Pitch-and-puttwedstrijd organiseren: checklist

Een pitch-and-puttwedstrijd staat of valt met een duidelijke planning op en naast de baan. Reserveer eerst de golfbaan en leg daarna deelnemers, teams, wedstrijdformat en catering vast. Controleer tijdig welke clubs, ballen, tees en scorekaarten beschikbaar zijn, zodat je op de wedstrijddag niet hoeft te improviseren. Met deze checklist houd je ook rekening met dieetwensen, prijzen, begeleiding, startinformatie en een alternatief bij slecht weer.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Deelnemerslijst opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen bevestigen
Golfbaan reserveren
Catering reserveren
Materiaalbehoefte controleren
Teams samenstellen
2 personen
Wedstrijdformat bepalen
2 personen
Wedstrijdregels uitschrijven
Scorekaarten voorbereiden
Prijzen bestellen
Weersverwachting controleren
Deelnemersinformatie versturen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Prijzen controleren
Wedstrijdmaterialen verzamelen
2 personen
Weerplan voorbereiden
2 personen
Wedstrijdbegeleiders instrueren
3 personen
Startlijst afdrukken
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Drankstation inrichten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Buffet inrichten
3 personen
Wedstrijdmateriaal klaarleggen
3 personen
Baan en veiligheid controleren
2 personen
Prijzentafel klaarzetten
Muziek en microfoon testen

Event

Registratiebalie bemannen
2 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Startpakketten uitdelen
2 personen
Wedstrijdregels toelichten
Teams naar startposities sturen
2 personen
Wedstrijd begeleiden
4 personen
Scorekaarten innemen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dinerbuffet serveren
4 personen
Scoreberekening uitvoeren
2 personen
Prijsuitreiking verzorgen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Avondhapjes aanvullen
2 personen
Laatste ronde aankondigen
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Etensresten verpakken
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Drankstation schoonmaken
2 personen
Baanmateriaal verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Wedstrijdresultaten versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Pitch-and-puttclubsaantal 24
Golfballenaantal 72
Golfteesaantal 150
Scorekaartenaantal 60
Potlodenaantal 60
Scorebord
Wedstrijdfluitaantal 2

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Afvalbakkenaantal 6
Partytentenaantal 2

Servies

Bordenaantal 70
Dessertbordenaantal 60
Besteksetsaantal 70
Drinkglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 6
Serveertangenaantal 6

Apparatuur

Draadloze microfoon
Bluetoothspeakeraantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Batterijlampenaantal 8

Decoratie

Wedstrijdvlaggenaantal 12
Tafelkledenaantal 8
Naamkaartjesaantal 60
Prijzen en medaillesaantal 12

Schoonmaak

Afvalzakhoudersaantal 6
Emmersaantal 3
Sponzenaantal 6
Afwasborstelsaantal 3
Handzeepdispensersaantal 4
Handdoekrollenhoudersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de golfbaan zodra je een voorlopige deelnemerslijst hebt. Houd daarna een bijgewerkte lijst bij met aanmeldingen, bevestigingen en dieetwensen, zodat catering en teamindeling op hetzelfde aantal zijn gebaseerd.
Bepaal het wedstrijdformat en schrijf de regels vóór je de scorekaarten voorbereidt. Noteer ook hoe teams starten, wie scores controleert en wie vragen op de baan beantwoordt.
Controleer het materiaal minstens één week vooraf: pitch-and-puttclubs, golfballen, tees, potloden, scorekaarten en het scorebord. Tel op de wedstrijddag extra ballen en potloden mee; die raken sneller kwijt dan je verwacht.
Stuur deelnemersinformatie uiterlijk enkele dagen voor de wedstrijd. Vermeld starttijd, meldpunt, teamindeling, kleding- of schoenadvies, het wedstrijdformat en wat er gebeurt bij regen.
Plan de catering en inrichting naast de wedstrijd, niet pas na afloop. Koel dranken vooraf, zet buffettafels en afvalbakken klaar en controleer of partytenten, verlengkabels en geluidsapparatuur passen bij de weersverwachting.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een pitch-and-puttwedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf met de deelnemerslijst, uitnodigingen en baanreservering. Regel catering, prijzen en materiaal uiterlijk 1 tot 2 weken voor de wedstrijd.
Hoeveel pitch-and-puttclubs en golfballen heb ik nodig?: Tel het aantal spelers dat tegelijk start en controleer hoeveel clubs de baan beschikbaar stelt. Reken voor golfballen op minimaal 2 per speler en leg enkele extra ballen klaar voor verlies of beschadiging.
Wanneer moet ik de teams en wedstrijdregels bekendmaken?: Maak de teams en regels uiterlijk 3 tot 5 dagen vooraf definitief. Stuur ze samen met de starttijd en praktische deelnemersinformatie, zodat vragen vóór de wedstrijddag binnenkomen.
Wat regel ik bij regen tijdens een pitch-and-puttwedstrijd?: Controleer de weersverwachting 48 en 24 uur vooraf en werk een weerplan uit. Leg vast wanneer je pauzeert of uitstelt en regel vooraf beschutting, zoals partytenten, voor ontvangst en catering.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.