Pfingstprozession organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Pfingstprozession braucht mehr Vorbereitung als nur einen Termin und eine Route. Genehmigungen, Absprachen mit Pfarrei, Polizei und Gemeinde sowie Verkehrshelfer sollten früh feststehen. Zusätzlich müssen Musik, Gebete, Banner, Ruheplätze und die Verpflegung aufeinander abgestimmt werden. Diese Checkliste führt dich von der ersten Planung bis zum gekühlten Getränk und gedeckten Tisch am Veranstaltungstag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Route festlegen
3 Personen
Genehmigung beantragen
Pfarrei informieren
Polizei und Gemeinde abstimmen
2 Personen
Versicherung prüfen
Route auf Sicherheit prüfen
3 Personen
Ruheplätze festlegen
2 Personen
Startort reservieren
Endlocation reservieren
Einladungen erstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Verkehrshelfer einteilen
2 Personen
Träger für Banner einteilen
Musiker bestätigen
Chor bestätigen
Lieder auswählen
3 Personen
Gebete und Texte sammeln
2 Personen
Programm drucken
2 Personen
Routenpläne drucken
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Brötchen vorbereiten
3 Personen
Obst waschen und schneiden
2 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Partyzelte aufbauen
6 Personen
Tonanlage aufstellen
3 Personen
Stromversorgung überprüfen
2 Personen
Fahnen aufstellen
2 Personen
Prozessionskreuz aufstellen
2 Personen
Blumengestecke platzieren
3 Personen
Wegweiser aufstellen
3 Personen

Event

Verkehrsposten besetzen
6 Personen
Empfangstisch betreuen
2 Personen
Teilnehmer registrieren
3 Personen
Programme ausgeben
2 Personen
Kerzen verteilen
2 Personen
Eröffnungsgebet begleiten
2 Personen
Prozession aufstellen
5 Personen
Prozession begleiten
8 Personen
Musik entlang der Strecke bereitstellen
5 Personen
Ruhepunkt der ersten Runde besetzen
3 Personen
Ruhepunkt der zweiten Runde besetzen
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Brötchen und Snacks servieren
4 Personen
Abschlussfeier begleiten
4 Personen
Programm ankündigen
Kinderaktivitäten betreuen
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Toiletten kontrollieren
Lautstärke kontrollieren
Verlorene Gegenstände erfassen
Letzte Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Banner und Kreuze verpacken
3 Personen
Tonanlage abbauen
3 Personen
Tische und Stühle abbauen
5 Personen
Partyzelte abbauen
6 Personen
Geschirr abwaschen
4 Personen
Küche reinigen
3 Personen
Gelände reinigen
5 Personen
Abfall entsorgen
3 Personen
Wegweiser entfernen
3 Personen
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebene Einkäufe einlagern
2 Personen
Dekoration verstauen
2 Personen
Fundsachen bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 10
KlappstühleAnz. 80
BiertischeAnz. 6
TischdeckenhalterAnz. 20

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 100
Wiederverwendbare BecherAnz. 150
KaffeetassenAnz. 100
TeegläserAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServierschalenAnz. 20
ServierlöffelAnz. 12
KaffeekannenAnz. 6
TeekannenAnz. 4

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 6
BrotmesserAnz. 4
MessbecherAnz. 4
KühlboxenAnz. 8
ServiertablettsAnz. 12
LebensmittelboxenAnz. 20

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
KühlschränkeAnz. 2
Akku-LautsprecherAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 3
Mischpult
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
WegweiserAnz. 20
AbsperrgitterAnz. 12
VerkehrskegelAnz. 24
TaschenlampenAnz. 10
FunkgeräteAnz. 10
MegafoneAnz. 2
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 2
RegenschirmeAnz. 12

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 6
BatterielaternenAnz. 12

Dekoration

ProzessionsfahnenAnz. 8
Prozesskreuz
BlumenarrangementsAnz. 8
TischdekorationAnz. 12
Bunte BänderAnz. 12
WimpelkettenAnz. 10

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
AbfallzangenAnz. 4
BesenAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
PutzlappenAnz. 30

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Route und Start- sowie Endort mindestens 8 bis 12 Wochen vorher fest. Prüfe die Strecke anschließend auf Engstellen, Baustellen, sichere Querungen und geeignete Ruheplätze.
Beantrage Genehmigungen frühzeitig und stimme die Route mit Polizei und Gemeinde ab. Plane dafür mindestens 6 Wochen Bearbeitungszeit ein, damit Änderungen noch möglich sind.
Teile Verkehrshelfer, Bannerträger, Musiker und Chor spätestens 3 Wochen vor der Prozession ein. Gib jeder Person einen konkreten Treffpunkt, eine Uhrzeit und eine Ersatzperson.
Sammle Ernährungswünsche mit der Anmeldung und bestelle Verpflegung nicht erst am Vortag. Getränke sollten am Veranstaltungstag mehrere Stunden vor Beginn gekühlt werden.
Drucke Programm und Routenpläne mit Reserve: Rechne mit 10 bis 15 Prozent zusätzlichen Exemplaren. Prüfe außerdem Strom, Verlängerungskabel, Funkmikrofone und Akku-Lautsprecher vor dem Aufbau.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Pfingstprozession anmelden?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit der Anmeldung und den Absprachen. Für Genehmigungen und Verkehrsregelungen solltest du mindestens 6 Wochen Bearbeitungszeit einplanen.
Was muss bei der Route einer Pfingstprozession beachtet werden?: Prüfe die Route mindestens 4 Wochen vorher auf Baustellen, enge Stellen, sichere Straßenquerungen und erreichbare Ruheplätze. Lege Start- und Endpunkt schriftlich fest und drucke die Route für Helfer und Teilnehmende aus.
Wie viele Helfer braucht eine Pfingstprozession?: Das hängt von der Teilnehmerzahl und der Länge der Strecke ab. Plane zusätzlich zu Musik, Chor und Bannerträgern für jeden kritischen Straßenübergang mindestens 2 Verkehrshelfer sowie 10 bis 15 Prozent Ersatz ein.
Wann sollte man Getränke und Verpflegung vorbereiten?: Erfasse Ernährungswünsche spätestens 2 Wochen vorher und erledige den Einkauf ein bis zwei Tage vor der Prozession. Kühlung, Kaffee- und Teestation sowie Geschirr sollten mindestens 2 Stunden vor Beginn aufgebaut und geprüft sein.

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