Zo organiseer je een pianoconcert zonder last-minute stress

Begin met de drie zaken die de rest bepalen: de concertdatum, de locatie en de pianist. Leg daarna het programma vast en reserveer de akoestische piano, pianobank en benodigde techniek. Publiekscommunicatie, catering en vrijwilligers volgen zodra tijdschema en capaciteit duidelijk zijn. De meeste problemen ontstaan in de laatste week: een ongestemde piano, ontbrekende dieetgegevens of onduidelijke parkeerinformatie. Plan daarom een aparte controle voor ontvangst, zaal, instrument en catering.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Concertdatum bevestigen
2
Locatie reserveren
3
Pianist bevestigen
4
Programma samenstellen
2 personen
5
Piano reserveren
6
Pianostemmer boeken
7
Catering reserveren
8
Uitnodigingen ontwerpen
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Concert online publiceren
11
Aanmeldingen verwerken
12
Dieetwensen verzamelen
13
Vrijwilligers indelen
14
Parkeerinformatie delen
15
Programma laten drukken
16
Naambadges maken
17
Pianorepertoire ontvangen
18
Techniek testen
2 personen
19
Boodschappen controleren
20
Boodschappen doen
2 personen
21
Programma’s klaarleggen
22
Locatie openen
2 personen
23
Ruimtes inspecteren
2 personen
24
Piano laten bezorgen
3 personen
25
Piano laten stemmen
26
Stoelen opstellen
3 personen
27
Tafels opstellen
2 personen
28
Podiumvlak markeren
2 personen
29
Muziekstandaard plaatsen
30
Verlichting instellen
2 personen
31
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
32
Microfoon testen
2 personen
33
Entree inrichten
2 personen
34
Catering klaarzetten
2 personen
35
Dranken koud zetten
2 personen
36
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
37
Hapjes voorbereiden
3 personen
38
Toiletten controleren

Event

39
Deuren openen
2 personen
40
Bezoekers ontvangen
3 personen
41
Programma’s uitdelen
2 personen
42
Garderobe beheren
2 personen
43
Openingswoord verzorgen
44
Pianist aankondigen
45
Concert begeleiden
2 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Pauzehapjes serveren
3 personen
48
Koffie en thee serveren
2 personen
49
Tweede concertdeel begeleiden
2 personen
50
Publieksvragen begeleiden
51
Pianist bedanken
52
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
53
Garderobe leegmaken
2 personen
54
Restanten koelen
2 personen

Nazorg

55
Piano afschermen
2 personen
56
Apparatuur uitschakelen
2 personen
57
Servies verzamelen
3 personen
58
Servies afwassen
2 personen
59
Tafels afruimen
2 personen
60
Stoelen opruimen
3 personen
61
Afval verzamelen
2 personen
62
Zalen schoonmaken
3 personen
63
Toiletten schoonmaken
64
Decoratie verwijderen
2 personen
65
Materialen inventariseren
2 personen
66
Piano laten ophalen
2 personen
67
Geleende spullen retourneren
2 personen
68
Locatie afsluiten
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 110
Tafelsaantal 8
Kledinghangersaantal 120
Garderoberekkenaantal 3

Apparatuur

Akoestische piano
Pianobank
Muziekstandaard
Draadloze microfoon
Microfoonstandaard
Luidsprekersaantal 2
Versterker
Mengpaneel
Audiokabelsaantal 6
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Podiumlampenaantal 4
Sfeerlampenaantal 6
Batterijenaantal 24

Decoratie

Tafelkleedaantal 8
Bloemstukkenaantal 4
Welkomstbord
Pijlbordenaantal 6
Naamkaartjesaantal 12

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 100
Gebaksbordjesaantal 100
Koffielepelsaantal 100
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Serveertangenaantal 6

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Stofzuiger
Handvegersaantal 2
Afvalbakkenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de piano en boek de pianostemmer niet pas voor de concertdag. Laat de piano na levering stemmen en plan daarna nog tijd voor een korte controle met de pianist.
Stuur uitnodigingen zodra datum, locatie en programma voldoende vaststaan. Verwerk aanmeldingen in één overzicht en vraag dieetwensen uiterlijk enkele dagen vóór het concert op.
Maak het publieksplan concreet: deel parkeerinformatie mee, plaats pijlborden bij de ingang en leg naambadges, programma’s en een welkomstbord klaar vóór de deuren opengaan.
Test techniek in de zaal, niet alleen op papier. Controleer microfoon, luidsprekers, mengpaneel, audiokabels, verlengkabels, podiumlampen en reservebatterijen voordat bezoekers binnenkomen.
Plan de opbouw achterwaarts vanaf de aanvangstijd. Zet stoelen, garderoberekken, tafels, waterglazen en programma’s klaar en reserveer aparte tijd om de ruimtes te inspecteren voordat de locatie opent.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een pianoconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en pianist. Reserveer de piano, stemmer en catering zodra de datum definitief is, omdat deze onderdelen de planning direct begrenzen.
Wanneer moet een piano voor een concert worden gestemd?: Laat de piano na bezorging stemmen, bij voorkeur op dezelfde dag of uiterlijk 24 uur vóór het concert. Plan daarna minimaal 30 minuten voor een controle met de pianist en voor het afstellen van de speelplek.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een pianoconcert?: Verstuur de uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 weken vooraf. Sluit de aanmeldingen 3 tot 5 dagen vóór het concert, zodat je aantallen, dieetwensen, stoelen en catering nog kunt controleren.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een pianoconcert?: Reken minimaal 3 uur voor stoelen, garderobe, piano, verlichting, techniek, catering en bewegwijzering. Houd daarnaast 30 tot 60 minuten vrij voor een laatste zaalinspectie en een geluidscheck voordat bezoekers arriveren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.