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Klavierworkshop organisieren: die praktische Checkliste

Eine Klavierworkshop-Checkliste hilft dir, Raum, Instrument, Unterrichtsmaterial und Verpflegung in der richtigen Reihenfolge zu planen. Buche den Raum und das Klavier früh, lege Dozent und Programm fest und bestätige kurz vor dem Termin alle technischen Details. Für die Teilnehmenden müssen Noten, Arbeitsblätter, Namensschilder und Sitzplätze vorbereitet sein. Auch Klavierstimmung, Musikpegel und Ernährungswünsche werden leicht zu spät geprüft.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Klavier reservieren

  • Dozent festlegen

  • Programm zusammenstellen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Musikpegel erfassen

  • Musikstücke auswählen

  • Arbeitsblätter vorbereiten

  • Teilnehmerliste bestätigen

  • Cateringmengen festlegen

  • Klavierstimmung bestätigen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Arbeitsblätter ausdrucken

  • Namensschilder erstellen

  • Musikordner zusammenstellen

  • Klavier und Material prüfen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

  • Raum lüften

  • Tische aufstellen

    2 Personen

  • Stühle aufstellen

    2 Personen

  • Klavier aufstellen

    3 Personen

  • Musikständer aufstellen

    2 Personen

  • Arbeitsplatten bereitstellen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Empfangstisch einrichten

Event

  • Teilnehmende empfangen

    2 Personen

  • Programm vorstellen

  • Grundtechniken vorführen

  • Kaffeepause servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Übungen anleiten

    2 Personen

  • Dinnerbuffet vorbereiten

    3 Personen

  • Abendessen servieren

    3 Personen

  • Mittagsgeschirr abräumen

    2 Personen

  • Ensemble begleiten

    2 Personen

  • Auftritte betreuen

    2 Personen

  • Abschied und Materialien verteilen

    2 Personen

Nachbereitung

  • Klavier ausschalten

    2 Personen

  • Reste gekühlt aufbewahren

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Raum reinigen

    2 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    2 Personen

  • Materialien einpacken

    2 Personen

  • Klavier abdecken

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

  • Übrig gebliebene Einkäufe verarbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • Klavier
  • Klavierhocker
  • TischeAnz. 6
  • StühleAnz. 24
  • Buffet-TischAnz. 2
  • KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

  • MetronomeAnz. 6
  • MusikständeAnz. 12
  • KopfhörerAnz. 6
  • Keyboard
  • Keyboardständer
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • Ersatz-Piano-Hocker

Geschirr

  • TellerAnz. 30
  • KaffeetassenAnz. 30
  • TrinkgläserAnz. 30
  • MesserAnz. 30
  • GabelnAnz. 30
  • LöffelAnz. 30
  • ServierbesteckAnz. 6

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 2
  • SchneidebretterAnz. 3
  • KochmesserAnz. 2
  • ScherenAnz. 2
  • ServierschalenAnz. 8
  • Servierplatten mit DeckelAnz. 4
  • MülleimerAnz. 3

Dekoration

  • NamensschilderAnz. 24
  • TischdeckenAnz. 8
  • KlavierdekorationAnz. 2
  • WegweiserAnz. 4

Beleuchtung

  • SchreibtischlampenAnz. 6
  • Lampen-VerlängerungskabelAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere Raum und Klavier möglichst 6 bis 8 Wochen vor dem Workshop. Kläre dabei, ob Klavierhocker, Musikstände, Keyboard und ausreichend Verlängerungskabel vor Ort vorhanden sind.
  • Schließe Programm und Stückauswahl spätestens 3 Wochen vorher ab. Drucke Arbeitsblätter und stelle Musikordner erst nach der bestätigten Teilnehmerliste zusammen, damit keine Unterlagen oder Namensschilder fehlen.
  • Plane die Technikprobe nicht am Veranstaltungstag ein: Teste Keyboard, Kopfhörer, Metronome und Kabel mindestens 3 Tage vorher. Bestätige außerdem die Klavierstimmung und den gewünschten Musikpegel mit dem Dozenten.
  • Lege Cateringmengen nach der finalen Anmeldung fest. Erfasse Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vorher und rechne Getränke für das erste Workshop-Stündchen mit 2 bis 3 Portionen pro Person.
  • Bereite den Raum am Veranstaltungstag mindestens 90 Minuten vor Beginn vor. Lüfte, stelle Tische und Stühle auf, prüfe Klavier und Material und kühle Getränke rechtzeitig, damit der Einlass nicht mit dem Aufbau zusammenfällt.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Klavierworkshop organisieren?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Raum, Klavier und Dozent. Programm, Stückauswahl und Einladungen sollten etwa 3 Wochen vor dem Termin feststehen.
Wann soll ich die Teilnehmerliste für einen Klavierworkshop bestätigen?
Bestätige die Teilnehmerliste spätestens 7 Tage vor dem Workshop. Dann kannst du Cateringmengen, Ernährungswünsche, Arbeitsblätter und Namensschilder passend vorbereiten.
Wie viel Aufbauzeit brauche ich für einen Klavierworkshop?
Plane mindestens 90 Minuten vor Beginn für Lüften, Möbel, Klavier, Musikstände und Material ein. Die Technik sollte zusätzlich mindestens 3 Tage vorher getestet werden.
Wie viele Getränke brauche ich für einen Klavierworkshop?
Für das erste Stunde kannst du mit 2 bis 3 Getränken pro Person rechnen. Ergänze Wasser und Kaffee anhand der Workshopdauer und der bestätigten Teilnehmerzahl.

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