Mitarbeiterfeier organisieren: der richtige Ablauf

Eine Mitarbeiterfeier gelingt leichter, wenn du die Planung in der richtigen Reihenfolge angehst. Zuerst stehen Termin, Ort und Gästeliste fest, danach folgen Einladungen, Rückmeldungen und Catering. In den letzten zwei Wochen werden Programm, Rollen und Ausstattung konkret. Plane außerdem Zeit für Nachfassaktionen ein: Ernährungswünsche, Allergien und technische Details werden sonst schnell übersehen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Reservierung bestätigen
3
Gästeliste zusammenstellen
2 Personen
4
Einladungen erstellen
2 Personen
5
Einladungen verschicken
6
Anmeldungen bearbeiten
7
Ernährungswünsche erfassen
8
Anmeldungen nachfassen
9
Endgültige Anzahl festlegen
2 Personen
10
Catering bestellen
2 Personen
11
Musik abstimmen
12
Aktivitäten auswählen
2 Personen
13
Spielmaterial sammeln
2 Personen
14
Dekoration bestellen
15
Speisekarte prüfen
2 Personen
16
Allergien dem Caterer mitteilen
17
Programm erstellen
2 Personen
18
Rollenverteilung erstellen
2 Personen
19
Namensschilder erstellen
2 Personen
20
Willkommensschild erstellen
21
Playlist zusammenstellen
22
Präsentation prüfen
2 Personen
23
Spielregeln drucken
24
Bestand prüfen
2 Personen
25
Einkaufen gehen
2 Personen
26
Getränke kühlen
2 Personen
27
Snacks vorbereiten
3 Personen
28
Cateringzeit bestätigen
29
Standortschlüssel abholen
30
Location inspizieren
2 Personen
31
Tische aufstellen
3 Personen
32
Stühle aufstellen
3 Personen
33
Buffet aufbauen
3 Personen
34
Bar einrichten
2 Personen
35
Geschirr bereitstellen
2 Personen
36
Besteck auslegen
2 Personen
37
Gläser bereitstellen
2 Personen
38
Dekoration aufhängen
3 Personen
39
Beleuchtung anbringen
2 Personen
40
Musik anschließen
2 Personen
41
Präsentationen vorbereiten
2 Personen
42
Namensschilder auslegen
43
Toiletten kontrollieren

Event

44
Empfangstisch betreuen
2 Personen
45
Gäste empfangen
2 Personen
46
Willkommensgetränke servieren
2 Personen
47
Snacks servieren
3 Personen
48
Programm ankündigen
49
Teamaktivität begleiten
3 Personen
50
Getränke nachfüllen
2 Personen
51
Buffet eröffnen
2 Personen
52
Buffet servieren
3 Personen
53
Buffet auffüllen
2 Personen
54
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
55
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
56
Dessert servieren
2 Personen
57
Fotomoment begleiten
58
Preisverleihung betreuen
2 Personen
59
Musik und Tanz begleiten
2 Personen
60
Tische zwischendurch abräumen
2 Personen
61
Mülleimer leeren
62
Gäste verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

63
Speisen und Getränke abschließen
2 Personen
64
Geräte ausschalten
2 Personen
65
Dekoration entfernen
3 Personen
66
Geschirr sammeln
3 Personen
67
Gläser einsammeln
2 Personen
68
Abfall trennen
2 Personen
69
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
70
Geschirr abwaschen
3 Personen
71
Küche reinigen
2 Personen
72
Saal reinigen
3 Personen
73
Toiletten reinigen
2 Personen
74
Übrig gebliebenes Essen verpacken
2 Personen
75
Mietmaterialien zusammenstellen
2 Personen
76
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
77
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
78
Fundgegenstände aufbewahren
79
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 55
BuffetischeAnz. 3
BarhockerAnz. 6
Kleiderständer
AbfallbehälterAnz. 6

