Marché de pique-nique : la checklist d’organisation
Un marché de pique-nique demande de coordonner les exposants, les visiteurs, les repas et l’installation du site. Commence par réserver le lieu et vérifier les autorisations, puis fixe rapidement les besoins alimentaires et la liste des participants. La veille, contrôle la météo, les stocks, le froid et les moyens de paiement. Le jour même, prévois assez de temps pour installer les tentes, les stands, les tables et les bancs avant l’arrivée du public.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver le lieu
Vérifier les autorisations
Contacter les participants au marché
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les invitations
2 personnes
Réserver les fournisseurs
Créer l'agencement du marché
2 personnes
Confirmer les participants au marché
Vérifier les prévisions météo
Envoyer les informations aux visiteurs
Vérifier la liste des stocks
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Acheter des produits frais à conserver au froid
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer les salades
3 personnes
Préparer les chemins de table et les étiquettes
2 personnes
Créer les panneaux de parcours et de programme
2 personnes
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
Inspecter le lieu
2 personnes
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Installer les tentes de fête
6 personnes
Installer les stands du marché
4 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises et les bancs de pique-nique
5 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Raccorder l’électricité et le refroidissement
3 personnes
Installer les panneaux du marché
2 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
3 personnes
Mettre les boissons au frais
3 personnes
Disposer les amuse-bouches
4 personnes
Aménager le stand d’information
2 personnes
Événement
Accueillir les participants du marché
3 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Tenir le stand d’information
2 personnes
Servir les boissons
4 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Débarrasser les tables entre-temps
3 personnes
Vérifier les toilettes
Vérifier l'éclairage
Annoncer le dernier tour
Saluer les participants du marché
2 personnes
Suivi
Emballer les aliments en toute sécurité
3 personnes
Faire la vaisselle
4 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Démonter les tentes de fête
6 personnes
Démonter les stands du marché
4 personnes
Nettoyer le lieu
5 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Répartir les restes de nourriture
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 3
- Stands de marchéqté 10
- Tables pliantesqté 12
- Bancs de pique-niqueqté 10
- Chaises pliantesqté 60
- Tables hautesqté 6
- Chemins de tableqté 18
- Pinces à nappeqté 36
Vaisselle
- Assiettes réutilisablesqté 120
- Bols réutilisablesqté 100
- Gobelets réutilisablesqté 180
- Tasses à caféqté 80
- Couvertsqté 150
- Plateaux de serviceqté 24
- Pinces de serviceqté 12
- Carafes d’eauqté 12
Cuisine
- Planches à découperqté 6
- Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
- Saladiersqté 8
- Verres doseursqté 4
- Glacièresqté 8
- Pains de glaceqté 32
- Thermosqté 8
Équipement
- Machines à caféqté 3
- Bouilloiresqté 3
- Rallongesqté 8
- Multiprisesqté 6
- Goulottes de câblesqté 12
- Caisse
- Terminal de paiementqté 2
Décoration
- Guirlandesqté 12
- Guirlandes de fanionsqté 8
- Panneaux en ardoiseqté 12
- Cartes de menuqté 20
- Panneaux indicateursqté 10
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 10
- Lampes LEDqté 12
Nettoyage
- Poubellesqté 12
- Balais et pelleqté 4
- Serpillièresqté 4
- Seauxqté 4
- Gantsqté 12
Catering
- Courses
Conseils
- Réserve le lieu et vérifie les autorisations plusieurs semaines à l’avance : l’accès, l’électricité et les horaires d’installation doivent être confirmés avant d’inviter les participants.
- Demande les besoins alimentaires au moment des inscriptions, puis prévois les achats frais et leur conservation au froid au plus tard la veille. Les salades et les encas ne doivent pas attendre plusieurs heures à température ambiante.
- Dessine l’agencement du marché avant l’installation : sépare les stands, les tables de pique-nique et les passages, puis prépare les panneaux de parcours et de programme pour éviter les attroupements.
- Contrôle les branchements avant de monter les équipements : machines à café, bouilloires, rallonges et multiprises doivent être compatibles avec les points d’alimentation disponibles sur place.
- Prépare la caisse, la monnaie et le terminal de paiement la veille. Garde aussi une marge pour les gobelets, assiettes, couverts et pains de glace, souvent oubliés dans le dernier contrôle des stocks.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un marché de pique-nique ?
- Prévois au minimum 4 à 6 semaines pour réserver le lieu, vérifier les autorisations et confirmer les exposants. Garde les 7 derniers jours pour les inscriptions, les besoins alimentaires, les fournisseurs et les informations aux visiteurs.
- Quand faut-il vérifier la météo pour un marché de pique-nique ?
- Fais un premier contrôle 7 jours avant, puis vérifie encore les prévisions la veille et le matin même. Cette étape permet d’ajuster les tentes, les tables, les stocks frais et les messages envoyés aux visiteurs.
- Combien de temps faut-il prévoir pour installer un marché de pique-nique ?
- Réserve au moins 2 à 3 heures avant l’ouverture pour inspecter le lieu, vérifier l’alimentation et installer les tentes, les stands, les tables, les chaises et les bancs. Ajoute du temps si plusieurs fournisseurs livrent séparément.
- Comment conserver les aliments frais pendant un marché de pique-nique ?
- Place les produits frais dans des glacières avec des pains de glace dès leur achat et limite leur exposition hors du froid à 2 heures. Prépare les salades et les encas le plus près possible du début du marché, puis contrôle régulièrement les stocks.
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