Pinksterprocessie organiseren: checklist voor een goed verloop

Een Pinksterprocessie vraagt meer voorbereiding dan alleen een route en een programma. Leg eerst datum, route, start- en eindlocatie vast en begin daarna direct met vergunningen en afstemming met parochie, gemeente en politie. Onderweg heb je rustplaatsen, verkeersbegeleiders, vaandeldragers en duidelijke routekaarten nodig. Regel muziek, koor, gebeden en vrijwilligers ruim op tijd; catering, koeling en techniek komen pas daarna aan bod. Met deze checklist houd je de voorbereiding overzichtelijk en voorkom je last-minute regelwerk.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en route vastleggen
3 personen
Vergunning aanvragen
Parochie informeren
Politie en gemeente afstemmen
2 personen
Verzekering controleren
Route op veiligheid controleren
3 personen
Rustplaatsen vastleggen
2 personen
Startlocatie reserveren
Eindlocatie reserveren
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers werven
2 personen
Verkeersbegeleiders indelen
2 personen
Dragers voor vaandels indelen
Muzikanten bevestigen
Koor bevestigen
Liederen selecteren
3 personen
Gebeden en teksten verzamelen
2 personen
Programma afdrukken
2 personen
Routekaarten afdrukken
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Broodjes voorbereiden
3 personen
Fruit wassen en snijden
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Geluidsapparatuur opstellen
3 personen
Stroomvoorziening controleren
2 personen
Vaandels klaarzetten
2 personen
Processiekruis klaarzetten
2 personen
Bloemstukken plaatsen
3 personen
Routeborden plaatsen
3 personen

Event

Verkeersposten bemannen
6 personen
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
Deelnemers registreren
3 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Kaarsen uitdelen
2 personen
Openingsgebed begeleiden
2 personen
Processie opstellen
5 personen
Processie begeleiden
8 personen
Muziek tijdens route verzorgen
5 personen
Rustpunt eerste ronde bemannen
3 personen
Rustpunt tweede ronde bemannen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Broodjes en hapjes serveren
4 personen
Afsluitingsviering begeleiden
4 personen
Programma aankondigen
Kinderactiviteiten begeleiden
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Toiletten controleren
Geluidsniveau controleren
Verloren voorwerpen registreren
Laatste bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Vaandels en kruisen inpakken
3 personen
Geluidsapparatuur afbreken
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
5 personen
Partytenten afbreken
6 personen
Servies afwassen
4 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Terrein schoonmaken
5 personen
Afval afvoeren
3 personen
Routeborden verwijderen
3 personen
Locatie opleveren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opslaan
2 personen
Decoratie opbergen
2 personen
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 80
Biertafelsaantal 6
Tafelkleedhoudersaantal 20

Servies

Herbruikbare bordenaantal 100
Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 100
Theeglazenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 20
Opscheplepelsaantal 12
Koffiekannenaantal 6
Theepottenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Broodmessenaantal 4
Maatbekersaantal 4
Koelboxenaantal 8
Serveerbladenaantal 12
Voedselbakkenaantal 20

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelkastenaantal 2
Accuspeakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 3
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Routebordenaantal 20
Afzethekkenaantal 12
Verkeerskegelsaantal 24
Zaklampenaantal 10
Portofoonsaantal 10
Megafonenaantal 2
EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 2
Paraplu'saantal 12

Verlichting

LED-lichtsnoerenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 12

Decoratie

Processievaandelsaantal 8
Processiekruis
Bloemstukkenaantal 8
Tafelversieringaantal 12
Gekleurde lintenaantal 12
Vlaggenlijnenaantal 10

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalknijpersaantal 4
Bezemsaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 30

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag de vergunning aan zodra datum en route voorlopig vaststaan. Plan daarnaast een veiligheidscontrole van de route en stem kruisingen, verkeersbegeleiding en eventuele afsluitingen af met politie en gemeente.
Leg startlocatie, eindlocatie en rustplaatsen vooraf schriftelijk vast. Controleer per plek of er ruimte is voor partytenten, klaptafels, stoelen en een veilige doorgang voor de processie.
Maak één deelnemersoverzicht met aanmeldingen, dieetwensen en telefoonnummers van vrijwilligers. Deel verkeersbegeleiders, vaandeldragers, muzikanten en koorleden uiterlijk in de laatste voorbereidingsweek in.
Druk programma’s en routekaarten niet pas op de dag zelf. Houd rekening met wijzigingen in route of rustplaatsen en zorg dat organisatoren, verkeersbegeleiders en deelnemers dezelfde versie ontvangen.
Test de techniek en catering vóór vertrek: controleer accuspeakers, draadloze microfoons, mengpaneel, verlengkabels en stekkerdozen. Koel dranken vooraf en tel servies, koffie- en theemateriaal, serveerschalen en voedselbakken per rustplaats na.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een vergunning voor een Pinksterprocessie aanvragen?: Vraag de vergunning aan zodra de datum en route vaststaan, bij voorkeur minimaal 8 tot 12 weken vooraf. Gemeente en politie hebben tijd nodig om verkeersmaatregelen en veiligheid af te stemmen.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een Pinksterprocessie?: Maak minimaal 4 weken vooraf een indeling voor verkeersbegeleiders, vaandeldragers, ontvangst en catering. Het exacte aantal hangt af van de route, het aantal kruisingen en het aantal deelnemers; plan per verkeerspunt minstens 2 personen.
Wanneer regel ik muziek, koor en liturgische teksten?: Bevestig muzikanten en koor bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Selecteer daarna de liederen en verzamel gebeden en teksten, zodat programma’s en routekaarten uiterlijk in de laatste week kunnen worden afgedrukt.
Hoeveel drank moet ik voorzien voor een Pinksterprocessie?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en vul daarna aan op basis van de lengte van de route en het weer. Koel dranken uiterlijk de avond ervoor en verdeel ze over koelboxen bij de rustplaatsen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.