Pianoworkshop organiseren: een complete checklist

Een pianoworkshop vraagt meer voorbereiding dan alleen een piano en een docent regelen. Je stemt het programma af op de niveaus van de deelnemers, selecteert passende muziek en zorgt dat iedereen met de juiste materialen kan werken. Plan de locatie, piano en docent vroeg en werk daarna toe naar een bevestigde deelnemerslijst. In de laatste week controleer je vooral stemming, techniek, werkbladen, catering en de opstelling van de ruimte.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Piano reserveren
Docent vastleggen
Programma samenstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Muziekniveaus inventariseren
Muziekstukken selecteren
Werkbladen opmaken
Deelnemerslijst bevestigen
Cateringhoeveelheden bepalen
Pianostemming bevestigen
Techniek testen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Werkbladen printen
Naamkaartjes maken
Muziekmappen samenstellen
Piano en materiaal controleren
2 personen
Dranken koelen
Ruimte ventileren
Tafels opstellen
2 personen
Stoelen opstellen
2 personen
Piano plaatsen
3 personen
Muziekstands plaatsen
2 personen
Werkbladen klaarleggen
Koffie en thee bereiden
2 personen
Ontvangsttafel inrichten

Event

Deelnemers ontvangen
2 personen
Programma toelichten
Basistechnieken demonstreren
Koffiepauze serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Oefeningen begeleiden
2 personen
Dinerbuffet klaarzetten
3 personen
Diner serveren
3 personen
Middagservies afruimen
2 personen
Samenspel begeleiden
2 personen
Optredens begeleiden
2 personen
Afscheid en materialen uitdelen
2 personen

Nazorg

Piano uitschakelen
2 personen
Restanten gekoeld opbergen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Ruimte schoonmaken
2 personen
Meubilair terugplaatsen
2 personen
Materialen inpakken
2 personen
Piano afdekken
2 personen
Geleende spullen retourneren
Overgebleven boodschappen verwerken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Piano
Pianokruk
Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 24
Buffettafelaantal 2
Kapstokkenaantal 2

Apparatuur

Metronomenaantal 6
Muziekstandsaantal 12
Hoofdtelefoonsaantal 6
Keyboard
Keyboardstandaard
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Pianokruk reserve

Servies

Bordenaantal 30
Koffiekopjesaantal 30
Drinkglazenaantal 30
Messenaantal 30
Vorkenaantal 30
Lepelsaantal 30
Serveerbestekaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 2
Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 2
Scharenaantal 2
Serveerschalenaantal 8
Serveerschalen met dekselaantal 4
Vuilnisbakkenaantal 3

Decoratie

Naamkaartjesaantal 24
Tafelkledenaantal 8
Pianodecoratieaantal 2
Pijlbordjesaantal 4

Verlichting

Bureaulampenaantal 6
Lampverlengsnoerenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de piano, docent en locatie eerst vast. Bevestig de pianostemming uiterlijk in de laatste week en plan de technische test vóór de workshopdag, zodat je verlengsnoeren, stekkerdozen en eventuele hoofdtelefoons nog kunt vervangen.
Vraag bij de aanmelding naar het muziekniveau en dieetwensen. Gebruik die informatie om muziekstukken en werkbladen te selecteren; bevestig de deelnemerslijst uiterlijk enkele dagen vooraf.
Maak voor iedere deelnemer een muziekmap met werkbladen en een naamkaartje. Print de werkbladen niet pas op de ochtend zelf, maar controleer ze minimaal 2 dagen van tevoren op volledigheid.
Zet piano, pianokruk, muziekstands, tafels en stoelen vóór de ontvangst klaar. Houd daarnaast een reserve-pianokruk en voldoende ruimte voor jassen en tassen vrij, zodat deelnemers niet rond de piano hoeven te zoeken.
Bereid koffie, thee, water en catering op basis van het definitieve aantal deelnemers. Koel dranken vooraf, zet servies en serveerbestek klaar en controleer of koffiezetapparaten, waterkokers en thermoskannen beschikbaar zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een pianoworkshop organiseren?: Leg de locatie, piano en docent bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Begin daarna met uitnodigingen, niveau-inventarisatie en het samenstellen van het programma.
Wanneer moet ik de pianostemming voor een workshop regelen?: Bevestig de pianostemming uiterlijk 1 week vooraf en controleer de piano nogmaals tijdens de technische voorbereiding. Zo is er tijd om een probleem vóór de workshop op te lossen.
Hoeveel tijd kost de voorbereiding van een pianoworkshop?: Reken op 2 tot 3 uur voor de opbouw op de dag zelf, naast de eerdere voorbereiding van muziek, deelnemers en catering. Plan minimaal 30 minuten extra voor het testen van techniek en het controleren van de piano.
Wanneer moet ik werkbladen en muziekstukken klaar hebben?: Selecteer de muziekstukken uiterlijk 1 tot 2 weken vooraf en maak de werkbladen daarna op. Print en controleer alle mappen minimaal 2 dagen vóór de workshop.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.