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 60
DesserttellerAnz. 60
KaffeetassenAnz. 60
WassergläserAnz. 70
WeingläserAnz. 70
BiergläserAnz. 60
KaffeelöffelAnz. 60
ServierlöffelAnz. 12
ServiertablettsAnz. 6
BestecksetsAnz. 60

Dekoration

TischdeckenAnz. 8
ServiettenhalterAnz. 8
BallonsAnz. 100
BallonbandAnz. 2
GirlandenAnz. 8
TischdekorationenAnz. 8
NamensschilderAnz. 60
Willkommensschild
FotopropsAnz. 20
PreiseAnz. 6

Ausstattung

Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
Mikrofonständer
Laptop
Beamer
Projektionsleinwand
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
LadekabelAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 4
WasserkocherAnz. 2

Beleuchtung

StimmungsbeleuchtungAnz. 6
LichterkettenAnz. 4
StehlampenAnz. 2
BatterielaternenAnz. 4

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
RührschüsselnAnz. 4
ServierschalenAnz. 12
WarmhaltebehälterAnz. 4
EislöffelAnz. 2
FlaschenöffnerAnz. 4
KorkenzieherAnz. 3
TablettsAnz. 6

Reinigung

PutzeimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
Besen und KehrblechAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
PutztücherAnz. 12

Sportmaterial

Team-BändchenAnz. 10
KegelAnz. 12
AufgabenkartenAnz. 30

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Termin und Ort mindestens 8 bis 10 Wochen vorher fest und bestätige die Reservierung schriftlich. Prüfe dabei auch, ob Tische, Stühle, Buffetische und Abfallbehälter vorhanden sind.
Verschicke die Einladungen spätestens 6 Wochen vor der Feier und setze eine Rückmeldefrist von 3 Wochen. Frage nicht nur die Zusage ab, sondern auch Ernährungswünsche und Allergien.
Bestimme die endgültige Gästezahl 10 bis 14 Tage vorher und gib sie direkt an das Catering weiter. Teile Allergien nicht nur intern, sondern ausdrücklich dem Caterer mit und prüfe danach die Speisekarte.
Erstelle das Programm spätestens 2 Wochen vorher und verteile klare Rollen für Begrüßung, Musik, Präsentation und Aktivitäten. Drucke Spielregeln, Namensschilder und das Willkommensschild spätestens am Vortag.
Prüfe 1 bis 2 Tage vor Beginn den Bestand und die Technik: Teller, Gläser, Besteck, Servierlöffel, Serviertabletts, Laptop, Mikrofon und Bluetooth-Lautsprecher. Kaufe fehlende Dinge nicht erst am Veranstaltungstag.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Mitarbeiterfeier organisieren?: Beginne etwa 8 bis 10 Wochen vorher mit Termin, Ort und Reservierung. Einladungen sollten rund 6 Wochen vor der Feier verschickt werden, damit du noch mindestens 3 Wochen für Rückmeldungen hast.
Wann muss man die Gästezahl für das Catering festlegen?: Lege die endgültige Anzahl 10 bis 14 Tage vor der Feier fest. Ernährungswünsche und Allergien sollten zu diesem Zeitpunkt bereits erfasst und an den Caterer weitergegeben sein.
Was muss man bei einer Mitarbeiterfeier oft rechtzeitig vorbereiten?: Namensschilder, Willkommensschild, Spielregeln und Präsentation werden häufig zu spät fertig. Bereite Drucksachen spätestens am Vortag vor und teste Laptop, Mikrofon und Lautsprecher 1 bis 2 Tage vorher.
Wie plant man das Programm einer Mitarbeiterfeier?: Stelle das Programm etwa 2 Wochen vorher zusammen und ordne jedem Abschnitt eine verantwortliche Person zu. Plane neben Begrüßung und Präsentation auch Zeit für Essen, Aktivitäten und spontane Verzögerungen ein.

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