Cómo organizar un taller de piano sin dejar nada para el último día
Un taller de piano se organiza en tres frentes: espacio y pianos, participantes y materiales de trabajo. Empieza reservando el lugar, los instrumentos y al docente; después abre las inscripciones y cierra el programa. En la última semana confirma pagos, preferencias dietéticas y materiales musicales. El día anterior conviene dejar impresas las hojas, preparados los nombres y revisados los pianos para que la sesión empiece a tiempo.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar el lugar
- 2
Reservar pianos
- 3
Confirmar al docente
- 4
Elaborar el programa
2 personas
- 5
Enviar invitaciones
- 6
Abrir el formulario de inscripción
- 7
Gestionar inscripciones
- 8
Recoger preferencias dietéticas
- 9
Actualizar la lista de participantes
- 10
Comprobar los pagos
- 11
Enviar la confirmación
- 12
Reunir el material musical
- 13
Imprimir hojas de trabajo
- 14
Hacer tarjetas con nombres
- 15
Pedir el catering
- 16
Comprobar los suministros necesarios
2 personas
- 17
Hacer la compra
2 personas
- 18
Ordenar las hojas de trabajo
- 19
Revisar los pianos
2 personas
Evento
- 20
Abrir la ubicación
2 personas
- 21
Ventilar el espacio
- 22
Montar los pianos
3 personas
- 23
Conectar el equipo
2 personas
- 24
Colocar las sillas
2 personas
- 25
Disponer las mesas de trabajo
2 personas
- 26
Montar la mesa de registro
- 27
Montar el punto de café
2 personas
- 28
Enfriar las bebidas
- 29
Preparar los aperitivos
2 personas
- 30
Probar la técnica
2 personas
- 31
Recepción de participantes
2 personas
- 32
Repartir las tarjetas con nombres
- 33
Servir café y té
2 personas
- 34
Presentar el taller
- 35
Coordinar la primera ronda de talleres
2 personas
- 36
Rellenar las bebidas
- 37
Servir los aperitivos del descanso
2 personas
- 38
Guiar la segunda ronda del taller
2 personas
- 39
Preparar el buffet
3 personas
- 40
Servir la cena
3 personas
- 41
Recoger la vajilla
2 personas
- 42
Guiar la tercera ronda de talleres
2 personas
- 43
Rellenar las bebidas
- 44
Gestionar el cierre
- 45
Despedir a los participantes
2 personas
Seguimiento
- 46
Apagar los pianos
2 personas
- 47
Desconectar los pianos
2 personas
- 48
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
- 49
Lavar la vajilla
2 personas
- 50
Recoger la basura
2 personas
- 51
Limpiar el espacio
2 personas
- 52
Empaquetar materiales
2 personas
- 53
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 54
Recoger el stock sobrante
- 55
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 36
- Mesas de trabajocant. 8
- Mesa de registro
- Taburetes de pianocant. 6
- Mesas de buffetcant. 3
Equipo
- Piano acústico
- Pianos digitalescant. 4
- Auricularescant. 4
- Atrilescant. 8
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Bridascant. 30
- Pizarra blanca
- Rotuladores para pizarra blancacant. 6
- Metrónomoscant. 6
Vajilla
- Tazas de cafécant. 40
- Vasoscant. 40
- Platoscant. 40
- Cubiertoscant. 40
- Bandejas de servircant. 8
- Pinzas de servircant. 4
Cocina
- Cafeteracant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 3
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 2
- Jarras medidorascant. 2
Decoración
- Portanombrescant. 36
- Mantelescant. 8
Iluminación
- Lámparas de piecant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Aspiradora
- Fregonacant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Reserva los pianos antes de publicar la convocatoria: confirma cuántos pianos acústicos o digitales habrá, cuántos taburetes y si cada participante necesitará auriculares.
- Cierra el programa al menos 7 días antes del taller. Así puedes enviar la confirmación definitiva y preparar las hojas de trabajo en el orden en que se utilizarán.
- Pide las preferencias dietéticas en el formulario de inscripción y entrega el pedido de catering con varios días de margen. No esperes a tener las mesas montadas para comprobar las cantidades.
- Revisa pagos e inscripciones 3 días antes y lleva una lista actualizada a la mesa de registro. Prepara también las tarjetas con nombres para evitar dedicar los primeros minutos a identificarlas.
- Llega entre 60 y 90 minutos antes para ventilar, montar los pianos, conectar cables y regletas, colocar sillas y mesas, y comprobar que la pizarra y los metrónomos están listos.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un taller de piano?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes si necesitas reservar un lugar, varios pianos y un docente. Deja cerrados el programa, las inscripciones y el catering durante la última semana.
- ¿Cuándo debo cerrar las inscripciones del taller de piano?
- Ciérralas entre 5 y 7 días antes para actualizar participantes, comprobar pagos y pedir el catering con una cantidad realista. Mantén una lista de espera si el aforo depende del número de pianos.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para preparar el aula?
- Calcula entre 60 y 90 minutos antes de la llegada del grupo. Ese margen permite ventilar, montar los instrumentos, conectar el equipo, distribuir las mesas y probar los pianos sin prisas.
- ¿Qué se suele olvidar en un taller de piano?
- Suelen faltar auriculares, cables alargadores, regletas, atriles o taburetes suficientes. Comprueba estos elementos 3 días antes y vuelve a revisarlos al montar el aula.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!