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Checklist pour organiser une compétition de pitch-and-putt

Une compétition de pitch-and-putt demande plus qu’une réservation de terrain. Il faut cadrer les inscriptions, répartir les joueurs en équipes, choisir un format compréhensible et préparer le matériel de score. Cette checklist suit l’ordre utile, des premières confirmations jusqu’à l’installation des tables et des chaises. Elle vous aide aussi à anticiper les oublis fréquents : besoins alimentaires, boissons à refroidir, prix à vérifier et solution de repli en cas de mauvais temps.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Établir la liste des participants

  • Envoyer les invitations

  • Traiter les inscriptions

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Confirmer les inscriptions

  • Réserver le terrain de golf

  • Réserver le catering

  • Vérifier les besoins en matériel

  • Former les équipes

    2 personnes

  • Définir le format du concours

    2 personnes

  • Rédiger le règlement du concours

  • Préparer les cartes de score

  • Commander les prix

  • Vérifier les prévisions météo

  • Envoyer les informations aux participants

  • Vérifier la liste des courses

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Refroidir les boissons

    2 personnes

  • Vérifier les prix

  • Rassembler le matériel de compétition

    2 personnes

  • Préparer le plan météo

    2 personnes

  • Donner les consignes aux arbitres

    3 personnes

  • Imprimer la liste de départ

  • Installer les tables

    3 personnes

  • Installer les chaises

    3 personnes

  • Aménager le comptoir d’accueil

    2 personnes

  • Installer le point boisson

    2 personnes

  • Préparer les en-cas

    3 personnes

  • Installer le buffet

    3 personnes

  • Préparer le matériel de compétition

    3 personnes

  • Vérifier le parcours et la sécurité

    2 personnes

  • Préparer la table des prix

  • Tester la musique et le micro

Événement

  • Tenir le bureau d’inscription

    2 personnes

  • Accueillir les participants

    3 personnes

  • Distribuer les kits de départ

    2 personnes

  • Expliquer les règles du match

  • Envoyer les équipes aux positions de départ

    2 personnes

  • Accompagner la compétition

    4 personnes

  • Récupérer les cartes de score

    2 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    2 personnes

  • Servir le buffet du dîner

    4 personnes

  • Effectuer le calcul des scores

    2 personnes

  • Assurer la remise des prix

    2 personnes

  • Servir le café et le thé

    2 personnes

  • Réapprovisionner les collations du soir

    2 personnes

  • Annoncer le dernier tour

  • Raccompagner les invités

    2 personnes

Suivi

  • Emballer les restes alimentaires

    2 personnes

  • Rassembler la vaisselle

    3 personnes

  • Ranger les tables et les chaises

    4 personnes

  • Rassembler les déchets

    3 personnes

  • Nettoyer le point boisson

    2 personnes

  • Rassembler le matériel de piste

    3 personnes

  • Nettoyer le lieu

    4 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Vider et nettoyer les glacières

    2 personnes

  • Inventorier le matériel

    2 personnes

  • Restituer le matériel emprunté

    2 personnes

  • Envoyer les résultats du concours

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Matériel de sport

  • Clubs de pitch-and-puttqté 24
  • Balles de golfqté 72
  • Tees de golfqté 150
  • Fiches de scoreqté 60
  • Crayonsqté 60
  • Tableau des scores
  • Sifflet de compétitionqté 2

Mobilier

  • Tables pliantesqté 8
  • Chaisesqté 60
  • Tables de buffetqté 3
  • Poubellesqté 6
  • Tentes de réceptionqté 2

Vaisselle

  • Assiettesqté 70
  • Assiettes à dessertqté 60
  • Couvertsqté 70
  • Verres à boireqté 100
  • Tasses à caféqté 60
  • Plateaux de serviceqté 12
  • Louchesqté 6

Cuisine

  • Glacièresqté 4
  • Bacs à glaçonsqté 4
  • Machines à caféqté 2
  • Bouilloiresqté 2
  • Thermosqté 6
  • Planches à découperqté 3
  • Couteauxqté 6
  • Pinces de serviceqté 6

Équipement

  • Micro sans fil
  • Enceinte Bluetoothqté 2
  • Rallongesqté 4
  • Multiprisesqté 4

Éclairage

  • Guirlandes lumineusesqté 6
  • Lampes à batterieqté 8

Décoration

  • Drapeaux de matchqté 12
  • Nappesqté 8
  • Badges nominatifsqté 60
  • Prix et médaillesqté 12

Nettoyage

  • Supports de sacs poubelleqté 6
  • Seauxqté 3
  • Épongesqté 6
  • Brosses à vaisselleqté 3
  • Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
  • Porte-rouleaux de serviettesqté 4

Catering

  • Courses

Conseils

  • Fixez une date limite d’inscription au moins 10 jours avant la compétition. Vous aurez ainsi le temps de confirmer les participants, de recueillir les besoins alimentaires et de former les équipes.
  • Réservez le terrain avant d’envoyer les invitations définitives. Demandez les horaires disponibles, la durée prévue des départs et le matériel que le site fournit déjà.
  • Envoyez le format, le règlement et les consignes aux participants au moins 5 jours avant l’événement. Précisez l’heure d’arrivée, les équipes, le système de score et la personne à contacter sur place.
  • Préparez les cartes de score et la liste de départ la veille, puis imprimez quelques exemplaires supplémentaires. Vérifiez aussi les clubs, balles, tees, crayons, le tableau des scores et le sifflet de compétition.
  • Contrôlez la météo 48 heures avant, puis le matin même. Prévoyez une décision claire pour les averses et vérifiez que les tentes, rallonges, glacières, boissons et équipements de service sont prêts avant l’arrivée des joueurs.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une compétition de pitch-and-putt ?
Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la date prévue. Fixez une clôture des inscriptions environ 10 jours avant afin de finaliser les équipes, le catering et le matériel.
Combien de temps faut-il prévoir pour organiser une compétition de pitch-and-putt ?
Prévoyez 4 semaines pour une organisation confortable, surtout si le terrain et le catering doivent être réservés. Les derniers contrôles se font la veille et le matin de la compétition.
Que faut-il prévoir pour le score d’une compétition de pitch-and-putt ?
Préparez une fiche de score par partie, des crayons, un tableau des scores et une liste de départ imprimée. Ajoutez au moins 10 % de fiches et de crayons supplémentaires pour remplacer les pertes ou les erreurs.
Quand vérifier la météo pour une compétition de pitch-and-putt ?
Faites une première vérification 48 heures avant, puis une seconde le matin même. Définissez avant cette dernière vérification qui décide d’un report ou de l’utilisation du plan météo prévu.

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