Picknickmarkt organiseren: checklist en planning

Een picknickmarkt vraagt om meer dan eten en een paar kleedjes. Je regelt tegelijk een locatie, marktdeelnemers, bezoekersinformatie, verkooppunten en een inrichting die tegen wisselvallig weer kan. Begin enkele weken vooraf met locatie, vergunningen en deelnemers; werk daarna toe naar inkopen, voorbereiden en opbouwen. Deze checklist helpt je de volgorde bewaken, van aanmeldingen en dieetwensen tot koeling, stroom, marktkramen en zitplaatsen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Vergunningen controleren
Marktdeelnemers benaderen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Leveranciers reserveren
Marktindeling maken
2 personen
Marktdeelnemers bevestigen
Weersverwachting controleren
Bezoekersinformatie versturen
Voorraadlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Koelproducten inkopen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Salades voorbereiden
3 personen
Tafellopers en labels klaarleggen
2 personen
Route- en programmaborden maken
2 personen
Kassa en wisselgeld klaarzetten
2 personen
Locatie inspecteren
2 personen
Stroompunten controleren
2 personen
Partytenten opzetten
6 personen
Marktkramen plaatsen
4 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen en picknickbanken plaatsen
5 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Stroom en koeling aansluiten
3 personen
Marktborden ophangen
2 personen
Servies en bestek klaarzetten
3 personen
Dranken koud zetten
3 personen
Hapjes uitstallen
4 personen
Informatietafel inrichten
2 personen

Event

Marktdeelnemers ontvangen
3 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Informatietafel bemannen
2 personen
Dranken serveren
4 personen
Hapjes serveren
4 personen
Koffie en thee verzorgen
2 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Tafels tussendoor afruimen
3 personen
Toiletten controleren
Verlichting controleren
Laatste ronde aankondigen
Marktdeelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Voedsel veilig verpakken
3 personen
Servies afwassen
4 personen
Afval verzamelen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Partytenten afbreken
6 personen
Marktkramen afbouwen
4 personen
Locatie schoonmaken
5 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voedsel verdelen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Marktkramenaantal 10
Klaptafelsaantal 12
Picknickbankenaantal 10
Klapstoelenaantal 60
Statafelsaantal 6
Tafellopersaantal 18
Tafelkleedklemmenaantal 36

Servies

Herbruikbare bordenaantal 120
Herbruikbare kommenaantal 100
Herbruikbare bekersaantal 180
Koffiekopjesaantal 80
Besteksetsaantal 150
Serveerschalenaantal 24
Serveertangenaantal 12
Waterkannenaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks- en broodmessenaantal 8
Mengkommenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Koelboxenaantal 8
Koelelementenaantal 32
Thermoskannenaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Kabelgotenaantal 12
Kassa
Pinapparaataantal 2

Decoratie

Slingersaantal 12
Vlaggenlijnenaantal 8
Krijtbordenaantal 12
Menukaartenaantal 20
Pijlbordenaantal 10

Verlichting

Lichtslingersaantal 10
Ledlampenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Handvegers en blikaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Handschoenenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg uiterlijk twee weken vooraf vast hoeveel marktdeelnemers komen en welke ruimte iedere deelnemer nodig heeft. Zo maak je de marktindeling voordat je kramen en tafels bestelt of verplaatst.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en bepaal wie de partytenten, kabelgoten en extra bescherming opbouwt. Plan bij regen niet alleen overkapping, maar ook droge opslag voor servies en koelproducten.
Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en sluit de inventaris een week vooraf. Zet salades, hapjes en andere gerechten apart gelabeld klaar, zodat bezoekers snel zien wat geschikt is.
Test stroompunten vóór de opbouw en houd per koffiezetapparaat of waterkoker rekening met een eigen aansluiting. Gebruik verlengkabels en stekkerdozen alleen op plekken waar bezoekers er niet over kunnen struikelen.
Tel op de ochtend zelf servies, bestek, bekers, wisselgeld en pinapparatuur. Controleer ook de route- en programmaborden: bezoekers moeten vanaf de ingang direct weten waar de markt, kassa en zitplaatsen zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een picknickmarkt organiseren?: Reserveer de locatie en controleer vergunningen bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Benader marktdeelnemers in dezelfde periode en verstuur bezoekersinformatie uiterlijk 1 week voor de markt.
Hoeveel eten moet ik inkopen voor een picknickmarkt?: Maak de bestelling op basis van het aantal bevestigde aanmeldingen en houd ongeveer 10 procent extra porties aan voor onverwachte bezoekers. Verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf, zodat je aparte gerechten tijdig kunt voorbereiden.
Wanneer controleer ik het weer voor een picknickmarkt?: Doe een eerste controle 3 dagen vooraf en neem 48 uur voor de start een definitieve beslissing over partytenten, tafelschikking en droge opslag. Controleer de verwachting ook op de ochtend zelf voordat je opbouwt.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een picknickmarkt op te bouwen?: Plan minimaal 3 uur voor een opbouw met partytenten, marktkramen, tafels, stoelen en picknickbanken. Reserveer daarna nog 30 minuten voor stroom, kassa, koeling, bewegwijzering en een laatste inspectie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.