Organiser une fête du personnel, étape par étape

Une fête du personnel se prépare d’abord avec une date, un lieu et un nombre réaliste de participants. Commencez par envoyer les invitations assez tôt, puis suivez les inscriptions et les besoins alimentaires avant de confirmer le traiteur. Les dernières semaines servent à construire le programme, répartir les rôles et vérifier le matériel, de la vaisselle aux enceintes. Le jour J, un accueil clair et un déroulé précis évitent les temps morts et les oublis.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Confirmer la réservation
3
Établir la liste des invités
2 personnes
4
Rédiger les invitations
2 personnes
5
Envoyer les invitations
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Relancer les inscriptions par téléphone
9
Déterminer le nombre définitif
2 personnes
10
Commander le catering
2 personnes
11
Ajuster la musique
12
Choisir les activités
2 personnes
13
Rassembler le matériel de jeu
2 personnes
14
Commander la décoration
15
Vérifier le menu
2 personnes
16
Transmettre les allergies au traiteur
17
Élaborer le programme
2 personnes
18
Répartir les rôles
2 personnes
19
Créer des badges nominatifs
2 personnes
20
Créer le panneau d’accueil
21
Composer la playlist
22
Vérifier la présentation
2 personnes
23
Imprimer les règles du jeu
24
Vérifier les stocks
2 personnes
25
Faire les courses
2 personnes
26
Refroidir les boissons
2 personnes
27
Préparer les en-cas
3 personnes
28
Confirmer l’heure du service traiteur
29
Récupérer les clés du lieu
30
Inspecter le lieu
2 personnes
31
Installer les tables
3 personnes
32
Installer les chaises
3 personnes
33
Monter le buffet
3 personnes
34
Aménager le bar
2 personnes
35
Préparer la vaisselle
2 personnes
36
Préparer les couverts
2 personnes
37
Préparer les verres
2 personnes
38
Suspendre la décoration
3 personnes
39
Installer l’éclairage
2 personnes
40
Brancher la musique
2 personnes
41
Préparer les présentations
2 personnes
42
Disposer les badges nominatifs
43
Vérifier les toilettes

Événement

44
Tenir la table d’accueil
2 personnes
45
Accueillir les invités
2 personnes
46
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
47
Servir des amuse-bouches
3 personnes
48
Annoncer le programme
49
Encadrer l’activité d’équipe
3 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Ouvrir le buffet
2 personnes
52
Servir le buffet
3 personnes
53
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
54
Servir les repas diététiques
2 personnes
55
Servir le café et le thé
2 personnes
56
Servir le dessert
2 personnes
57
Animer le moment photo
58
Animer la remise des prix
2 personnes
59
Animer la musique et la danse
2 personnes
60
Dégager les tables au fil de l’événement
2 personnes
61
Vider les poubelles
62
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

63
Clore le service de nourriture et boissons
2 personnes
64
Éteindre l’équipement
2 personnes
65
Retirer la décoration
3 personnes
66
Rassembler la vaisselle
3 personnes
67
Rassembler les verres
2 personnes
68
Trier les déchets
2 personnes
69
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
70
Faire la vaisselle
3 personnes
71
Nettoyer la cuisine
2 personnes
72
Nettoyer la salle
3 personnes
73
Nettoyer les toilettes
2 personnes
74
Emballer les restes
2 personnes
75
Rassembler le matériel de location
2 personnes
76
Retourner les matériels de location
2 personnes
77
Remettre le lieu en état
2 personnes
78
Conserver les objets trouvés
79
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 55
Tables de buffetqté 3
Tabourets de barqté 6
Portant à vêtements
Poubellesqté 6

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 60
Assiettes à dessertqté 60
Tasses à caféqté 60
Verres à eauqté 70
Verres à vinqté 70
Verres à bièreqté 60
Cuillères à caféqté 60
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 6
Couvertsqté 60

Décoration

Nappesqté 8
Porte-serviettesqté 8
Ballonsqté 100
Ruban pour ballonsqté 2
Guirlandesqté 8
Décorations de tableqté 8
Badges nominatifsqté 60
Panneau d’accueil
Accessoires photoqté 20
Prixqté 6

Équipement

Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Microphone
Pied de microphone
Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Câbles de rechargeqté 4
Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Bouilloiresqté 2

Éclairage

Éclairage d’ambianceqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4
Lampadairesqté 2
Lampes à pilesqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 4
Salon des chefsqté 4
Saladiersqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Bacs de maintien au chaudqté 4
Cuillères à glaceqté 2
Tire-bouchonsqté 4
Tire-bouchonsqté 3
Plateauxqté 6

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 3
Serpillièresqté 3
Balai et pelleqté 2
Balayette et pelleqté 2
Chiffons de nettoyageqté 12

Matériel de sport

Rubans d’équipeqté 10
Cônesqté 12
Cartes de missionsqté 30

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu au moins 8 à 10 semaines à l’avance. Confirmez la réservation avant d’envoyer les invitations, notamment si vous devez prévoir des tables de buffet, des chaises ou un espace pour les activités.
Envoyez les invitations environ 6 semaines avant la fête et fixez une date limite d’inscription 3 semaines avant. Relancez par téléphone les personnes qui n’ont pas répondu afin d’obtenir un nombre définitif exploitable.
Demandez les allergies et régimes alimentaires dès l’inscription, puis transmettez la liste au traiteur au plus tard 10 jours avant l’événement. Vérifiez aussi le menu quelques jours avant pour éviter une modification oubliée.
Préparez le programme et répartissez les rôles une semaine à l’avance. Désignez notamment les personnes chargées de l’accueil, du microphone, de la musique, des activités et du suivi du traiteur.
Faites l’inventaire du matériel 3 à 5 jours avant : assiettes, verres, couverts, nappes, poubelles, badges et équipement audio. Imprimez les règles des jeux, le panneau d’accueil et les badges avant le jour J, puis faites les courses restantes la veille.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une fête du personnel ?: Prévoyez idéalement 8 à 10 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, recueillir les inscriptions, confirmer le traiteur et préparer les activités sans tout concentrer dans les derniers jours.
Quand envoyer les invitations pour une fête du personnel ?: Envoyez-les environ 6 semaines avant la date prévue, avec une échéance de réponse fixée 3 semaines avant. Vous gardez ainsi le temps de relancer les retardataires et de déterminer le nombre définitif.
Quand confirmer le nombre d’invités au traiteur ?: Transmettez le nombre définitif et les besoins alimentaires environ 10 jours avant la fête. Gardez une dernière vérification du menu 3 à 5 jours avant, surtout si des inscriptions ont changé.
Que faut-il préparer la veille d’une fête du personnel ?: La veille, faites les courses restantes, regroupez la vaisselle et le matériel d’activité, et vérifiez les éléments d’accueil. Les badges, le panneau, les règles imprimées et la playlist doivent déjà être prêts.

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