Ein Klavierkonzert Schritt für Schritt organisieren

Bei einem Klavierkonzert entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung über einen ruhigen Abend. Zuerst stehen Termin, Veranstaltungsort, Pianist und Instrument fest; danach folgen Programm, Einladungen und Bewirtung. Plane die Anlieferung und Stimmung des Klaviers nicht erst für den Konzerttag, sondern mit ausreichend Vorlauf. Am Veranstaltungstag brauchst du außerdem klare Zuständigkeiten für Einlass, Technik, Garderobe, Programmhefte und Catering.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Konzertdatum bestätigen
2
Location reservieren
3
Pianisten bestätigen
4
Programm zusammenstellen
2 Personen
5
Klavier reservieren
6
Klavierstimmer buchen
7
Catering reservieren
8
Einladungen gestalten
9
Einladungen verschicken
2 Personen
10
Konzert online veröffentlichen
11
Anmeldungen bearbeiten
12
Ernährungswünsche erfassen
13
Freiwillige einteilen
14
Parkinformationen teilen
15
Programm drucken lassen
16
Namensschilder erstellen
17
Klavierrepertoire erhalten
18
Technik testen
2 Personen
19
Einkäufe prüfen
20
Einkaufen gehen
2 Personen
21
Programme bereitlegen
22
Location öffnen
2 Personen
23
Räume inspizieren
2 Personen
24
Klavier liefern lassen
3 Personen
25
Klavier stimmen lassen
26
Stühle aufstellen
3 Personen
27
Tische aufstellen
2 Personen
28
Bühnenfläche markieren
2 Personen
29
Notenständer aufstellen
30
Beleuchtung einrichten
2 Personen
31
Tontechnik anschließen
2 Personen
32
Mikrofon testen
2 Personen
33
Eingangsbereich einrichten
2 Personen
34
Catering bereitstellen
2 Personen
35
Getränke kalt stellen
2 Personen
36
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
37
Snacks vorbereiten
3 Personen
38
Toiletten kontrollieren

Event

39
Türen öffnen
2 Personen
40
Besucher empfangen
3 Personen
41
Programme ausgeben
2 Personen
42
Garderobe verwalten
2 Personen
43
Eröffnungsrede halten
44
Pianisten ankündigen
45
Konzert begleiten
2 Personen
46
Getränke nachfüllen
2 Personen
47
Pausensnacks servieren
3 Personen
48
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
49
Zweiten Konzertteil betreuen
2 Personen
50
Publikumsfragen betreuen
51
Pianisten danken
52
Besucher verabschieden
3 Personen
53
Garderobe leeren
2 Personen
54
Reste kühlen
2 Personen

Nachbereitung

55
Klavier absichern
2 Personen
56
Geräte ausschalten
2 Personen
57
Geschirr sammeln
3 Personen
58
Geschirr abwaschen
2 Personen
59
Tische abräumen
2 Personen
60
Stühle aufräumen
3 Personen
61
Abfall sammeln
2 Personen
62
Räume reinigen
3 Personen
63
Toiletten reinigen
64
Dekoration entfernen
2 Personen
65
Materialien inventarisieren
2 Personen
66
Klavier abholen lassen
2 Personen
67
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
68
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 110
TischeAnz. 8
KleiderbügelAnz. 120
GarderobenständerAnz. 3

Ausstattung

Akustisches Klavier
Klavierbank
Notenständer
Kabelloses Mikrofon
Mikrofonständer
LautsprecherAnz. 2
Verstärker
Mischpult
AudiokabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 4

Beleuchtung

BühnenbeleuchtungAnz. 4
StimmungsleuchtenAnz. 6
BatterienAnz. 24

Dekoration

TischdeckeAnz. 8
BlumenarrangementsAnz. 4
Willkommensschild
WegweiserAnz. 6
NamensschilderAnz. 12

Geschirr

KaffeetassenAnz. 100
WassergläserAnz. 120
WeingläserAnz. 100
TortenplattenAnz. 100
KaffeelöffelAnz. 100
ServiertablettsAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 2
BrotmesserAnz. 2
ServierzangenAnz. 6

Reinigung

EimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
Staubsauger
HandfegerAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Bestätige Termin, Veranstaltungsort und Pianist zuerst und halte die Zusagen schriftlich fest. Reserviere das akustische Klavier anschließend so früh, dass Lieferung und Stimmung vor dem Einlass möglich sind.
Stelle das Programm erst zusammen, wenn du das Repertoire des Pianisten erhalten hast. Lass die Programmhefte spätestens einige Tage vor dem Konzert drucken und lege sie am Eingang bereit.
Veröffentliche das Konzert online und verschicke die Einladungen frühzeitig. Erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche laufend, damit das Catering nicht erst kurz vor Beginn angepasst werden muss.
Plane Technik und Raumaufbau als eigenen Testtermin ein. Prüfe Mikrofon, Lautsprecher, Mischpult, Kabel und Bühnenbeleuchtung vor dem Einlass; fehlende Batterien oder Verlängerungskabel fallen sonst oft zu spät auf.
Teile Helfer für Einlass, Garderobe, Wegweiser, Namensschilder und Catering ein. Öffne die Location mit genügend Vorlauf, inspiziere alle Räume und kontrolliere vor Beginn Klavier, Sitzplätze, Wassergläser und Programmhefte.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man ein Klavierkonzert organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Location und Pianist. Klavier, Catering, Einladungen und Technik sollten spätestens 4 Wochen vor dem Konzert feststehen.
Wann muss ein Klavier für ein Konzert gestimmt werden?: Lass das Klavier am Veranstaltungstag nach der Lieferung stimmen, idealerweise 2 bis 4 Stunden vor dem Einlass. So bleibt Zeit für eine Kontrolle und kleine Korrekturen.
Was muss man für ein Klavierkonzert an Technik vorbereiten?: Teste Mikrofon, Mikrofonständer, Lautsprecher, Verstärker, Mischpult und Audiokabel mindestens 1 bis 2 Stunden vor Beginn. Halte außerdem Verlängerungskabel und Ersatzbatterien bereit.
Wie viel Zeit braucht der Einlass bei einem Klavierkonzert?: Plane mindestens 30 Minuten für den Einlass ein, bei vielen Anmeldungen eher 45 Minuten. Teile dafür Helfer ein und lege Programmhefte, Namensschilder sowie Parkinformationen am Eingang bereit.

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