Zo organiseer je een personeelsfeest zonder last-minute stress

Begin met de datum, locatie en reservering voordat je uitnodigingen verstuurt. Daarna werk je van een voorlopige gastenlijst naar aanmeldingen, dieetwensen en een definitief aantal voor de catering. Plan vervolgens het programma, de rolverdeling en de techniek, zodat muziek, presentatie en activiteiten op elkaar aansluiten. De laatste week draait om controleren: menukaart, allergieën, materialen, naamkaartjes, voorraad en boodschappen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Reservering bevestigen
3
Gastenlijst samenstellen
2 personen
4
Uitnodigingen opstellen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Aanmeldingen nabellen
9
Definitief aantal bepalen
2 personen
10
Catering bestellen
2 personen
11
Muziek afstemmen
12
Activiteiten kiezen
2 personen
13
Spelmateriaal verzamelen
2 personen
14
Decoratie bestellen
15
Menukaart controleren
2 personen
16
Allergieën aan cateraar doorgeven
17
Programma opstellen
2 personen
18
Rolverdeling maken
2 personen
19
Naamkaartjes maken
2 personen
20
Welkomstbord maken
21
Afspeellijst samenstellen
22
Presentatie controleren
2 personen
23
Spelregels printen
24
Voorraad controleren
2 personen
25
Boodschappen doen
2 personen
26
Dranken koelen
2 personen
27
Hapjes voorbereiden
3 personen
28
Cateringstijd bevestigen
29
Locatiesleutels ophalen
30
Locatie inspecteren
2 personen
31
Tafels opstellen
3 personen
32
Stoelen plaatsen
3 personen
33
Buffet opbouwen
3 personen
34
Bar inrichten
2 personen
35
Servies klaarzetten
2 personen
36
Bestek klaarleggen
2 personen
37
Glazen klaarzetten
2 personen
38
Versiering ophangen
3 personen
39
Verlichting plaatsen
2 personen
40
Muziek aansluiten
2 personen
41
Presentaties klaarzetten
2 personen
42
Naamkaartjes uitstallen
43
Toiletten controleren

Event

44
Welkomsttafel bemannen
2 personen
45
Gasten ontvangen
2 personen
46
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
47
Hapjes serveren
3 personen
48
Programma aankondigen
49
Teamactiviteit begeleiden
3 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Buffet openen
2 personen
52
Buffet serveren
3 personen
53
Buffet aanvullen
2 personen
54
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
55
Koffie en thee serveren
2 personen
56
Dessert serveren
2 personen
57
Fotomoment begeleiden
58
Prijsuitreiking begeleiden
2 personen
59
Muziek en dans begeleiden
2 personen
60
Tafels tussentijds afruimen
2 personen
61
Afvalbakken legen
62
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

63
Eten en drank afsluiten
2 personen
64
Apparatuur uitschakelen
2 personen
65
Decoratie verwijderen
3 personen
66
Servies verzamelen
3 personen
67
Glazen verzamelen
2 personen
68
Afval sorteren
2 personen
69
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
70
Servies afwassen
3 personen
71
Keuken schoonmaken
2 personen
72
Zaal schoonmaken
3 personen
73
Toiletten schoonmaken
2 personen
74
Overgebleven eten verpakken
2 personen
75
Huurmaterialen verzamelen
2 personen
76
Huurmaterialen retourneren
2 personen
77
Locatie opleveren
2 personen
78
Gevonden voorwerpen bewaren
79
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 55
Buffettafelsaantal 3
Barkrukkenaantal 6
Kledingrek
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Dinerbordenaantal 60
Dessertbordenaantal 60
Koffiekopjesaantal 60
Waterglazenaantal 70
Wijnglazenaantal 70
Bierglazenaantal 60
Koffielepelsaantal 60
Opscheplepelsaantal 12
Serveerbladenaantal 6
Besteksetsaantal 60

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Servettenhoudersaantal 8
Ballonnenaantal 100
Ballonlintaantal 2
Slingersaantal 8
Tafeldecoratiesaantal 8
Naamkaartjesaantal 60
Welkomstbord
Fotopropsaantal 20
Prijzenaantal 6

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoon
Microfoonstandaard
Laptop
Beamer
Projectiescherm
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadkabelsaantal 4
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Waterkokersaantal 2

Verlichting

Sfeerverlichtingaantal 6
Lichtslingersaantal 4
Staande lampenaantal 2
Batterijlantaarnsaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesseaantal 4
Mengkommenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Warmhoudbakkenaantal 4
IJslepelsaantal 2
Flessenopenersaantal 4
Kurkschroevenaantal 3
Dienbladenaantal 6

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezem en blikaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Poetsdoekenaantal 12

Sportmateriaal

Teamlintjesaantal 10
Pionnenaantal 12
Opdrachtenkaartenaantal 30

Catering

Boodschappen

Tips

Houd de aanmeldingen bij tot een afgesproken sluitingsdatum en bel ontbrekende reacties daarna na. Bepaal het definitieve aantal pas nadat je ook afmeldingen en dieetwensen hebt verwerkt.
Geef allergieën niet alleen door aan de cateraar, maar controleer ook de menukaart voordat het eten wordt geserveerd. Zet dieetmaaltijden herkenbaar klaar, zodat medewerkers niet tijdens het buffet hoeven te zoeken.
Maak een programma met tijden voor ontvangst, eten, activiteiten en eventuele presentaties. Wijs per onderdeel één verantwoordelijke aan en plan minstens 15 minuten speling voor uitloop.
Controleer de techniek uiterlijk één dag vooraf: laptop, Bluetoothspeakers, microfoon, microfoonstandaard en presentatie. Test ook of de afspeellijst werkt zonder internetverbinding.
Tel servies, glazen, bestek, tafels en stoelen voordat je boodschappen doet of de zaal inricht. Zet afvalbakken op meerdere logische plekken en leg naamkaartjes en het welkomstbord klaar vóór de gasten binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een personeelsfeest organiseren?: Leg datum en locatie bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodiging daarna uiterlijk 6 weken voor het feest, zodat je tijd hebt voor aanmeldingen, dieetwensen en catering.
Wanneer moet je het definitieve aantal gasten doorgeven aan de cateraar?: Geef het definitieve aantal meestal 7 tot 10 dagen vooraf door, afhankelijk van de afspraken met de cateraar. Controleer op hetzelfde moment opnieuw alle allergieën en dieetwensen.
Hoeveel tijd heb je nodig om een personeelsfeest op te bouwen?: Reserveer minimaal 2 tot 3 uur voor de opbouw. Daarin richt je tafels en buffettafels in, plaats je decoratie, test je de techniek en zet je naamkaartjes, servies en welkomstbord klaar.
Wanneer test je de muziek en presentatie voor een personeelsfeest?: Test laptop, afspeellijst, speakers en microfoon uiterlijk 1 dag vooraf en nogmaals 30 minuten vóór de ontvangst. Zo kun je kabels, batterijen of geluidsproblemen oplossen voordat het programma begint.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.