. 8

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • EimerAnz. 3
  • PutzlappenAnz. 12
  • Besen und KehrblechAnz. 2
  • WischsetsAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Bestätige Datum, Uhrzeit und Ort mindestens 6 Wochen vorher. Verschicke die Einladungen erst, wenn Anmeldeformular, Tauschregeln und Hinweise zu Ernährungswünschen feststehen.
  • Plane die Anmeldung mit einem festen Endtermin, etwa 7 Tage vor der Börse. Aktualisiere danach die Teilnehmerliste und teile die Freiwilligen nach Aufbau, Registrierung und Betreuung der Tauschzonen ein.
  • Bereite Namensschilder, Tauschformulare, Wegweiser und Pflanzenschilder mindestens 3 Tage vorher vor. Drucke einige zusätzliche Exemplare ein, damit Nachmeldungen am Veranstaltungstag nicht den Ablauf bremsen.
  • Lege für den Aufbau einen Zeitblock von mindestens 90 Minuten fest. Zelte, Tische, Stühle, Pflanzkübel und markierte Tauschzonen sollten vor Beginn stehen; Registrierungstisch und Infotafel kommen anschließend an gut sichtbare Stellen.
  • Rechne für Kaffee und Tee mit etwa 2 Getränken pro Person und stelle zusätzlich Wasser bereit. Kühle Getränke rechtzeitig, prüfe Wasserkocher, Thermoskannen, Becher und Verlängerungskabel spätestens am Vortag.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Pflanzentauschbörse organisieren?
Beginne etwa 6 Wochen vorher mit Datum, Ort und Anmeldung. In der letzten Woche folgen Teilnehmerliste, Helferplan und die Prüfung aller Materialien.
Wie viele Helfer braucht eine Pflanzentauschbörse?
Für eine kleine Börse solltest du mindestens 4 Helfer einteilen: zwei für Aufbau und Abbau, eine Person für die Registrierung und eine für Fragen in den Tauschzonen. Bei mehr als 30 Teilnehmenden ist eine zusätzliche Betreuung sinnvoll.
Was muss am Tag der Pflanzentauschbörse zuerst aufgebaut werden?
Plane zuerst 60 bis 90 Minuten für Zelte, Tische, Stühle und die markierten Tauschzonen ein. Danach richtest du Registrierungstisch, Pflanzenschilder, Wegweiser und Infotafel ein.
Wie viel Kaffee und Tee braucht man pro Teilnehmer?
Rechne für die erste Stunde mit etwa 2 Getränken pro Person und halte zusätzlich Wasser bereit. Kaffee und Tee kannst du am Veranstaltungstag vorbereiten; Getränke sollten spätestens 30 Minuten vor Beginn bereitstehen.

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