Zo organiseer je een pianoworkshop

Begin met de capaciteit van de ruimte en het aantal beschikbare piano’s. Leg daarna de docent, het programma en de inschrijving vast, zodat je weet hoeveel deelnemers, werkplekken en materialen nodig zijn. Plan vervolgens de betalingen, dieetwensen, muziekmaterialen en catering in één overzicht. Op de dag zelf draait het om een tijdige controle van de piano’s, een logische opstelling en een rustige ontvangst aan de registratietafel.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Piano's reserveren
3
Docent bevestigen
4
Programma opstellen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
6
Aanmeldformulier openen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Deelnemerslijst bijwerken
10
Betalingen controleren
11
Bevestiging versturen
12
Muziekmateriaal verzamelen
13
Werkbladen afdrukken
14
Naamkaartjes maken
15
Catering bestellen
16
Benodigdheden controleren
2 personen
17
Boodschappen doen
2 personen
18
Werkbladen sorteren
19
Piano's controleren
2 personen

Event

20
Locatie openen
2 personen
21
Ruimte ventileren
22
Piano's opstellen
3 personen
23
Apparatuur aansluiten
2 personen
24
Stoelen opstellen
2 personen
25
Werktafels klaarzetten
2 personen
26
Registratietafel inrichten
27
Koffiepunt inrichten
2 personen
28
Dranken koud zetten
29
Hapjes klaarzetten
2 personen
30
Techniek testen
2 personen
31
Deelnemers ontvangen
2 personen
32
Naamkaartjes uitdelen
33
Koffie en thee serveren
2 personen
34
Workshop introduceren
35
Eerste workshopronde begeleiden
2 personen
36
Dranken bijvullen
37
Pauzehapjes serveren
2 personen
38
Tweede workshopronde begeleiden
2 personen
39
Buffet klaarzetten
3 personen
40
Avondmaaltijd serveren
3 personen
41
Servies afruimen
2 personen
42
Derde workshopronde begeleiden
2 personen
43
Dranken bijvullen
44
Afsluiting verzorgen
45
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

46
Piano's uitschakelen
2 personen
47
Piano's afkoppelen
2 personen
48
Meubilair terugzetten
3 personen
49
Servies afwassen
2 personen
50
Afval verzamelen
2 personen
51
Ruimte schoonmaken
2 personen
52
Materialen inpakken
2 personen
53
Geleende spullen retourneren
2 personen
54
Overgebleven voorraad opruimen
55
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 36
Werktafelsaantal 8
Registratietafel
Pianokrukjesaantal 6
Buffettafelsaantal 3

Apparatuur

Akoestische piano
Digitale piano'saantal 4
Hoofdtelefoonsaantal 4
Muziekstandaardsaantal 8
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Kabelbindersaantal 30
Whiteboard
Whiteboardstiftenaantal 6
Metronomenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 40
Glazenaantal 40
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 2
Maatbekersaantal 2

Decoratie

Naamkaartjeshoudersaantal 36
Tafelkledenaantal 8

Verlichting

Staande lampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Stofzuiger
Dweilmopaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de locatie, piano’s en docent eerst. Doe dat voordat je uitnodigingen verstuurt, zodat je programma en maximaal aantal deelnemers niet later hoeven te wijzigen.
Open het aanmeldformulier zodra datum, programma en capaciteit vaststaan. Vraag direct naar dieetwensen en controleer betalingen minstens 7 dagen voor de workshop.
Maak per deelnemer een werkplek met stoel, werktafel, muziekstandaard en eventueel hoofdtelefoon. Sorteer werkbladen vooraf per onderdeel, zodat je tijdens de workshop niets hoeft uit te delen of te zoeken.
Controleer piano’s, stekkerdozen, verlengsnoeren en apparatuur uiterlijk de dag ervoor. Leg kabels vast met kabelbinders en test digitale piano’s en hoofdtelefoons vóór de deelnemers binnenkomen.
Plan op de workshopdag minimaal 90 minuten voor openen, ventileren en opbouwen. Zet de registratietafel, naamkaartjes, stoelen, werktafels en buffet klaar voordat de eerste deelnemer arriveert.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een pianoworkshop organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken van tevoren met de locatie, piano’s en docent. Verstuur uitnodigingen zodra die drie onderdelen bevestigd zijn en sluit de inschrijving ongeveer 7 dagen voor de workshop.
Hoeveel piano’s heb ik nodig voor een pianoworkshop?: Dat hangt af van het programma, maar plan één piano of digitale piano per gelijktijdige speelplek. Werk je in duo’s, dan volstaat één instrument per twee deelnemers; controleer daarnaast of er genoeg pianokrukjes, muziekstandaards en hoofdtelefoons zijn.
Wanneer moet ik de deelnemerslijst en dieetwensen controleren?: Werk de deelnemerslijst na elke aanmelding bij en controleer het totaal minstens 7 dagen voor de workshop. Geef dieetwensen uiterlijk 5 dagen vooraf door aan de catering, zodat je niet op de dag zelf hoeft bij te bestellen.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een pianoworkshop op te bouwen?: Reken op minimaal 90 minuten voor ventileren, piano’s opstellen, apparatuur aansluiten, stoelen en werktafels plaatsen en het buffet klaarzetten. Plan daarna nog 15 minuten voor een laatste controle van werkbladen, naamkaartjes en de registratietafel.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.